Wyjaśniamy jakie obowiązki nakłada ustawa o sygnalistach na polskich pracodawców oraz co należy zrobić, aby twoja firma była zgodna z nowymi przepisami. Najnowsza wersja projektu ustawy z lutego 2024 r. opublikowana na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji określa w jakim zakresie Polska wdraża Dyrektywę UE 2019/1937 z dnia 23 października 2019 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
Kogo obowiązuje ustawa o sygnalistach?
Według projektu ustawy o ochronie sygnalistów (aktualny tytułu projektu ustawy został zaproponowany dopiero w lutym 2024. Poprzednio był to projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia) każdy podmiot, również podmioty sektora publicznego (np. jednostki samorządu terytorialnego), na rzecz którego wykonuje lub świadczy pracę zarobkową co najmniej 50 osób jest zobowiązany do stosowania ustawy. Spełnienie tego ma być oceniane 2 razy roku, według stanu na 1 stycznia i 1 lipca.
Wbrew powszechnemu myśleniu, za osoby wykonujące pracę uważa się również osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej.
Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Ustawa nie ma zastosowania do podmiotów wskazanych w ustawie, głównie z branż regulowanych jak np. rynek finansowy oraz do urzędów i jednostek organizacyjnych liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.
Podstawowe obowiązki pracodawców wynikające z ustawy o sygnalistach to:
- obowiązek zapewnienia ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa przed działaniami odwetowymi
- obowiązek opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (procedura zgłoszeń wewnętrznych)
- obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych
- obowiązek zapewnienia poufności danych sygnalisty oraz danych zawartych w zgłoszeniu
- obowiązek przechowywania danych zawartych w zgłoszeniu przez określony czas
- obowiązki informacyjne względem sygnalisty
Na czym polega wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest aktem prawa wewnętrznego. Powinna zostać opracowana i wdrożona zgodnie z procedurą określoną w ustawie polegającą na obowiązku przeprowadzenia konsultacji z pracownikami lub związkami zawodowymi.
Ustawa wskazuje minimalną, obligatoryjną treść procedury zgłaszania nieprawidłowości:
- wskazanie jednostki lub osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń, ich obsługi, rozpatrywania i podejmowania działań następczych;
- opis sposobów przekazywania zgłoszeń przez sygnalistów;
- tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
- obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania;
- obowiązek podjęcia działań następczych oraz procedurę ich podejmowania;
- maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;
- określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Od wdrożenia procedur zgłaszania naruszeń, która jest tylko opisem procesu funkcjonującego w danym podmiocie prawnym należy odróżnić cały system przyjmowania i obsługi zgłoszeń. System taki musi spełnić szereg wymogów określonych w ustawie jak: funkcjonalności, bezpieczeństwa danych, ich anonimizacji oraz kontroli dostępu do treści zgłoszeń przez osoby uprawnione. Wemoral jako system dla sygnalistów spełnia wszystkie wymogi przewidziane w ustawie.
Jak zapewnić sprawne funkcjonowanie systemu obsługi zgłoszeń sygnalistów?
Na funkcjonowanie systemu obsługi zgłoszeń sygnalistów składa się kilka elementów:
- element formalny polegający na obowiązku opracowania i wdrożenia wewnętrznych regulacji, w tym regulaminu zgłoszeń wewnętrznych;
- element organizacyjny polegający na zapewnieniu i wdrożeniu struktury technicznej i osobowej, która zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami i umożliwia sprawną obsługę zgłoszeń otrzymanych od sygnalistów.
Najlepszym sposobem na szybkie i profesjonalne wdrożenie ww. elementów jest implementacja systemu dla sygnalistów - kompleksowego i anonimowego systemu obsługi zgłoszeń naruszenia prawa, który zapewnia zgodność z nowymi przepisami, anonimowość zgłoszeń oraz łatwość użytkowania. Sposób działania systemu musi zostać opisany w przyjętym regulaminie zgłoszeń wewnętrznych. Mimo, że ustawa nie wymaga wdrożenia systemu informatycznego do obsługi zgłoszeń sygnalistów, to wdrożenie jest wysoce rekomendowane przez specjalistów bezpieczeństwa informacji.
Wdrożenie systemu takiego jak Wemoral ułatwia firmom spełnienie wszystkich wymogów technicznych i organizacyjnych wynikających przepisów oraz zapewnia zgodność z RODO, poufność komunikacji oraz szybkość wdrożenia i łatwość użytkowania, a przede wszystkim zapewnia sprawne przyjmowanie zgłoszeń.
Jakie naruszenia może zgłaszać sygnalista?
Ustawa wskazuje katalog naruszeń, w tym naruszenia prawa unii, które mogą być przedmiotem zgłoszenia przez sygnalistę. Są to między innymi działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
- korupcji
- prawa pracy
- zamówień publicznych
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
- ochrony środowiska
- zdrowia publicznego
- bezpieczeństwa żywności
- ochrony radiologicznej
- ochrony prywatności
- ochrony konsumentów
- ochrony prywatności i danych osobowych
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
- bezpieczeństwa jądrowego
- przeciwdziałania praniu pieniędzy
- bezpieczeństwa transportu
- interesów finansowych skarbu państwa, jednostki samorządu terytorialnego
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi wyżej.
Jednocześnie wskazuje się, że nie jest to katalog zamknięty i podmiot czy właściwy organ wdrażający procedurę zgłoszeń wewnętrznych, w ramach procedury wewnętrznej może zdecydować się na jego rozszerzenie o: naruszenia regulacji wewnętrznych (np. obowiązujących polityk, regulaminów) lub standardów etycznych (np. wynikających z wewnętrznych kodeksów postępowania dla sygnalistów, kodeksów dobrych praktyk).
Zgodnie z ustawą sygnalista może dokonać dwóch rodzajów zgłoszeń:
- zgłoszenia wewnętrznego - takie, które zostało zgłoszone w procedurze wewnętrznej, obowiązującej w danej jednostce
- zgłoszenia zewnętrznego - przekazanie informacji o naruszeniu organowi publicznemu
Kto może być sygnalistą?
Sygnalistą jest osoba, która zgłasza albo ujawnia publicznie informację o naruszeniach prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Według projektu ustawy, sygnalistą może być:
- kandydat do pracy
- pracownik,
- pracownik tymczasowy,
- stażysta, praktykant
- zleceniobiorca albo inna osoba świadcząca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej
- przedsiębiorca (np. kontrahent albo pracownik B2B)
- wspólnik, akcjonariusz, prokurent
- członek organu osoby prawnej
Warto zwrócić uwagę, że podmiot, który wdraża przepisy ustawy o sygnalistach zobowiązany jest umożliwić dokonywanie zgłoszeń ww. kategoriom osób i podlegają one ochronie określonej w ustawie.
Jak chroniony jest sygnalista?
Jednym z głównych celów powstania regulacji w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia na poziomie europejskim i jej wdrażania w krajach członkowskich jest chęć ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi podejmowanymi względem nich w wyniku dokonanego zgłoszenia naruszenia prawa.
Ograniczenie ochrony sygnalistów - przesłanka naruszenia interesu publicznego
Projekt ustawy z lutego 2024 zawiera zmodyfikowany art. 6, w którym zrezygnowano z ograniczenia ochrony w postaci konieczności interesu publicznego.
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jedynie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja zawarta w zgłoszeniu jest prawdziwa w momencie zgłoszenia i stanowi naruszenie prawa.
Urzędowe poświadczenie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa
W przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego, sygnalista może wnioskować do organu publicznego o wydanie zaświadczenia, w którym organ potwierdza, że sygnalista podlega ochronie prawnej określonej w ustawie. Z kolei organ publiczny ma obowiązek wydania stosownego zaświadczenia. Zgodnie z projektem z lutego 2024, organ wydaje zaświadczenie nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania zgłoszenia.
Jednocześnie zrezygnowano z konieczności spełniania jakichkolwiek dodatkowych przesłanek wydania zaświadczenia, co należy ocenić pozytywnie, gdyż eliminuje to arbitralność organu wydającego zaświadczenia oraz przyczynia się do dokonywania zgłoszeń.
Czym są działania odwetowe?
Projekt ustawy nie wskazuje przykłady działań odwetowych, np. wypowiedzenie stosunku pracy ze zgłaszającym, nieprzedłużenie umowy ze zgłaszającym, obniżenie wynagrodzenia, niekorzystna zmiana warunków pracy, mobbing, dyskryminacja.
Wynikający z przepisów zakaz dotyczy nie tylko bezpośredniego podejmowania wobec zgłaszającego działań odwetowych, lecz również próby czy groźby podjęcia takich działań.
Co więcej, powyższa ochrona rozciąga się również na osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązane ze zgłaszającym jak również na jednostkę organizacyjną stanowiącą własność zgłaszającego lub go zatrudniającą.
Ważnym aspektem, wzmacniającym ochronę zgłaszającego jest wprowadzenie zasady, iż ciężar udowodnienia, że określone działanie nie jest działaniem odwetowym spoczywa w całości na pracodawcy.
Czym są działania następcze?
O ile, w wyniku zgłoszenia sygnalisty, pracodawca nie może podejmować wobec osób zgłaszających naruszenia prawa żadnych działań odwetowych, o tyle zobowiązany jest do podjęcia działań następczych.
Zgodnie z definicją zawartą w ustawie, działania następcze są to działania podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego według procedury opisanej w kodeksie postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszenia zewnętrznego i podejmowania działań następczych.
Obowiązek podjęcia działań następczych musi wynikać z procedury zgłoszeń wewnętrznych, a pracodawca zobowiązany jest poinformować sygnalistę o podjętych lub planowanych działaniach następczych nie później, niż w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia albo od dnia upływu 7 dniowego terminu od dnia dokonania zgłoszenia (jeżeli nie dokonano potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia).
Zgłoszenie wewnętrzne a zgłoszenie zewnętrzne
Projekt ustawy przewiduje 3 tryby ujawnienia przez sygnalistę naruszenia prawa objętego ustawą:
- zgłoszenie wewnętrzne - dokonywane wewnątrz danej organizacji zgodnie z przyjętą procedurą zgłoszeń wewnętrznych;
- zgłoszenie zewnętrzne - zgłoszenie przekazane bezpośrednio właściwemu organowi publicznemu, w tym: Policji, Państwowej Inspekcji Pracy, prokuraturze, zgodnie z przyjęta przez właściwy organ procedurą zgłoszeń zewnętrznych. Co ważne, sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez konieczności uprzedniego dokonywania zgłoszenia wewnętrznego.
W przypadku trudności z ustaleniem właściwego organu dla danej sprawy, każde zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane także do Rzecznik Praw Obywatelskich (w projekcie z lutego 2024 powrócono do tego organu. Uprzednio proponowano Państwową Inspekcję Pracy).
- Ujawnienie publiczne - czyli podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej. Sygnalista chcący dokonać ujawnienia publicznego i podlegać ochronie wynikające z ustawy powinien postępować zgodnie z procedurą wynikającą z rozdziału 5 ustawy.
Jaka jest odpowiedzialność karna za naruszenie ochrony sygnalisty?
Wśród przepisów projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa znajdziemy szereg przepisów przewidujących odpowiedzialność karną w postaci grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności za:
- utrudnianie lub uniemożliwianie dokonania zgłoszenia naruszenia;
- podejmowanie działań odwetowych
- ujawnienie tożsamości sygnalisty wbrew przepisom
- dokonanie zgłoszenia w sytuacji, w której zgłaszający wie, że do naruszenia nie doszło;
Od kiedy obowiązują nowe obowiązki wynikające z ustawy o sygnalistach?
Ustawa ma zacząć obowiązywać po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia. Podmioty podlegające ustawie będą miały 3 miesiące od daty wejścia w życie ustawy na dostosowanie, w szczególności na przyjęcie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Wyjątkiem od powyższej zasady postanowienia dotyczące zgłoszeń zewnętrznych przyjmowanych przez RPO - w tym zakresie przepisy zaczną obowiązywać po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.
Biorąc pod uwagę harmonogram prac nad ustawą opublikowany na stronach rządowych należy się spodziewać, że pracodawcy będą musieli wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych w pierwszej połowie 2024 r. .
