Am 10. Januar 2023 erschien auf der Website des Government Legislative Center ein weiterer, sechster Teil des Gesetzes zum Schutz von Personen, die Verstöße melden, das sogenannte Whistleblower-Gesetz. Obwohl es beim nächsten Projekt nicht an überraschenden Änderungen gegenüber früheren Annahmen mangelte, sollte die Veröffentlichung der nächsten Version als gutes Zeichen gelesen werden, was möglicherweise mit den auf der Website des Kanzleramts des Premierministers veröffentlichten Informationen zusammenhängt, dass das geplante Datum für die Annahme des Projekts durch den Ministerrat das erste Quartal 2023 ist.
Welche Pflichten und für wen führt der Whistleblower Act ein?
Das Inkrafttreten des Hinweisgebergesetzes gilt für jede juristische Person, für die mindestens 50 Personen tätig sind oder für die mindestens 50 Personen tätig sind (mit Ausnahme der im Gesetz aufgeführten Unternehmen, hauptsächlich aus regulierten Branchen wie dem Finanzmarkt und mit Ausnahme von Ämtern und Organisationseinheiten mit weniger als 10.000 Einwohnern).
Dies bedeutet, dass jedes Unternehmen, das im Rahmen eines Arbeitsvertrags oder anderer Verträge (einschließlich des Zivilrechts, einschließlich B2B) mindestens 50 Mitarbeiter beschäftigt, verpflichtet ist, das Gesetz anzuwenden und die sich daraus ergebenden Verpflichtungen zu erfüllen.
Die Hauptaufgabe eines dem Gesetz unterliegenden Unternehmens besteht im Allgemeinen darin, den Schutz von Whistleblowern (sogenannten Whistleblowern) vor Vergeltungsmaßnahmen zu gewährleisten.
Die Konkretisierung dieser Verpflichtung besteht in der Notwendigkeit, ein internes Verfahren zur Meldung von Verstößen und Folgemaßnahmen (internes Meldeverfahren) im Unternehmen einzuführen und die Pflicht zur Führung interner Benachrichtigungen zu führen.
Wie sieht die Umsetzung des internen Meldeverfahrens aus?
Das interne Meldeverfahren ist ein innerstaatlicher Rechtsakt des Arbeitgebers, der von diesem Arbeitgeber nach Rücksprache mit einer betrieblichen Gewerkschaftsorganisation, die in einer juristischen Person tätig ist, oder mit Vertretern von Personen, die für diese juristische Person Arbeit leisten, festgelegt wird.
Das Gesetz legt den verbindlichen Mindestanteil des Verfahrens fest, der unter anderem Folgendes umfasst:
- eine Angabe der Stelle oder Person, die in der betreffenden juristischen Person für die Entgegennahme, Bearbeitung, Bearbeitung und Weiterverfolgung von Meldungen benannt ist;
- eine Beschreibung der Art und Weise der Übermittlung von Meldungen durch Hinweisgeber;
- die Pflicht, dem Antragsteller die Erklärung innerhalb von 7 Tagen nach Eingang zu bestätigen;
- die maximale Frist für die Einreichung von Rückmeldungen an den Anmelder, die 3 Monate ab Bestätigung des Eingangs der Erklärung nicht überschreiten darf;
- Festlegung des Anreizsystems für die Inanspruchnahme des internen Meldeverfahrens.
Von der Implementierung des internen Meldeverfahrens, bei dem es sich lediglich um eine Beschreibung des in einer bestimmten juristischen Person ablaufenden Prozesses handelt, sollte das gesamte System des Empfangs und der Bearbeitung von Hinweisgebern und ihren Benachrichtigungen unterschieden werden. Ein solches System muss eine Reihe von Anforderungen erfüllen, unter anderem in Bezug auf die im Gesetz festgelegten Funktionen, die Gewährleistung der Sicherheit der Datenübertragung, deren Anonymisierung und die Kontrolle des Zugriffs auf den Inhalt von Benachrichtigungen durch von der juristischen Person autorisierte Personen. Das System, das alle im Gesetz vorgesehenen Anforderungen erfüllt, ist WeMoral.
Neben dem internen Meldeverfahren sieht das Gesetz auch andere Pflichten des Arbeitgebers vor, von denen unter anderem unterschieden werden kann:
- Pflicht zur Aufzeichnung interner Meldungen
- Verpflichtung, die Vertraulichkeit der Daten des Hinweisgebers und der in der Meldung enthaltenen Daten zu gewährleisten
- die Verpflichtung, die in der Mitteilung enthaltenen Daten für einen Zeitraum von höchstens 15 Monaten nach Ablauf des Jahres, in dem die folgenden Maßnahmen abgeschlossen wurden, oder nach Abschluss der im Rahmen dieser Maßnahmen eingeleiteten Maßnahmen aufzubewahren.
- Informationspflichten gegenüber dem Whistleblower.
Wie kann das reibungslose Funktionieren des Systems zur Bearbeitung von Verstoßmeldungen gewährleistet werden?
Die Funktionsweise des Systems zur Bearbeitung von Vertragsverletzungsmeldungen besteht hauptsächlich aus folgenden Elementen:
- ein formelles Element — bestehend aus der Verpflichtung, interne Vorschriften, einschließlich des internen Notifizierungsverfahrens, auszuarbeiten und umzusetzen;
- organisatorisches Element — bestehend aus der Bereitstellung und Umsetzung einer technischen und personellen Struktur, der Sicherstellung der Einhaltung der geltenden Vorschriften und der effizienten Bearbeitung von Hinweisen von Hinweisgebern.
Der beste Weg, die oben genannten Elemente schnell und professionell umzusetzen, ist die Implementierung des WeMoral-Systems — ein umfassendes und anonymes System für die Bearbeitung von Verstoßmeldungen, das die Einhaltung neuer Vorschriften, die Anonymität der Meldungen und die Benutzerfreundlichkeit gewährleistet.
Verzeichnis von Verstößen
Der Gesetzentwurf in Artikel 3 enthält einen Katalog von Gesetzesverstößen, die vom Whistleblower gemeldet werden können. Gleichzeitig wird darauf hingewiesen, dass es sich nicht um ein geschlossenes Verzeichnis handelt und dass eine juristische Person, die das interne Meldeverfahren durchführt, beschließen kann, es auf Verstöße gegen interne Vorschriften (z. B. Richtlinien, geltende Vorschriften) oder ethische Standards (z. B. solche, die sich aus internen Verhaltenskodizes oder Verhaltenskodizes ergeben) auszudehnen.
Wer kann eine Person sein, die einen Gesetzesverstoß meldet, oder der sogenannte Whistleblower?
Ein Whistleblower ist eine Person, die Informationen über einen Verstoß im Zusammenhang mit der Arbeit meldet oder öffentlich bekannt gibt. Aus der Sicht eines bestimmten Unternehmens, das dem Gesetz unterliegt, kann es sich bei einem Whistleblower um:
- Arbeitskandidat
- Mitarbeiter (auch temporär)
- Auszubildender, Auszubildender
- Auftragnehmer oder andere Person, die Arbeiten auf der Grundlage eines zivilrechtlichen Vertrags erbringt
- Unternehmer (z. B. Auftragnehmer oder Mitarbeiter im B2B-Bereich)
- Aktionär, Aktionär
Es sei darauf hingewiesen, dass ein solcher Katalog gleichzeitig ein Katalog von Personengruppen ist, gegenüber denen eine bestimmte juristische Person gemäß dem geltenden internen Meldeverfahren verpflichtet ist, Eingaben zuzulassen.
Schutz des Whistleblowers
Eines der Hauptziele der Schaffung einer Whistleblower-Regulierung auf europäischer Ebene und ihrer Umsetzung in den Mitgliedstaaten ist der Wunsch, den Schutz von Hinweisgebern vor Vergeltungsmaßnahmen zu gewährleisten, die aufgrund des gemeldeten Verstoßes gegen sie ergriffen werden.
Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass das Gesetz keinem Unterzeichner Schutz gewährt, sondern nur einem Unterzeichner, der berechtigte Gründe zu der Annahme hatte, dass die in der Mitteilung enthaltenen Informationen der Wahrheit entsprechen und einen Verstoß gegen das Gesetz darstellen. Mit einem Wort, Personen, die in böser Absicht Berichte erstatten, soll kein Schutz gewährt werden.
Darüber hinaus hat der Gesetzgeber in der neuesten Version des Entwurfs des Whistleblower-Gesetzes vom Januar 2023 beschlossen, einen weiteren beschränkten/behindernden Schutz einzuführen. Nämlich ist nur der Anmelder zu schützen, der den Verstoß gegen das öffentliche Interesse meldet. In der Praxis bedeutet dies, den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Gesetz melden, die die Interessen von privaten Einrichtungen und Einzelpersonen betreffen, auszuschließen, was Whistleblower erheblich davon abhalten kann, Verstöße zu melden.
Wird ein externer Antrag gestellt, kann der Hinweisgeber bei der Behörde eine Bescheinigung beantragen, in der die Behörde bestätigt, dass der Hinweisgeber dem im Gesetz festgelegten Schutz unterliegt. Die Behörde wiederum ist verpflichtet, eine entsprechende Bescheinigung auszustellen, jedoch erst, wenn ein Verstoß gegen das Gesetz wahrscheinlich ist.
Was sind Vergeltungsmaßnahmen?
Wie bereits erwähnt, besteht eines der Hauptziele der Einführung der neuen Gesetzgebung darin, den Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen. Das Gesetz verbietet ausdrücklich Vergeltungsmaßnahmen gegen den Melder oder sogar Versuche oder Drohungen, solche Maßnahmen zu ergreifen.
Darüber hinaus erstreckt sich der oben genannte Schutz auch auf Personen, die an der Anmeldung mitwirken, Personen, die mit dem Anmelder in Verbindung stehen, sowie auf die Organisationseinheit, die dem Anmelder gehört oder von ihm angestellt ist.
Das Gesetz enthält keinen geschlossenen Katalog von Vergeltungsmaßnahmen, sondern nur Beispiele dafür, wie die Kündigung oder Kündigung des Vertrags mit dem Anmelder, die Nichtverlängerung des Vertrags mit dem Anmelder, die Kürzung des Gehalts, die Vorenthaltung von Beförderung, nachteilige Änderung der Arbeitsbedingungen, Mobbing, Diskriminierung oder unangemessene Überweisungen zu medizinischen Untersuchungen.
Ein wichtiger Aspekt zur Stärkung des Schutzes des Anmelders ist die Einführung des Grundsatzes, dass die Beweislast, dass es sich bei einer bestimmten Maßnahme nicht um eine Vergeltungsmaßnahme handelt, ausschließlich beim Arbeitgeber liegt.
Nachverfolgung
Sofern der Arbeitgeber aufgrund der Benachrichtigung des Hinweisgebers keine Vergeltungsmaßnahmen ergreifen darf, ist er verpflichtet, dem nachzugehen.
Im Sinne des Gesetzes handelt es sich dabei um Maßnahmen, die von einer juristischen Person oder einer öffentlichen Stelle ergriffen werden, um den Wahrheitsgehalt der in der Meldung enthaltenen Informationen zu überprüfen und um einem Verstoß gegen das Recht, das Gegenstand der Mitteilung sein wird, entgegenzuwirken, insbesondere durch eine Erklärung, Einleitung eines Inspektions- oder Verwaltungsverfahrens, Strafverfolgung, Maßnahmen zur Rückgewinnung finanzieller Ressourcen oder zur Einstellung des Verfahrens im Rahmen des internen Verfahrens zur Meldung von Verstößen und Ergreifen von Maßnahmen oder Verfahren zur Annahme extern Benachrichtigungen und Ergreifen der folgenden Maßnahmen.
Die Verpflichtung zur Weiterverfolgung muss sich aus dem internen Meldeverfahren ergeben, und der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Hinweisgeber spätestens 3 Monate nach Bestätigung der Annahme der Meldung oder ab dem Datum der Meldung (falls keine Bestätigung der Annahme der Meldung erfolgt ist) über die getroffenen oder geplanten Folgemaßnahmen zu informieren.
Interne Benachrichtigung und externe Benachrichtigung
Das Gesetz sieht drei Arten für die Offenlegung eines Verstoßes gegen das Gesetz durch einen Whistleblower vor:
- interne Meldung — erfolgt innerhalb der Organisation gemäß dem eingeführten internen Meldeverfahren;
- externe Benachrichtigung — Meldung, die direkt an die zuständige Behörde übermittelt wird, einschließlich: Polizei, staatliche Arbeitsaufsichtsbehörde, Staatsanwaltschaft, gemäß dem in der Stelle festgelegten Verfahren für externe Benachrichtigungen. Wichtig ist, dass der Whistleblower eine externe Benachrichtigung vornehmen kann, ohne dass zuvor eine interne Benachrichtigung erfolgen muss.
- Offenlegung — das heißt, Veröffentlichung von Informationen über Verstöße. Ein Whistleblower, der Informationen veröffentlichen und den gesetzlichen Schutzmaßnahmen unterliegen möchte, sollte das Verfahren gemäß Kapitel 5 des Gesetzes befolgen.
Strafrecht
Das Gesetz enthält eine Reihe von Bestimmungen, die eine strafrechtliche Haftung unter anderem für Folgendes vorsehen:
- die Meldung eines Verstoßes zu behindern oder zu verhindern;
- Abzug von Vergeltungsmaßnahmen
- Offenlegung der Identität des Whistleblowers entgegen den Bestimmungen des Gesetzes (in bestimmten Situationen ist dies zulässig)
- eine Meldung in einer Situation vorzunehmen, in der der Anmelder weiß, dass der Verstoß nicht vorliegt;
Seit wann gelten die neuen Verpflichtungen des Gesetzes?
Das Gesetz soll 2 Monate nach dem Datum der Ankündigung in Kraft treten. Unternehmen, die dem Gesetz unterliegen, haben ab dem Datum des Inkrafttretens des Gesetzes zwei Monate Zeit, um sich anzupassen, insbesondere um das interne Notifizierungsverfahren einzuführen. Die Ausnahme von der oben genannten Regel bilden Unternehmen, für die 50-249 Personen Arbeiten ausführen. Für sie endet die Frist für die Durchführung des internen Meldeverfahrens am 17. Dezember 2023.
Angesichts des Zeitplans für die Arbeiten an dem Gesetz, der auf den Websites der Regierung veröffentlicht wurde, ist davon auszugehen, dass Unternehmen, für die die längere Anpassungszeit nicht gilt, das interne Meldeverfahren in der ersten Jahreshälfte 2023 umsetzen müssen.
