Dne 10. ledna 2023 se na webových stránkách vládního legislativního centra objevila další šestá splátka zákona o ochraně osob hlášených porušení, tzv. Whistleblower akt. Přestože dalšímu projektu chyběly překvapivé změny ve vztahu k předchozím předpokladům, zveřejnění další verze by mělo být považováno za dobré znamení, které může souviset s informacemi zveřejněnými na webových stránkách kancléřství předsedy vlády, že plánovaným datem přijetí projektu Radou ministrů je první čtvrtletí roku 2023.
Jaké povinnosti a pro koho zavádí zákon o informátorů?
Vstup zákona o informátorech v platnost se bude vztahovat na jakoukoli právnickou osobu, pro kterou nejméně 50 osob vykonává nebo zajišťuje práci (s výjimkou subjektů vyjmenovaných v zákoně, zejména z regulovaných odvětví, jako je finanční trh, s výjimkou kanceláří a organizačních jednotek s méně než 10 000 obyvateli).
Výše uvedené znamená, že každý subjekt, který na základě pracovní smlouvy nebo jiných smluv (včetně občanského práva včetně B2B) zaměstnává nejméně 50 osob, bude povinen uplatňovat zákon a plnit povinnosti z něj vyplývající.
Primární povinností subjektu, na který se zákon vztahuje, je obecně zajistit ochranu oznamovatelů (tzv. oznamovatelů) před odvetnými opatřeních.
Konkretizací této povinnosti je potřeba provést interní postup pro hlášení porušení předpisů a následných opatření (interní oznamovací postup) ve společnosti a povinnost vést záznamy o interních oznámeních.
Jaké je provádění interního oznamovacího postupu?
Interní oznamovací postup je aktem vnitřního práva zaměstnavatele, který stanoví zaměstnavatel po konzultaci s odborovou organizací společnosti působící v právnické osobě nebo se zástupci osob zajišťujících práci pro tuto právnickou osobu.
Zákon stanoví minimální, povinný obsah postupu, který zahrnuje mimo jiné:
- údaj o subjektu nebo osobě určené v dotčené právnické osobě za účelem přijímání, zpracování, zpracování a následných oznámení;
- popis způsobu předávání oznámení oznamovateli;
- povinnost potvrzení prohlášení žadateli do 7 dnů od obdržení;
- maximální lhůta pro předložení zpětné vazby oznamovateli nepřesahující tři měsíce od potvrzení přijetí prohlášení;
- vymezení motivačního systému pro použití interního oznamovacího postupu.
Od provádění interního oznamovacího postupu, který je pouze popisem procesu fungujícího v dané právnické osobě, by měl být rozlišován celý systém přijímání a vyřizování oznamovatelů a jejich oznámení. Takový systém musí splňovat řadu požadavků týkajících se mimo jiné funkcí stanovených zákonem, zajišťující bezpečnost přenosu dat, jejich anonymizaci a kontrolu přístupu k obsahu oznámení osob pověřených právnickou osobou. Systém, který splňuje všechny požadavky stanovené zákonem, je WeMoral.
Zákon kromě interního oznamovacího postupu stanoví i další povinnosti zaměstnavatele, mezi nimiž lze rozlišit mimo jiné:
- povinnost vést záznamy o interních oznámeních
- povinnost zajistit důvěrnost údajů oznamovatele a údajů obsažených v oznámení
- povinnost uchovávat údaje obsažené v oznámení po dobu nejvýše patnácti měsíců po skončení roku, v němž byly uzavřeny následující akce, nebo po dokončení akcí zahájených těmito akcemi.
- informační povinnosti oznamovateli.
Jak zajistit bezproblémové fungování systému pro zpracování zpráv o porušení povinnosti?
Fungování systému pro vyřizování zpráv o porušení předpisů se skládá z několika prvků, zejména:
- formální prvek — spočívající v povinnosti vypracovat a provádět vnitřní předpisy, včetně postupu interního oznamování;
- organizační prvek — spočívající v poskytování a provádění technické a osobní struktury, zajištění souladu s platnými předpisy a umožnění účinného vyřizování oznámení obdržených od oznamovatelů.
Nejlepším způsobem, jak rychle a profesionálně implementovat výše uvedené prvky, je implementace systému WeMoral — komplexního a anonymního systému pro zpracování hlášení o porušení předpisů, který zajišťuje soulad s novými předpisy, anonymitu hlášení a snadné použití.
Adresář porušení předpisů
Návrh zákona v článku 3 uvádí katalog porušení zákona, který může být předmětem oznámení informátorem. Zároveň se uvádí, že se nejedná o uzavřený adresář a právnická osoba provádějící interní oznamovací postup se může rozhodnout rozšířit jej na porušení vnitřních předpisů (např. platných politik, předpisů) nebo etických norem (např. těch, které vyplývají z interních kodexů chování, kodexů osvědčených postupů).
Kdo může být osoba, která hlásí porušení zákona nebo tzv. Informátor?
Informátor je osoba, která hlásí nebo veřejně zveřejňuje informace o porušení předpisů získaných v kontextu souvisejícím s prací. Z pohledu daného subjektu, na který se vztahuje zákon, může být informátor:
- Kandidát na práci
- zaměstnanec (včetně dočasného)
- praktikant, učeň
- zhotovitel nebo jiná osoba poskytující práce na základě občanskoprávní smlouvy
- podnikatel (např. dodavatel nebo zaměstnanec na B2B)
- akcionář, akcionář
Je třeba poznamenat, že takový katalog je zároveň katalogem kategorií osob, kterým je daná právnická osoba povinna povolit podání podle použitelného interního oznamovacího postupu.
Ochrana informátora
Jedním z hlavních cílů vytvoření regulace oznamovatelů na evropské úrovni a jejího provádění v členských státech je snaha zajistit ochranu oznamovatelů před odvetnými opatřeními přijatými proti nim v důsledku hlášeného porušení předpisů.
Je však třeba poznamenat, že zákon neposkytuje ochranu žádnému podpisu, ale pouze tomu, kdo měl důvodné důvody se domnívat, že informace obsažené v oznámení jsou pravdivé a představují porušení zákona. Jedním slovem, ochrana nemá být poskytována lidem, kteří podávají zprávy ve špatné víře.
Navíc v poslední verzi návrhu zákona o informátorech z ledna 2023 se zákonodárce rozhodl zavést další omezení/omezující ochranu. Chráněn je totiž pouze oznamovatel, který oznamuje porušení dotčeného práva ve veřejném zájmu. V praxi to znamená vyloučení ochrany pro ty, kteří hlásí porušení zákona týkajícího se zájmů soukromých subjektů, jednotlivců, což může být významným faktorem odrazujícím oznamovatele od hlášení porušení.
Pokud je podána externí žádost, informátor může požádat orgán veřejné moci o osvědčení, v němž orgán potvrzuje, že oznamovatel podléhá ochraně stanovené v zákoně. Orgán veřejné moci je zase povinen vydat příslušné osvědčení, avšak až poté, co je pravděpodobné, že dojde k porušení zákona.
Co jsou odvetné akce?
Jak již bylo zmíněno výše, jedním z hlavních cílů zavedení nových právních předpisů je ochrana oznamovatele před odvetnými opatřeních. Zákon výslovně zakazuje odvetná opatření proti oznamovateli nebo dokonce pokusy nebo hrozby takové kroky podniknout.
Výše uvedená ochrana se navíc vztahuje i na osoby pomáhající při provádění oznámení, osoby spojené s oznamovatelem, jakož i na organizační jednotku, kterou deklarant vlastní nebo zaměstnává.
Zákon neuvádí uzavřený katalog odvetných opatření, ale pouze jeho příklady, jako je ukončení nebo ukončení smlouvy s oznamovatelem, neobnovení smlouvy s oznamovatelem, snížení platu, zadržení povýšení, nepříznivá změna pracovních podmínek, mobbing, diskriminace nebo nepřiměřené doporučení pro lékařské prohlídky.
Důležitým aspektem, který posiluje ochranu oznamovatele, je zavedení zásady, že důkazní břemeno spočívající v tom, že určitá opatření není odvetným opatřením, spočívá výhradně na zaměstnavateli.
Následná opatření
Není-li zaměstnavatel v důsledku oznámení oznamovatele oprávněn podniknout žádné odvetné opatření, je povinen následně sledovat.
Jak je definováno v zákoně, jedná se o kroky podniknuté právnickou osobou nebo veřejným orgánem k posouzení pravdivosti informací obsažených v oznámení a za účelem potlačení porušení zákona, které bude předmětem oznámení, zejména poskytnutím vysvětlení, zahájením inspekčního nebo správního řízení, stíhání, opatření přijatých k získání finančních zdrojů nebo ukončení postupu prováděného v rámci vnitřního postupu pro hlášení porušení předpisů a přijímání akce nebo postupy pro přijímání externích oznámení a provedení následujících akcí.
Povinnost následných opatření musí vyplývat z interního oznamovacího postupu a zaměstnavatel je povinen informovat informátora o přijatých nebo plánovaných následných opatřeních nejpozději do 3 měsíců ode dne potvrzení přijetí oznámení nebo ode dne oznámení (pokud nebylo potvrzeno přijetí oznámení).
Interní oznámení a externí oznámení
Zákon stanoví 3 způsoby, které oznamovatel zveřejní porušení zákona, na který se vztahuje zákon:
- interní oznámení — provedené v rámci organizace v souladu s přijatým interním oznamovacím postupem;
- externí oznámení — oznámení podané přímo příslušnému orgánu veřejné moci, včetně: policie, státní inspekce práce, státní zastupitelství, v souladu s postupem externích oznámení přijatých v daném subjektu. Důležité je, že informátor může provést externí oznámení, aniž by bylo nutné nejprve provést interní oznámení.
- Zveřejnění - to znamená zveřejnění informací o porušení předpisů. Informátor, který si přeje zveřejnit informace a podléhat ochraně podle zákona, by se měl řídit postupem podle kapitoly 5 zákona.
Trestní zákony
Zákon zavádí řadu ustanovení upravujících trestní odpovědnost mimo jiné za:
- bránit nebo zabránit hlášení protiprávního jednání;
- odečtení odvetných opatření
- zveřejnění totožnosti oznamovatele v rozporu s ustanoveními zákona (v určitých situacích je to přípustné)
- oznámení v situaci, kdy oznamovatel ví, že k protiprávnímu jednání nedošlo;
Odkdy platí nové povinnosti podle zákona?
Zákon má nabývat účinnosti po 2 měsících ode dne oznámení. Subjekty, na něž se vztahuje zákon, budou mít 2 měsíce ode dne vstupu zákona v platnost na přizpůsobení, zejména přijmout vnitřní oznamovací postup. Výjimkou z výše uvedeného pravidla budou subjekty, pro které 50 až 249 osob provádí práce, pro ně bude lhůta pro provedení vnitřního oznamovacího postupu 17. prosince 2023.
Vzhledem k harmonogramu práce na zákoně zveřejněném na internetových stránkách vlády by se mělo očekávat, že subjekty, na něž se nevztahuje delší doba přizpůsobení, musí provést interní oznamovací postup v první polovině roku 2023.
