10. januar 2023 dukket nettstedet til Government Legislative Center opp en annen, sjette del av lovforslaget om beskyttelse av personer som rapporterer brudd, den såkalte varslerloven. Selv om det neste prosjektet ikke manglet overraskende endringer i forhold til tidligere forutsetninger, bør publiseringen av neste versjon leses som et godt tegn, noe som kan være relatert til informasjonen som er publisert på nettstedet til statsministerens kansleri om at den planlagte datoen for vedtakelsen av prosjektet av Ministerrådet er første kvartal 2023.
Hvilke plikter og for hvem innfører varslerloven?
Ikrafttredelsen av loven om varslere vil gjelde for enhver juridisk enhet som minst 50 personer utfører eller yter arbeid for (unntatt enheter som er oppregnet i loven, hovedsakelig fra regulerte næringer som finansmarkedet og med unntak av kontorer og organisasjonsenheter med mindre enn 10 000 innbyggere).
Ovennevnte betyr at enhver enhet som ansetter en arbeidsavtale eller andre kontrakter (inkludert sivilrett, inkludert B2B) minst 50 personer, vil være forpliktet til å anvende loven og gjennomføre forpliktelsene som følger av den.
Den primære plikten til en enhet som er underlagt loven, er generelt å sikre beskyttelse av varslere (såkalte varslere) mot gjengjeldelsesaksjon.
Konkretiseringen av denne forpliktelsen er behovet for å implementere en intern prosedyre for rapportering av overtredelser og oppfølgingstiltak (intern varslingsprosedyre) i selskapet og plikten til å opprettholde en oversikt over interne varsler.
Hva er implementeringen av den interne varslingsprosedyren?
Den interne varslingsprosedyren er en intern lov hos arbeidsgiveren, bestemt av den arbeidsgiveren etter samråd med en fagforeningsorganisasjon som opererer i en juridisk enhet eller med representanter for personer som gir arbeid for den juridiske enheten.
Loven angir minimum, obligatorisk innhold i prosedyren, som inkluderer blant annet:
- en indikasjon på enheten eller personen som er utpekt i den aktuelle juridiske enheten for å motta, håndtere, behandle og følge opp varsler;
- en beskrivelse av midlene for overføring av varsler av varslere;
- en bekreftelsesplikt til søkeren av erklæringen innen 7 dager etter mottakelse
- Maksimal frist for å sende inn tilbakemelding til varsleren, ikke over 3 måneder fra bekreftelsen på ankomsten av erklæringen;
- definere insentivsystemet for bruk av den interne varslingsprosedyren.
Fra implementeringen av den interne varslingsprosedyren, som bare er en beskrivelse av prosessen som fungerer i en gitt juridisk enhet, skal hele systemet for mottak og håndtering av varslere og deres varsler skilles. Et slikt system må oppfylle en rekke krav som gjelder, blant andre, funksjoner som er angitt i loven, sikre sikkerheten ved dataoverføring, deres anonymisering og kontroll av tilgang til innholdet i varsler fra personer autorisert av den juridiske enheten. Systemet som oppfyller alle kravene som er fastsatt i loven er WeMoral.
I tillegg til den interne varslingsprosedyren gir loven også andre forpliktelser fra arbeidsgiveren, blant annet kan man skille mellom:
- plikt til å holde oversikt over interne varsler
- forpliktelse til å sikre konfidensialiteten til varslerens data og dataene i varselet
- plikten til å beholde dataene i meldingen i en periode på ikke mer enn 15 måneder etter utgangen av året der følgende handlinger ble avsluttet eller etter fullføring av handlingene som ble initiert av disse handlingene.
- informasjonsforpliktelser overfor varsleren.
Hvordan sikre at overtredelsesrapporthåndteringssystemet fungerer jevnt?
Systemets funksjon for håndtering av overtredelsesrapporter består av flere elementer, hovedsakelig:
- et formelt element — som består i plikten til å utvikle og implementere interne forskrifter, inkludert den interne varslingsprosedyren;
- organisatorisk element - som består i å levere og implementere en teknisk og personlig struktur, sikre overholdelse av gjeldende forskrifter og muliggjøre effektiv håndtering av varsler mottatt fra varslere.
Den beste måten å raskt og profesjonelt implementere elementene ovenfor er å implementere WeMoral-systemet - et omfattende og anonymt system for håndtering av overtredelsesrapporter, som sikrer overholdelse av nye forskrifter, anonymitet av rapporter og brukervennlighet.
Overtredelse Directory
Lovutkastet i artikkel 3 indikerer en katalog over lovbrudd, som kan være gjenstand for varsling fra varsleren. Samtidig indikeres det at dette ikke er en lukket katalog, og en juridisk enhet som implementerer den interne varslingsprosedyren kan velge å utvide den til brudd på interne forskrifter (f.eks. retningslinjer, gjeldende regler) eller etiske standarder (f.eks. de som følger av interne etiske retningslinjer, regler for god praksis).
Hvem kan være en person som rapporterer et brudd på loven eller den såkalte varsleren?
En varsler er en person som rapporterer eller offentliggjør informasjon om en overtredelse oppnådd i en arbeidsrelatert sammenheng. Fra synspunktet til en gitt enhet underlagt loven, en varsleren kan være:
- Arbeidskandidat
- ansatt (inkludert midlertidig)
- lærling, lærling
- entreprenør eller annen person som gir arbeid på grunnlag av en sivilrettslig kontrakt
- entreprenør (f.eks. entreprenør eller ansatt på B2B)
- aksjonær, aksjonær
Det er verdt å merke seg at en slik katalog samtidig er en katalog over kategorier av personer som en gitt juridisk enhet er forpliktet til å tillate innleveringer i henhold til gjeldende intern varslingsprosedyre.
Beskyttelse av varsleren
Et av hovedmålene med opprettelsen av varslerregulering på europeisk nivå og gjennomføringen i medlemsstatene er ønsket om å sikre beskyttelse av varslere mot gjengjeldelsesaksjoner som er tatt mot dem som følge av den rapporterte overtredelsen.
Det er imidlertid verdt å merke seg at loven ikke gir beskyttelse til noen undertegner, men bare til en som hadde rimelig grunn til å tro at informasjonen i varselet er sanne og utgjør et brudd på loven. I et ord, beskyttelse er ment å ikke gis til personer som gjør rapporter i ond tro.
Videre, i den siste versjonen av utkastet til varslerforslaget om januar 2023, besluttet lovgiveren å innføre en ytterligere begrensning/hindrende beskyttelse. Nemlig, bare varsleren som rapporterer brudd på loven som er opptatt av allmenn interesse, skal beskyttes. I praksis betyr dette å ekskludere beskyttelse for de som rapporterer brudd på loven om interessene til private enheter, enkeltpersoner, noe som kan være en viktig faktor som hindrer varslere fra å rapportere brudd.
Dersom det fremmes en ekstern søknad, kan varsleren søke offentlig myndighet om et sertifikat der myndigheten bekrefter at varsleren er underlagt det vern som er spesifisert i loven. I sin tur, den offentlige myndighet er forpliktet til å utstede et passende sertifikat, men først etter brudd på loven er sannsynlig å skje.
Hva er gjengjeldelsesaksjoner?
Som nevnt ovenfor er et av hovedmålene med innføringen av den nye lovgivningen å beskytte varsleren mot gjengjeldelsestiltak. Loven forbyr eksplisitt gjengjeldelsesaksjoner mot varsleren eller til og med forsøk eller trusler om å iverksette slike tiltak.
Videre gjelder den ovennevnte beskyttelse også til personer som hjelper til med å gjøre varslingen, personer tilknyttet varsleren, så vel som til den organisasjonsenhet som eies eller er ansatt av deklaranten.
Loven indikerer ikke en lukket katalog over gjengjeldelsesaksjoner, men bare eksempler på det, for eksempel oppsigelse eller oppsigelse av kontrakten med varsleren, ikke-fornyelse av kontrakten med varsleren, reduksjon av lønn, forskuddstrekk, negativ endring av arbeidsforhold, mobbing, diskriminering eller urimelige henvisninger til medisinske undersøkelser.
Et viktig aspekt som styrker beskyttelsen av varsleren er innføringen av prinsippet om at byrden for å bevise at en viss handling ikke er en gjengjeldelseshandling, ligger helt på arbeidsgiveren.
Oppfølging
Med mindre arbeidsgiveren ikke har lov til å ta noen gjengjeldelsestiltak som følge av varsleren, er det forpliktet til å følge opp.
Som definert i loven, er dette handlinger utført av en juridisk enhet eller et offentlig organ for å vurdere sannheten om informasjonen i varselet og for å motvirke brudd på loven som vil være gjenstand for varselet, særlig ved å gi en forklaring, iverksette en inspeksjon eller administrativ prosedyre, rettsforfølgelse, tiltak for å gjenopprette økonomiske ressurser eller for å lukke prosedyren utført under den interne prosedyren for rapportering av overtredelser og iverksette tiltak eller prosedyrer for å akseptere ekstern varsler og tar følgende handlinger.
Oppfølgingsplikten må skyldes den interne varslingsprosedyren, og arbeidsgiveren er forpliktet til å informere varsleren om oppfølgingstiltak som er iverksatt eller planlagt senest 3 måneder fra datoen for bekreftelse på godkjenning av varselet eller fra datoen for varselet (hvis det ikke er gjort bekreftelse på godkjenning av varselet).
Intern varsling og ekstern varsling
Loven sørger for 3 moduser for avsløring av en varsler om brudd på loven som omfattes av loven:
- intern varsling — gjort i organisasjonen i samsvar med den interne varslingsprosedyren som er vedtatt
- ekstern varsling — melding sendes direkte til den relevante offentlige myndighet, inkludert: Politiet, Statlig arbeidsinspeksjon, Statsadvokatembetet, i samsvar med prosedyren for eksterne meldinger vedtatt i kroppen. Viktigere, varsleren kan gjøre en ekstern varsling uten å måtte foreta en intern varsling først.
- Offentlig avsløring - altså, offentliggjøre informasjon om krenkelse. En varsler som ønsker å offentliggjøre offentliggjøring og være underlagt beskyttelse i henhold til loven, bør følge prosedyren i henhold til kapittel 5 av loven.
Straffelov
Loven innfører en rekke bestemmelser som gir straffansvar for blant annet:
- hindre eller forhindre rapportering av en overtredelse;
- trekke fra gjengjeldelses handlinger
- offentliggjøring av varslerens identitet i strid med lovens bestemmelser (i visse situasjoner er dette tillatt)
- gjøre et varsel i en situasjon der varsleren vet at overtredelsen ikke har skjedd
Siden når gjelder de nye forpliktelsene etter loven?
Loven skal tre i kraft etter 2 måneder fra datoen for kunngjøringen. Enheter underlagt loven vil ha 2 måneder fra lovens ikrafttredelsesdato for å tilpasse seg, spesielt for å vedta den interne varslingsprosedyren. Unntaket fra ovennevnte regel vil være enheter for hvilke 50-249 personer utfører arbeid, for dem vil fristen for å implementere den interne varslingsprosedyren være 17. desember 2023.
Gitt tidslinjen for arbeidet med loven publisert på offentlige nettsteder, bør det forventes at enheter som ikke dekkes av lengre justeringstid, må implementere den interne varslingsprosedyren i første halvdel av 2023.
