El 10 de enero de 2023, en el sitio web del Centro Legislativo del Gobierno apareció otra sexta entrega del proyecto de ley sobre la protección de las personas que denuncian violaciones, la llamada ley de denuncias de irregularidades. Si bien el próximo proyecto no careció de cambios sorprendentes en relación con los supuestos anteriores, la publicación de la próxima versión debe leerse como una buena señal, que puede estar relacionada con la información publicada en el sitio web de la Cancillería del Primer Ministro de que la fecha prevista para la adopción del proyecto por parte del Consejo de Ministros es el primer trimestre de 2023.
¿Qué obligaciones y para quién introduce la Ley de Denunciantes?
La entrada en vigor de la Ley de denunciantes de irregularidades se aplicará a cualquier entidad jurídica para la que al menos 50 personas desempeñen o proporcionen trabajo (excepto las entidades que se indican enumerativamente en la Ley, principalmente de industrias reguladas como el mercado financiero y con la excepción de las oficinas y unidades organizativas con menos de 10.000 habitantes).
Lo anterior significa que cualquier entidad que emplee en virtud de un contrato de trabajo u otros contratos (incluido el derecho civil, incluido el B2B) a al menos 50 personas estará obligada a aplicar la Ley y cumplir las obligaciones que se deriven de ella.
El deber principal de una entidad sujeta a la Ley es, por lo general, garantizar la protección de los denunciantes (los denominados denunciantes) contra las represalias.
La concreción de esta obligación radica en la necesidad de implementar un procedimiento interno para denunciar las infracciones y las acciones de seguimiento (procedimiento de notificación interna) en la empresa y en la obligación de mantener un registro de las notificaciones internas.
¿En qué consiste la implementación del procedimiento de notificación interna?
El procedimiento de notificación interna es una ley de derecho interno del empleador, determinada por ese empleador tras consultar con una organización sindical de la empresa que opera en una entidad jurídica o con los representantes de las personas que trabajan para esa entidad jurídica.
La Ley indica el contenido mínimo obligatorio del procedimiento, que incluye, entre otros:
- una indicación de la entidad o persona designada en la entidad jurídica en cuestión para recibir, gestionar, procesar y dar seguimiento a las notificaciones;
- una descripción de los medios de transmisión de las notificaciones por parte de los denunciantes;
- la obligación de confirmar al solicitante la declaración en un plazo de siete días a partir de su recepción;
- el plazo máximo para enviar comentarios al notificador, no superior a 3 meses a partir de la confirmación de la llegada de la declaración;
- definir el sistema de incentivos para el uso del procedimiento de notificación interna.
De la implementación del procedimiento de notificación interna, que es solo una descripción del proceso que funciona en una entidad jurídica determinada, debe distinguirse todo el sistema de recepción y tratamiento de los denunciantes y sus notificaciones. Dicho sistema debe cumplir una serie de requisitos relacionados, entre otros, con las funcionalidades establecidas en la Ley, garantizar la seguridad de la transmisión de datos, su anonimización y el control del acceso al contenido de las notificaciones por parte de las personas autorizadas por la entidad jurídica. El sistema que cumple con todos los requisitos previstos en la Ley es el WeMoral.
Además del procedimiento de notificación interna, la ley también establece otras obligaciones del empleador, entre las que se pueden distinguir entre otras:
- obligación de llevar un registro de las notificaciones internas
- obligación de garantizar la confidencialidad de los datos del denunciante y de los datos contenidos en la notificación
- la obligación de conservar los datos contenidos en la notificación durante un período no superior a 15 meses después del final del año en que se concluyeron las siguientes acciones o tras la finalización de las acciones iniciadas por esas acciones.
- obligaciones de información con el denunciante.
¿Cómo garantizar el buen funcionamiento del sistema de tramitación de informes de infracciones?
El funcionamiento del sistema de tramitación de las denuncias de infracción consta de varios elementos, principalmente:
- un elemento formal, que consiste en la obligación de desarrollar y aplicar reglamentos internos, incluido el procedimiento de notificación interna;
- elemento organizativo: consiste en proporcionar e implementar una estructura técnica y personal, garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable y permitir una gestión eficiente de las notificaciones recibidas de los denunciantes.
La mejor manera de implementar de forma rápida y profesional los elementos anteriores es implementar el sistema WeMoral, un sistema completo y anónimo para gestionar las denuncias de infracciones, que garantiza el cumplimiento de las nuevas normas, el anonimato de las denuncias y la facilidad de uso.
Directorio de infracciones
El proyecto de ley que figura en el artículo 3 indica un catálogo de violaciones de la ley, que pueden ser objeto de notificación por parte del denunciante. Al mismo tiempo, se indica que no se trata de un directorio cerrado y que una entidad jurídica que implemente el procedimiento de notificación interna puede optar por ampliarlo a las infracciones de los reglamentos internos (por ejemplo, las políticas o los reglamentos en vigor) o de las normas éticas (por ejemplo, las que se derivan de los códigos de conducta internos o los códigos de buenas prácticas).
¿Quién puede ser una persona que denuncia una infracción de la ley o el llamado denunciante?
Un denunciante es una persona que denuncia o divulga públicamente información sobre una infracción obtenida en un contexto relacionado con el trabajo. Desde el punto de vista de una entidad determinada sujeta a la Ley, un denunciante puede ser:
- Candidato laborista
- empleado (incluso temporal)
- aprendiz, aprendiz
- contratista u otra persona que proporcione trabajos sobre la base de un contrato de derecho civil
- empresario (por ejemplo, contratista o empleado en B2B)
- accionista, accionista
Cabe señalar que dicho catálogo es, al mismo tiempo, un catálogo de categorías de personas a las que una entidad jurídica determinada está obligada a permitir su presentación de conformidad con el procedimiento de notificación interna aplicable.
Protección del denunciante
Uno de los principales objetivos de la creación de una regulación sobre los denunciantes a nivel europeo y su aplicación en los Estados miembros es garantizar la protección de los denunciantes contra las medidas de represalia que se tomen en su contra como resultado de la infracción denunciada.
Sin embargo, cabe señalar que la Ley no otorga protección a ningún firmante, sino únicamente a quien tenga motivos razonables para creer que la información contenida en la notificación es verdadera y constituye una violación de la ley. En resumen, se pretende que no se conceda protección a las personas que denuncian de mala fe.
Además, en la última versión del proyecto de ley sobre denuncias de irregularidades de enero de 2023, la legislatura decidió introducir una nueva restricción o impedimento de la protección. Es decir, solo debe protegerse al notificador que informe de la infracción de la ley relacionada con el interés público. En la práctica, esto significa excluir la protección de quienes denuncien violaciones de la ley que afecten a los intereses de entidades privadas y particulares, lo que puede ser un factor importante que disuada a los denunciantes de denunciar las infracciones.
Si se presenta una solicitud externa, el denunciante puede solicitar a la autoridad pública un certificado en el que la autoridad confirme que el denunciante está sujeto a la protección especificada en la Ley. A su vez, la autoridad pública está obligada a expedir el certificado correspondiente, pero solo después de que sea probable que se produzca una infracción de la ley.
¿Qué son las acciones de represalia?
Como se mencionó anteriormente, uno de los principales objetivos de la introducción de la nueva legislación es proteger al denunciante de las represalias. La Ley prohíbe explícitamente las acciones de represalia contra el notificador o incluso los intentos o amenazas de tomar tales medidas.
Además, la protección anterior también se extiende a las personas que ayudan a hacer la notificación, a las personas asociadas al notificador y a la unidad organizativa que sea propiedad del declarante o empleada por él.
La Ley no indica un catálogo cerrado de medidas de represalia, sino solo ejemplos de ellas, como la rescisión o rescisión del contrato con el notificante, la no renovación del contrato con el notificante, la reducción del salario, la retención de ascensos, el cambio adverso de las condiciones de trabajo, el acoso, la discriminación o las derivaciones injustificadas para someterse a exámenes médicos.
Un aspecto importante que refuerza la protección del notificador es la introducción del principio según el cual la carga de demostrar que una determinada acción no es una acción de represalia recae exclusivamente en el empleador.
Seguimiento
A menos que, como resultado de la notificación del denunciante, el empleador no esté autorizado a tomar ninguna medida de represalia, está obligado a hacer un seguimiento.
Tal como se define en la Ley, se trata de medidas emprendidas por una entidad jurídica o un organismo público para evaluar la veracidad de la información contenida en la notificación y con el fin de contrarrestar la infracción de la ley que será objeto de la notificación, en particular proporcionando una explicación, iniciando un procedimiento administrativo o de inspección, procesando, tomando medidas para recuperar recursos financieros o cerrar el procedimiento llevado a cabo en virtud del procedimiento interno de denuncia de infracciones y la adopción de medidas o procedimientos para aceptar notificaciones y realizar las siguientes acciones.
La obligación de seguimiento debe derivarse del procedimiento interno de notificación, y el empleador está obligado a informar al denunciante de las medidas de seguimiento adoptadas o previstas a más tardar tres meses después de la fecha de confirmación de la aceptación de la notificación o de la fecha de la notificación (si no se ha confirmado la aceptación de la notificación).
Notificación interna y notificación externa
La Ley prevé tres modos para que un denunciante revele una infracción de la ley contemplada en la Ley:
- notificación interna: realizada dentro de la organización de conformidad con el procedimiento de notificación interna adoptado;
- notificación externa: notificación presentada directamente a la autoridad pública correspondiente, incluidas: la policía, la Inspección de Trabajo del Estado y la Fiscalía Pública, de conformidad con el procedimiento de notificaciones externas adoptado por el organismo. Es importante destacar que el denunciante puede realizar una notificación externa sin necesidad de hacer primero una notificación interna.
- Divulgación pública: es decir, hacer pública la información sobre la infracción. El denunciante que desee hacer una divulgación pública y estar sujeto a las protecciones en virtud de la Ley debe seguir el procedimiento previsto en el capítulo 5 de la Ley.
Leyes penales
La ley introduce una serie de disposiciones que prevén la responsabilidad penal de, entre otras cosas:
- obstruir o impedir la notificación de una infracción;
- restando acciones de represalia
- revelación de la identidad del denunciante en contra de lo dispuesto en la Ley (en determinadas situaciones esto está permitido)
- hacer una notificación en una situación en la que el notificador sepa que la infracción no se ha producido;
¿Desde cuándo se aplican las nuevas obligaciones en virtud de la Ley?
La ley entrará en vigor después de 2 meses a partir de la fecha del anuncio. Las entidades sujetas a la Ley dispondrán de 2 meses a partir de la fecha de entrada en vigor de la Ley para adaptarse, en particular para adoptar el procedimiento de notificación interna. La excepción a la regla anterior serán las entidades para las que entre 50 y 249 personas realicen obras; para ellas, la fecha límite para implementar el procedimiento de notificación interna será el 17 de diciembre de 2023.
Dado el cronograma de trabajo sobre la Ley publicado en los sitios web del gobierno, cabe esperar que las entidades no cubiertas por el plazo de ajuste más prolongado apliquen el procedimiento de notificación interna en el primer semestre de 2023.
