10. januarja 2023 se je na spletni strani vladnega zakonodajnega centra pojavil še en šesti obrok zakona o zaščiti oseb, ki poročajo o kršitvah, tako imenovani akt o nepravilnosti. Čeprav naslednjemu projektu ni manjkalo presenetljivih sprememb v zvezi s prejšnjimi predpostavkami, je treba objavo naslednje različice brati kot dober znak, ki je lahko povezan z informacijami, objavljenimi na spletni strani kanclerja predsednika vlade, da je načrtovani datum za sprejetje projekta s strani Sveta ministrov prvo četrtletje leta 2023.
Katere dolžnosti in za koga uvaja zakon o prijaviteljih?
Začetek veljavnosti Zakona o prijaviteljih nepravilnosti bo veljal za vse pravne osebe, za katere opravlja ali opravlja delo najmanj 50 oseb (razen za subjekte, ki so našteti v Zakonu, predvsem iz reguliranih industrij, kot je finančni trg, in z izjemo pisarn in organizacijskih enot z manj kot 10.000 prebivalci).
Zgoraj navedeno pomeni, da bo vsak subjekt, ki zaposluje po pogodbi o zaposlitvi ali drugih pogodbah (vključno s civilnim pravom, vključno z B2B) najmanj 50 oseb, dolžan uporabljati zakon in izvajati obveznosti, ki iz njega izhajajo.
Primarna dolžnost subjekta, za katerega velja zakon, je na splošno zagotoviti zaščito prijaviteljev nepravilnosti (t. i. prijaviteljev nepravilnosti) pred povračilnimi ukrepi.
Konkretizacija te obveznosti je potreba po izvedbi notranjega postopka za poročanje o kršitvah in nadaljnjih ukrepih (postopek notranjega obveščanja) v podjetju in obveznost vodenja evidence internih obvestil.
Kakšno je izvajanje postopka notranjega obveščanja?
Postopek notranjega obveščanja je dejanje notranjega prava pri delodajalcu, ki ga določi ta delodajalec po posvetovanju s sindikalno organizacijo družbe, ki deluje v pravni osebi ali s predstavniki oseb, ki opravljajo delo za to pravno osebo.
Zakon navaja minimalno, obvezno vsebino postopka, ki med drugim vključuje:
- navedbo subjekta ali osebe, imenovane v zadevni pravni osebi, za prejemanje, obravnavanje, obdelavo in spremljanje obvestil;
- opis načinov pošiljanja obvestil s strani prijaviteljev nepravilnosti;
- dolžnost potrditve prijave vlagatelju v sedmih dneh od prejema;
- najdaljši rok za predložitev povratnih informacij prijavitelju, ki ne presega treh mesecev od potrditve prihoda deklaracije;
- opredelitev spodbujevalnega sistema za uporabo postopka notranjega obveščanja.
Od izvajanja postopka notranjega obveščanja, ki je le opis postopka, ki deluje v določeni pravni osebi, je treba razlikovati celoten sistem sprejema in ravnanja z prijavitelji nepravilnosti ter njihova obvestila. Tak sistem mora med drugim izpolnjevati številne zahteve v zvezi s funkcionalnostmi, določenimi v Zakonu, ki zagotavljajo varnost prenosa podatkov, njihovo anonimizacijo in nadzor dostopa do vsebine obvestil s strani oseb, ki jih pooblasti pravna oseba. Sistem, ki izpolnjuje vse zahteve iz zakona, je WeMoral.
Poleg postopka notranjega obveščanja zakon določa tudi druge obveznosti delodajalca, med katerimi je med drugim mogoče razlikovati:
- obveznost vodenja evidence notranjih obvestil
- obveznost zagotavljanja zaupnosti podatkov prijavitelja nepravilnosti in podatkov, ki jih vsebuje priglasitev
- obveznost, da se podatki iz priglasitve hranijo največ 15 mesecev po koncu leta, v katerem so bili zaključeni naslednji ukrepi, ali po zaključku ukrepov, ki so se začeli s temi ukrepi.
- obveznosti obveščanja do prijavitelja nepravilnosti.
Kako zagotoviti nemoteno delovanje sistema za obravnavo poročil o kršitvah?
Delovanje sistema za obravnavanje poročil o kršitvah je sestavljeno iz več elementov, predvsem:
- formalni element, ki vključuje obveznost razvoja in izvajanja notranjih predpisov, vključno z notranjim postopkom obveščanja;
- organizacijski element — ki vključuje zagotavljanje in izvajanje tehnične in osebne strukture, zagotavljanje skladnosti z veljavnimi predpisi in omogočanje učinkovitega ravnanja z obvestili, ki jih prejmejo prijavitelji nepravilnosti.
Najboljši način za hitro in strokovno izvajanje zgornjih elementov je uvedba sistema WeMoral — celovitega in anonimnega sistema za obravnavanje poročil o kršitvah, ki zagotavlja skladnost z novimi predpisi, anonimnost poročil in enostavnost uporabe.
Imenik kršitev
Predlog zakona v členu 3 navaja katalog kršitev zakona, ki je lahko predmet uradnega obvestila s strani prijavitelja nepravilnosti. Hkrati je navedeno, da to ni zaprt imenik in pravna oseba, ki izvaja postopek notranjega obveščanja, se lahko odloči razširiti na kršitve notranjih predpisov (npr. veljavnih politik, predpisov) ali etičnih standardov (npr. tistih, ki izhajajo iz notranjih kodeksov ravnanja, kodeksov dobre prakse).
Kdo je lahko oseba, ki poroča o kršitvi zakona ali tako imenovani prijavitelj?
Žvižgač je oseba, ki poroča ali javno razkrije informacije o kršitvi, pridobljeni v okviru, povezanem z delom. Z vidika določenega subjekta, za katerega velja zakon, je lahko prijavitelj nepravilnosti:
- Kandidat za delo
- zaposleni (vključno z začasnim)
- pripravnik, vajenec
- izvajalec ali druga oseba, ki opravlja delo na podlagi civilnopravne pogodbe
- podjetnik (npr. izvajalec ali zaposleni na B2B)
- delničar, delničar
Treba je omeniti, da je tak katalog hkrati katalog kategorij oseb, ki jim je določena pravna oseba dolžna dovoliti predložitev v skladu z veljavnim postopkom notranjega obveščanja.
Zaščita prijavitelja
Eden od glavnih ciljev oblikovanja ureditve prijaviteljev nepravilnosti na evropski ravni in njenega izvajanja v državah članicah je želja, da se zagotovi zaščita prijaviteljev nepravilnosti pred povračilnimi ukrepi, ki so bili sprejeti proti njim zaradi prijavljene kršitve.
Vendar pa je treba omeniti, da zakon ne zagotavlja zaščite nobenemu podpisniku, temveč le tistemu, ki je imel utemeljene razloge za domnevo, da so informacije, vsebovane v obvestilu, resnične in pomenijo kršitev zakona. Z eno besedo, zaščita ni namenjena ljudem, ki poročajo v slabi veri.
Poleg tega se je zakonodajalec v najnovejši različici osnutka zakona o prijavitelju nepravilnosti januarja 2023 odločil, da uvede nadaljnjo omejitev/ovira zaščito. Namreč je treba zaščititi samo prijavitelja, ki poroča o kršitvi zadevnega prava v javnem interesu. V praksi to pomeni izključitev zaščite za tiste, ki poročajo o kršitvah zakona v zvezi z interesom zasebnih subjektov, posameznikov, kar je lahko pomemben dejavnik, ki odvrača prijavitelje nepravilnosti od poročanja o kršitvah.
Če je vložena zunanja vloga, lahko prijavitelj prijavi javnemu organu potrdilo, v katerem organ potrjuje, da prijavitelja nepravilnosti velja varstvo, določeno v Zakonu. Javni organ pa mora izdati ustrezno potrdilo, vendar šele potem, ko bo verjetno prišlo do kršitve zakona.
Kaj so povračilni ukrepi?
Kot je navedeno zgoraj, je eden glavnih ciljev uvedbe nove zakonodaje zaščita prijavitelja nepravilnosti pred povračilnimi ukrepi. Zakon izrecno prepoveduje povračilne ukrepe proti prijavitelju ali celo poskuse ali grožnje, da bi tako ukrepali.
Poleg tega se zgornja zaščita nanaša tudi na osebe, ki pomagajo pri obveščanju, osebe, povezane s prijaviteljem, pa tudi na organizacijsko enoto, ki je v lasti ali zaposleni pri deklarantu.
Zakon ne navaja zaprtega kataloga povračilnih ukrepov, temveč le primere le-teh, kot so prenehanje ali prenehanje pogodbe s prijaviteljem, nepodaljšanje pogodbe s prijaviteljem, znižanje plače, promocija pri zadržanju, neugodna sprememba delovnih pogojev, mobing, diskriminacija ali nerazumna napotitev na zdravniške preglede.
Pomemben vidik, ki krepi varstvo prijavitelja, je uvedba načela, da breme dokazovanja, da določen ukrep ni povračilni ukrep, v celoti nosi delodajalec.
Nadaljnje ukrepanje
Razen če delodajalec zaradi obvestila prijavitelja nepravilnosti ne sme sprejeti povračilnih ukrepov, je dolžan nadaljevati.
Kot je opredeljeno v zakonu, gre za ukrepe, ki jih izvaja pravna oseba ali javni organ za oceno resničnosti informacij, vsebovanih v obvestilu, in za preprečevanje kršitve zakona, ki bo predmet priglasitve, zlasti z obrazložitvijo, sprožitvijo inšpekcijskega ali upravnega postopka, pregonom, ukrepom za izterjavo finančnih sredstev ali zaključkom postopka, izvedenega v okviru notranjega postopka za poročanje o kršitvah, in sprejemanje ukrepov ali postopkov za sprejemanje zunanjih obvestil in sprejemanje naslednjih ukrepov.
Obveznost spremljanja mora izhajati iz postopka notranjega obveščanja, delodajalec pa je dolžan obvestiti prijavitelja nepravilnosti o sprejetih ali načrtovanih nadaljnjih ukrepih najpozneje v treh mesecih od datuma potrditve sprejetja obvestila ali od datuma obvestila (če ni bila potrjena sprejeta priglasitev).
Notranje obvestilo in zunanje obvestilo
Zakon predvideva tri načine za razkritje kršitve zakona, ki ga zajema zakon, s strani prijavitelja nepravilnosti:
- notranja priglasitev — predložena znotraj organizacije v skladu s sprejetim notranjim postopkom obveščanja;
- zunanje obvestilo — obvestilo, predloženo neposredno ustreznemu javnemu organu, vključno z: policijo, državno inšpekcijo za delo, državno tožilstvo, v skladu s postopkom zunanjih obvestil, sprejetih v organu. Pomembno je, da lahko prijavitelj prijavi zunanje obvestilo, ne da bi bilo treba najprej predložiti notranje obvestilo.
- Javno razkritje — torej objavljanje informacij o kršitvah. Žvižgač, ki želi javno razkriti in je predmet zaščite po zakonu, mora slediti postopku iz poglavja 5 zakona.
Kazenski zakoni
Zakon uvaja številne določbe, ki med drugim določajo kazensko odgovornost za:
- oviranje ali preprečevanje poročanja o kršitvi;
- odštevanje povračilnih ukrepov
- razkritje identitete prijavitelja nepravilnosti v nasprotju z določbami zakona (v določenih primerih je to dovoljeno)
- pošiljanje uradnega obvestila v primeru, ko prijavitelj ve, da do kršitve ni prišlo;
Od kdaj veljajo nove obveznosti po zakonu?
Zakon začne veljati po dveh mesecih od datuma objave. Subjekti, za katere velja zakon, bodo morali prilagoditi dva meseca od datuma začetka veljavnosti zakona, zlasti za sprejetje notranjega postopka obveščanja. Izjema od zgoraj navedenega pravila bodo subjekti, pri katerih dela opravlja 50—249 oseb, zanje je rok za izvedbo postopka notranjega obveščanja 17. december 2023.
Glede na časovni okvir dela v zvezi z zakonom, objavljenim na vladnih spletnih straneh, je treba pričakovati, da morajo subjekti, ki niso zajeti v daljšem prilagoditvenem roku, izvajati postopek notranjega obveščanja v prvi polovici leta 2023.
