Den 10 januari 2023 uppträdde webbplatsen för regeringens lagstiftningscenter en annan sjätte del av lagförslaget om skydd av personer som rapporterar överträdelser, den så kallade whistleblower-lagen. Även om nästa projekt inte saknade överraskande förändringar i förhållande till tidigare antaganden, bör publiceringen av nästa version läsas som ett gott tecken, vilket kan vara relaterat till informationen som publiceras på premiärministerns kanslers webbplats att det planerade datumet för antagandet av projektet av ministerrådet är första kvartalet 2023.
Vilka uppgifter och för vem införs Whistleblower Act?
Ikraftträdandet av lagen om visselblåsare gäller alla juridiska personer för vilka minst 50 personer utför eller tillhandahåller arbete (med undantag för enheter som anges i lagen, främst från reglerade industrier som finansmarknaden och med undantag för kontor och organisationsenheter med färre än 10 000 invånare).
Ovanstående innebär att varje enhet som enligt ett anställningsavtal eller andra avtal (inklusive civilrätt, inklusive B2B) anställer minst 50 personer kommer att vara skyldiga att tillämpa lagen och genomföra de skyldigheter som följer av den.
Den primära skyldigheten för en enhet som omfattas av lagen är i allmänhet att säkerställa skyddet för visselblåsare (s.k. whistleblowers) från repressalier.
Konkretiseringen av denna skyldighet är behovet av att genomföra ett internt förfarande för rapportering av överträdelser och uppföljningsåtgärder (internt anmälningsförfarande) i företaget och skyldigheten att föra register över interna anmälningar.
Vad är genomförandet av förfarandet för intern anmälan?
Det interna anmälningsförfarandet är en intern lag hos arbetsgivaren som fastställs av arbetsgivaren efter samråd med en fackföreningsorganisation som är verksam i en juridisk person eller med företrädare för personer som arbetar för den juridiska personen.
Lagen anger det minsta, obligatoriska innehållet i förfarandet, som bland annat inkluderar:
- Uppgift om vilken enhet eller person som har utsetts i den berörda juridiska personen för att ta emot, hantera, behandla och följa upp underrättelser.
- En beskrivning av visselblåsarnas sätt att översända anmälningar.
- En skyldighet att bekräfta sökanden av deklarationen inom 7 dagar efter mottagandet.
- Den längsta tidsfristen för att lämna synpunkter till anmälaren, högst tre månader från bekräftelsen av deklarationens ankomst.
- Fastställande av stimulanssystemet för användning av det interna anmälningsförfarandet.
Från genomförandet av det interna anmälningsförfarandet, som endast är en beskrivning av hur processen fungerar i en viss juridisk person, bör hela systemet för mottagning och hantering av visselblåsare och deras anmälningar särskiljas. Ett sådant system måste uppfylla ett antal krav som bland annat gäller de funktioner som anges i lagen, för att säkerställa säkerheten vid dataöverföring, anonymisering av dem och kontroll av tillgången till innehållet i anmälningarna av personer som är auktoriserade av den juridiska personen. Det system som uppfyller alla krav i lagen är WeMoral.
Förutom det interna anmälningsförfarandet föreskriver lagen också andra skyldigheter för arbetsgivaren, bland vilka man kan skilja bland annat:
- skyldighet att föra register över interna anmälningar
- skyldighet att säkerställa sekretess för visselblåsarens uppgifter och uppgifterna i anmälan
- Skyldigheten att behålla uppgifterna i anmälan under en period av högst 15 månader efter utgången av det år då följande åtgärder avslutades eller efter det att de åtgärder som inletts genom dessa åtgärder har slutförts.
- Informationsskyldigheter gentemot visselblåsaren.
Hur kan man säkerställa att hanteringssystemet för överträdelserapporter fungerar smidigt?
Systemet för hantering av överträdelserapporter fungerar i flera delar, huvudsakligen:
- En formell faktor — som består av skyldigheten att utarbeta och genomföra interna bestämmelser, inbegripet det interna anmälningsförfarandet.
- Organisatoriskt element — som består i att tillhandahålla och genomföra en teknisk och personlig struktur, säkerställa efterlevnad av tillämpliga bestämmelser och möjliggöra effektiv hantering av anmälningar från visselblåsare.
Det bästa sättet att snabbt och professionellt implementera ovanstående element är att implementera WeMoral-systemet — ett omfattande och anonymt system för hantering av överträdelserapporter, vilket säkerställer efterlevnad av nya regler, rapporternas anonymitet och användarvänlighet.
Katalog över överträdelser
Lagförslaget i artikel 3 anger en katalog över lagöverträdelser, som kan bli föremål för anmälan av visselblåsaren. Samtidigt anges att detta inte är en sluten katalog och en juridisk person som genomför det interna anmälningsförfarandet kan välja att utvidga det till att omfatta överträdelser av interna bestämmelser (t.ex. policyer, gällande bestämmelser) eller etiska standarder (t.ex. de som följer av interna uppförandekoder, regler för god praxis).
Vem kan vara en person som rapporterar ett brott mot lagen eller den så kallade whistlebloweren?
En visselblåsare är en person som rapporterar eller offentliggör information om en överträdelse som erhållits i ett arbetsrelaterat sammanhang. Ur en viss enhets synvinkel som omfattas av lagen kan en visselblåsare vara
- Labour kandidat
- anställd (inklusive tillfällig)
- praktikant, lärling
- entreprenör eller annan person som tillhandahåller arbete på grundval av ett civilrättsligt avtal
- entreprenör (t.ex. entreprenör eller anställd på B2B)
- aktieägare, aktieägare
Det är värt att notera att en sådan katalog samtidigt är en katalog över kategorier av personer till vilka en viss juridisk person är skyldig att tillåta inlämning enligt tillämpligt internt anmälningsförfarande.
Skydd av visselblåsaren
Ett av huvudmålen med inrättandet av en reglering av visselblåsare på EU-nivå och dess genomförande i medlemsstaterna är viljan att skydda visselblåsare från vedergällningsåtgärder som vidtas mot dem till följd av den anmälda överträdelsen.
Det är dock värt att notera att lagen inte ger någon undertecknare skydd, utan endast till en som hade rimliga skäl att tro att informationen i anmälan är sann och utgör ett brott mot lagen. Med ett ord, skydd är avsett att inte beviljas personer som gör rapporter i ond tro.
I den senaste versionen av utkastet till visselblåsare från januari 2023 beslutade lagstiftaren dessutom att införa en ytterligare begränsning/hämmande skydd. Nämligen, endast den anmälare som rapporterar överträdelsen av lagen som berör allmänintresset ska skyddas. I praktiken innebär detta att man utesluter skydd för dem som rapporterar brott mot lagen om privata enheters, individers intressen, vilket kan vara en viktig faktor som avskräcker visselblåsare från att rapportera överträdelser.
Om en extern ansökan lämnas in kan visselblåsaren hos den offentliga myndigheten ansöka om ett intyg där myndigheten bekräftar att visselblåsaren omfattas av det skydd som anges i lagen. I sin tur är den offentliga myndigheten skyldig att utfärda ett lämpligt intyg men först efter det att överträdelsen av lagen sannolikt kommer att inträffa.
Vad är vedergällningsåtgärder?
Som nämnts ovan är ett av huvudmålen med införandet av den nya lagstiftningen att skydda visselblåsaren från repressalier. Lagen förbjuder uttryckligen vedergällningsåtgärder mot anmälaren eller till och med försök eller hot att vidta sådana åtgärder.
Dessutom omfattar ovannämnda skydd även personer som hjälper till att göra anmälan, personer som är associerade med anmälaren samt till den organisatoriska enhet som ägs eller anställs av deklaranten.
Lagen anger inte en sluten katalog över vedergällningsåtgärder, utan endast exempel på det, såsom uppsägning eller uppsägning av avtalet med anmälaren, icke-förnyelse av avtalet med anmälaren, sänkning av lön, undanhållande av befordran, ogynnsamma förändringar av arbetsvillkoren, mobbning, diskriminering eller orimliga hänvisningar till läkarundersökningar.
En viktig aspekt som stärker skyddet för anmälaren är införandet av principen att bevisbördan för att en viss åtgärd inte är en vedergällningsåtgärd helt och hållet ligger på arbetsgivaren.
Uppföljning
Om inte arbetsgivaren, till följd av anmälan av visselblåsaren, inte får vidta några vedergällningsåtgärder, är den skyldig att följa upp.
Enligt definitionen i lagen är dessa åtgärder som vidtas av en juridisk person eller ett offentligt organ för att bedöma sanningen i informationen i anmälan och för att motverka överträdelse av den lag som kommer att bli föremål för anmälan, särskilt genom att ge en förklaring, inleda ett inspektions- eller administrativt förfarande, åtal, åtgärder som vidtagits för att återvinna ekonomiska resurser eller avsluta förfarandet enligt det interna förfarandet för rapportering av överträdelser och vidta åtgärder eller förfaranden för acceptera extern anmälningar och vidta följande åtgärder.
Uppföljningsskyldigheten måste vara en följd av det interna anmälningsförfarandet, och arbetsgivaren är skyldig att informera visselblåsaren om den uppföljningsåtgärd som vidtagits eller planerats senast tre månader från dagen för bekräftelsen av godkännandet av anmälan eller från dagen för anmälan (om ingen bekräftelse på godkännande av anmälan har gjorts).
Intern anmälan och extern anmälan
Lagen föreskriver 3 lägen för avslöjande av en visselblåsare om brott mot lagen som omfattas av lagen:
- Intern anmälan — som görs inom organisationen i enlighet med det interna anmälningsförfarande som antagits.
- extern anmälan — anmälan lämnas direkt till den berörda offentliga myndigheten, inklusive: Polis, statlig arbetsinspektion, åklagarmyndigheten, i enlighet med förfarandet för externa anmälningar som antagits i organet. Viktigt är att visselblåsaren kan göra en extern anmälan utan att behöva göra en intern anmälan först.
- Offentliggörande - det vill säga att offentliggöra information om överträdelse. En visselblåsare som vill offentliggöra och omfattas av skydd enligt lagen bör följa förfarandet enligt kapitel 5 i lagen.
Straffrätt
Lagen inför ett antal bestämmelser som föreskriver straffrättsligt ansvar för bland annat:
- hindra eller förhindra rapportering av en överträdelse,
- subtrahera vedergällningsåtgärder
- avslöjande av visselblåsarens identitet i strid med bestämmelserna i lagen (i vissa situationer är detta tillåtet)
- göra en anmälan i en situation där anmälaren vet att överträdelsen inte har skett,
Sedan när gäller de nya skyldigheterna enligt lagen?
Lagen träder i kraft efter 2 månader från dagen för tillkännagivandet. Enheter som omfattas av lagen kommer att ha två månader från dagen för lagens ikraftträdande att anpassa sig, särskilt att anta det interna anmälningsförfarandet. Undantaget från ovanstående regel kommer att vara enheter för vilka 50—249 personer utför arbeten, för dem kommer tidsfristen för att genomföra förfarandet för intern anmälan att vara den 17 december 2023.
Med tanke på tidslinjen för arbetet med lagen som offentliggörs på statliga webbplatser bör det förväntas att enheter som inte omfattas av den längre anpassningstiden måste genomföra det interna anmälningsförfarandet under första halvåret 2023.
