10. tammikuuta 2023 hallituksen lainsäädäntökeskuksen verkkosivustolla ilmestyi toinen, kuudes erä rikkomuksista ilmoittavien henkilöiden suojelua koskevasta lakiesityksestä, ns. Ilmiantajalaki. Vaikka seuraavasta hankkeesta ei puuttunut yllättäviä muutoksia aiempiin oletuksiin nähden, seuraavan version julkaiseminen tulisi lukea hyvänä merkkinä. Tämä saattaa liittyä pääministerin kanslerin verkkosivuilla julkaistuihin tietoihin, joiden mukaan suunniteltu ajankohta hankkeen hyväksymiselle ministerineuvostossa on vuoden 2023 ensimmäinen neljännes.
Mitä tehtäviä ja kenelle ilmiantajalaki ottaa käyttöön?
Ilmiantolain voimaantuloa sovelletaan kaikkiin oikeushenkilöihin, joissa vähintään 50 henkilöä tekee tai tarjoaa työtä (lukuun ottamatta laissa luetellusti ilmoitettuja yhteisöjä, pääasiassa säännellyiltä toimialoilta, kuten rahoitusmarkkinoilta, lukuun ottamatta alle 10 000 asukkaan toimistoja ja organisaatioyksiköitä).
Edellä mainittu tarkoittaa, että mikä tahansa yksikkö, joka työllistää työsopimuksen tai muiden sopimusten (mukaan lukien siviilioikeus, mukaan lukien B2B) nojalla vähintään 50 henkilöä, on velvollinen soveltamaan lakia ja panemaan täytäntöön siitä johtuvat velvoitteet.
Lain soveltamisalaan kuuluvan tahon ensisijainen velvollisuus on yleensä varmistaa ilmiantajien (ns. ilmiantajien) suojelu kostotoimilta.
Tämän velvoitteen konkretisointi on tarve toteuttaa sisäinen menettely rikkomusten ja seurantatoimien ilmoittamiseksi (sisäinen ilmoitusmenettely) yrityksessä ja velvollisuus pitää kirjaa sisäisistä ilmoituksista.
Mikä on sisäisen ilmoitusmenettelyn täytäntöönpano?
Sisäinen ilmoitusmenettely on työnantajan sisäinen laki, jonka työnantaja määrittää kuultuaan oikeushenkilössä toimivaa yrityksen ammattiyhdistysjärjestöä tai kyseiselle oikeushenkilölle työtä tarjoavien henkilöiden edustajia.
Laissa ilmoitetaan menettelyn vähimmäispakollinen sisältö, joka sisältää muun muassa:
- ilmoitus asianomaisessa oikeushenkilössä nimetystä yhteisöstä tai henkilöstä, joka vastaanottaa, käsittelee, käsittelee ja seurata ilmoituksia;
- kuvaus keinoista, joilla ilmiantajat toimittavat ilmoitukset;
- velvollisuus vahvistaa ilmoituksen hakijalle 7 päivän kuluessa vastaanottamisesta;
- enimmäismääräaika palautteen toimittamiselle ilmoittajalle, joka on enintään kolme kuukautta ilmoituksen saapumisen vahvistamisesta;
- sisäisen ilmoitusmenettelyn käyttöä koskevan kannustinjärjestelmän määritteleminen.
Sisäisen ilmoitusmenettelyn täytäntöönpanosta, joka on vain kuvaus tietyssä oikeushenkilössä toimivasta prosessista, olisi erotettava koko ilmiantajien vastaanotto- ja käsittelyjärjestelmä sekä heidän ilmoituksensa. Tällaisen järjestelmän on täytettävä useita vaatimuksia, jotka koskevat muun muassa laissa säädettyjä toimintoja, tiedonsiirron turvallisuuden varmistamista, niiden anonymisointia ja oikeussubjektin valtuuttamien henkilöiden pääsyä ilmoitusten sisältöön. Järjestelmä, joka täyttää kaikki laissa säädetyt vaatimukset, on WeMoral.
Laissa säädetään sisäisen ilmoitusmenettelyn lisäksi myös muista työnantajan velvoitteista, joista voidaan erottaa muun muassa:
- velvollisuus pitää kirjaa sisäisistä ilmoituksista
- velvollisuus varmistaa ilmiantajan tietojen ja ilmoitukseen sisältyvien tietojen luottamuksellisuus
- velvollisuus säilyttää ilmoitukseen sisältyvät tiedot enintään 15 kuukauden ajan sen vuoden päättymisestä, jona seuraavat toimet on saatu päätökseen, tai sen jälkeen, kun kyseisillä toimilla aloitetut toimet on saatettu päätökseen.
- tiedottamista koskevat velvollisuudet ilmiantajaa kohtaan.
Miten varmistetaan rikkomusilmoituksen käsittelyjärjestelmän moitteeton toiminta?
Rikkomusilmoitusten käsittelyjärjestelmän toiminta koostuu useista osatekijöistä, pääasiassa:
- muodollinen elementti, joka koostuu velvoitteesta kehittää ja toteuttaa sisäisiä määräyksiä, mukaan lukien sisäinen ilmoitusmenettely;
- organisatorinen osa — joka koostuu teknisen ja henkilökohtaisen rakenteen laatimisesta ja toteuttamisesta, sovellettavien säännösten noudattamisen varmistamisesta ja ilmiantajilta saatujen ilmoitusten tehokkaan käsittelyn mahdollistamisesta.
Paras tapa toteuttaa edellä mainitut seikat nopeasti ja ammattimaisesti on toteuttaa WeMoral-järjestelmä — kattava ja anonyymi järjestelmä rikkomusraporttien käsittelemiseksi, mikä takaa uusien säännösten noudattamisen, raporttien nimettömyyden ja helppokäyttöisyyden.
Rikkomusten hakemisto
Artiklan 3 lakiluonnoksessa on luettelo lainrikkomuksista, joista voi olla ilmiantajan ilmoituksen kohteena. Samalla ilmoitetaan, että kyseessä ei ole suljettu hakemisto, ja sisäistä ilmoitusmenettelyä toteuttava oikeushenkilö voi halutessaan laajentaa sen koskemaan sisäisten määräysten (esim. käytäntöjä, voimassa olevia säännöksiä) tai eettisiä normeja (esim. sisäisistä käytännesäännöistä ja hyvistä käytännesäännöistä johtuvia) rikkomuksia.
Kuka voi olla lain rikkomisesta ilmoittava henkilö tai niin sanottu ilmiantaja?
Ilmiantaja on henkilö, joka ilmoittaa tai julkistaa tietoja työperäisessä yhteydessä saadusta rikkomuksesta. Lain soveltamisalaan kuuluvan tietyn tahon näkökulmasta ilmiantaja voi olla
- Työväen ehdokas
- työntekijä (mukaan lukien väliaikainen)
- harjoittelija, oppipoika
- urakoitsija tai muu henkilö, joka tarjoaa työtä siviilioikeudellisen sopimuksen perusteella
- yrittäjä (esim. urakoitsija tai työntekijä B2B: ssä)
- osakkeenomistaja, osakkeenomistaja
On syytä huomata, että tällainen luettelo on samanaikaisesti luettelo henkilöryhmistä, joille tietty oikeushenkilö on velvollinen sallimaan toimittamisen sovellettavan sisäisen ilmoitusmenettelyn mukaisesti.
Ilmiantajan suojelu
Yksi tärkeimmistä tavoitteista, jotka koskevat ilmiantajien sääntelyä Euroopan tasolla ja sen täytäntöönpanoa jäsenvaltioissa, on halu varmistaa ilmiantajien suojelu ilmoitetun rikkomuksen seurauksena heitä vastaan toteutetuilta kostotoimilta.
Kannattaa kuitenkin huomioida, että laki ei myönnä suojaa kenellekään allekirjoittajalle, vaan ainoastaan sellaiselle, jolla oli perusteltu syy uskoa ilmoituksen sisältämien tietojen pitävän paikkansa ja rikkovan lakia. Sanalla sanoen suojaa ei ole tarkoitus myöntää ihmisille, jotka tekevät ilmoituksia vilpillisessä mielessä.
Lisäksi tammikuun 2023 ilmiantajien lakiesityksen viimeisimmässä versiossa lainsäätäjä päätti ottaa käyttöön uuden rajoittamisen/estävän suojan. Nimittäin ainoastaan sitä ilmoittajaa, joka ilmoittaa yleisen edun mukaisesta lain rikkomisesta, on suojattava. Käytännössä tämä tarkoittaa yksityisten tahojen, yksityishenkilöiden, etua koskevan lain rikkomisesta ilmoittavien suojelun sulkemista pois, mikä voi olla merkittävä tekijä, joka estää ilmiantajia ilmoittamasta rikkomuksista.
Jos ulkoinen hakemus tehdään, ilmiantaja voi hakea viranomaiselta todistusta, jossa viranomainen vahvistaa, että ilmiantajaa sovelletaan laissa määriteltyä suojaa. Viranomaisen on puolestaan annettava asianmukainen todistus, mutta vasta sen jälkeen, kun lain rikkominen on todennäköistä.
Mitä ovat vastatoimet?
Kuten edellä mainittiin, yksi uuden lainsäädännön käyttöönoton päätavoitteista on suojella ilmiantajaa kostotoimilta. Laki kieltää nimenomaisesti ilmoituksen tekijää vastaan kostotoimet tai jopa yritykset tai uhkaukset ryhtyä tällaisiin toimiin.
Lisäksi edellä mainittu suoja koskee myös ilmoituksen tekemisessä avustavia henkilöitä, ilmoittajan yhteydessä olevia henkilöitä sekä ilmoittajan omistamaa tai palveluksessa olevaa organisaatioyksikköä.
Laissa ei ilmoiteta suljettua kostotoimien luetteloa, vaan siitä vain esimerkkejä, kuten ilmoituksen tekijän kanssa tehdyn sopimuksen irtisanominen tai irtisanominen, ilmoittajan kanssa tehdyn sopimuksen uusimatta jättäminen, palkan alentaminen, ennakonpidätykset, työehtojen haitalliset muutokset, mobbaaminen, syrjintä tai kohtuuttomat lähetteet lääkärintarkastuksiin.
Tärkeä näkökohta, joka vahvistaa ilmoittajan suojaa, on periaatteen käyttöönotto, jonka mukaan todistustaakka siitä, että tietty toimi ei ole vastatoimenpide, on kokonaan työnantajalla.
Seuranta
Ellei työnantaja saa ilmiantajan ilmoituksen seurauksena ryhtyä mihinkään vastatoimiin, se on velvollinen jatkotoimiin.
Kuten laissa määritellään, nämä ovat toimia, jotka oikeushenkilö tai julkinen elin on toteuttanut arvioidakseen ilmoitukseen sisältyvien tietojen totuuden ja torjuakseen ilmoituksen kohteena olevan lain rikkomisen, erityisesti antamalla selityksen, aloittamalla tarkastuksen tai hallinnollisen menettelyn, syytteeseenpanot, taloudellisten resurssien takaisinperimiseksi toteutetut toimet tai rikkomusten ilmoittamista koskevan sisäisen menettelyn päättämiseksi ja toimenpiteiden toteuttamiseksi tai menettelyt ulkoisen hyväksymiseksi ilmoitukset ja seuraavien toimien toteuttaminen.
Seurantavelvollisuuden on perustuttava sisäiseen ilmoitusmenettelyyn, ja työnantaja on velvollinen ilmoittamaan ilmiantajalle toteutetuista tai suunnitelluista jatkotoimista kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen hyväksymisen vahvistamisesta tai ilmoituksen päivämäärästä (jos ilmoituksen hyväksymisestä ei ole vahvistettu).
Sisäinen ilmoitus ja ulkoinen ilmoitus
Laissa säädetään kolmesta toimintatavasta, joiden mukaan ilmiantaja paljastaa lain soveltamisalaan kuuluvan lain rikkomisen:
- sisäinen ilmoitus, joka on tehty organisaatiossa hyväksytyn sisäisen ilmoitusmenettelyn mukaisesti;
- ulkoinen ilmoitus — ilmoitus toimitetaan suoraan asianomaiselle viranomaiselle, mukaan lukien: Poliisi, valtion työtarkastus, syyttäjänvirasto, elimessä hyväksyttyjen ulkoisten ilmoitusten menettelyn mukaisesti. Tärkeää on, että ilmiantaja voi tehdä ulkoisen ilmoituksen ilman, että ensin tarvitsee tehdä sisäistä ilmoitusta.
- Julkinen julkistaminen - toisin sanoen, rikkomuksia koskevien tietojen julkistaminen. Ilmoittajan, joka haluaa julkistaa tietoja ja olla lain mukaisen suojan alainen, tulisi noudattaa luvun mukaista menettelyä 5 lain.
Rikosoikeus
Laissa otetaan käyttöön useita säännöksiä, jotka koskevat rikosoikeudellista vastuuta muun muassa:
- rikkomisesta ilmoittamisen estäminen tai sen ilmoittamisen estäminen;
- vähentämällä vastatoimet
- ilmiantajan henkilöllisyyden paljastaminen lain säännösten vastaisesti (tietyissä tilanteissa tämä on sallittua)
- ilmoituksen tekeminen tilanteessa, jossa ilmoittaja tietää, että rikkomista ei ole tapahtunut;
Mistä lähtien lain mukaiset uudet velvoitteet ovat voimassa?
Laki tulee voimaan 2 kuukauden kuluttua ilmoituksen päivämäärästä. Lain alaisilla yhteisöillä on kaksi kuukautta lain voimaantulosta aikaa mukauttaa, erityisesti hyväksyä sisäinen ilmoitusmenettely. Poikkeuksena edellä mainittuun sääntöön ovat yhteisöt, joille 50-249 henkilöä tekee töitä, ja niille määräaika sisäisen ilmoitusmenettelyn toteuttamiselle on 17.12.2023.
Kun otetaan huomioon valtion verkkosivuilla julkaistun lain käsittelyn aikataulu, on odotettavissa, että yksiköiden, jotka eivät kuulu pidemmän sopeutumisajan piiriin, on pantava sisäinen ilmoitusmenettely täytäntöön vuoden 2023 ensimmäisellä puoliskolla.
