Le 10 janvier 2023, le site Web du Centre législatif du gouvernement a publié un autre sixième volet du projet de loi sur la protection des personnes signalant des violations, appelé loi sur les dénonciateurs. Bien que le prochain projet n'ait pas manqué de changements surprenants par rapport aux hypothèses précédentes, la publication de la prochaine version doit être considérée comme un bon signe, ce qui peut être lié aux informations publiées sur le site Web de la Chancellerie du Premier ministre selon lesquelles la date prévue pour l'adoption du projet par le Conseil des ministres est le premier trimestre de 2023.
Quels devoirs et pour qui la loi sur les dénonciateurs introduit-elle ?
L'entrée en vigueur de la loi sur les lanceurs d'alerte s'appliquera à toute entité juridique pour laquelle au moins 50 personnes effectuent ou fournissent du travail (à l'exception des entités énumérées de manière énumérée dans la loi, principalement issues de secteurs réglementés tels que le marché financier et à l'exception des bureaux et des unités organisationnelles de moins de 10 000 habitants).
Ce qui précède signifie que toute entité employant en vertu d'un contrat de travail ou d'autres contrats (y compris le droit civil, y compris le B2B) au moins 50 personnes sera obligée d'appliquer la loi et de mettre en œuvre les obligations qui en découlent.
Le principal devoir d'une entité soumise à la loi est généralement de garantir la protection des lanceurs d'alerte (appelés lanceurs d'alerte) contre les mesures de représailles.
La concrétisation de cette obligation est la nécessité de mettre en œuvre une procédure interne de signalement des infractions et des actions de suivi (procédure de notification interne) dans l'entreprise et l'obligation de tenir un registre des notifications internes.
Quelle est la mise en œuvre de la procédure de notification interne ?
La procédure de notification interne est un acte de droit interne de l'employeur, déterminé par celui-ci après consultation d'une organisation syndicale d'entreprise opérant au sein d'une personne morale ou des représentants des personnes fournissant du travail pour cette personne morale.
La loi indique le contenu minimum et obligatoire de la procédure, qui comprend notamment :
- une indication de l'entité ou de la personne désignée au sein de l'entité juridique concernée pour recevoir, traiter, traiter et suivre les notifications ;
- une description des moyens de transmission des notifications par les lanceurs d'alerte ;
- une obligation de confirmation envers le demandeur de la déclaration dans les 7 jours suivant sa réception ;
- le délai maximal pour soumettre des observations au notifiant, qui ne doit pas dépasser trois mois à compter de la confirmation de l'arrivée de la déclaration ;
- définir le système d'incitation à utiliser la procédure de notification interne.
De la mise en œuvre de la procédure de notification interne, qui n'est qu'une description du processus qui fonctionne dans une entité juridique donnée, il convient de distinguer l'ensemble du système de réception et de traitement des lanceurs d'alerte et de leurs notifications. Un tel système doit respecter un certain nombre d'exigences concernant, entre autres, les fonctionnalités énoncées dans la loi, garantir la sécurité de la transmission des données, leur anonymisation et le contrôle de l'accès au contenu des notifications par les personnes autorisées par l'entité juridique. Le système qui répond à toutes les exigences prévues par la loi est WeMoral.
Outre la procédure de notification interne, la loi prévoit également d'autres obligations de l'employeur, parmi lesquelles on peut distinguer entre autres :
- obligation de tenir un registre des notifications internes
- obligation de garantir la confidentialité des données du lanceur d'alerte et des données contenues dans la notification
- l'obligation de conserver les données contenues dans la notification pendant une période ne dépassant pas 15 mois après la fin de l'année au cours de laquelle les actions suivantes ont été conclues ou après l'achèvement des actions initiées par ces actions.
- obligations d'information à l'égard du lanceur d'alerte.
Comment garantir le bon fonctionnement du système de traitement des signalements d'infraction ?
Le fonctionnement du système de traitement des signalements d'infraction comprend plusieurs éléments, principalement :
- un élément formel, consistant en l'obligation d'élaborer et de mettre en œuvre des réglementations internes, y compris la procédure de notification interne ;
- élément organisationnel — consistant à fournir et à mettre en œuvre une structure technique et personnelle, à garantir le respect des réglementations applicables et à permettre un traitement efficace des notifications reçues des lanceurs d'alerte.
La meilleure façon de mettre en œuvre rapidement et professionnellement les éléments ci-dessus est de mettre en œuvre le système WeMoral, un système complet et anonyme de traitement des signalements d'infractions, qui garantit la conformité aux nouvelles réglementations, l'anonymat des rapports et la facilité d'utilisation.
Répertoire des infractions
Le projet de loi à l'article 3 indique un catalogue de violations de la loi, qui peuvent faire l'objet d'une notification par le lanceur d'alerte. Dans le même temps, il est indiqué qu'il ne s'agit pas d'un répertoire fermé et qu'une entité juridique mettant en œuvre la procédure de notification interne peut choisir de l'étendre aux violations des réglementations internes (par exemple, les politiques, les réglementations en vigueur) ou des normes éthiques (par exemple celles résultant de codes de conduite internes, de codes de bonne pratique).
Qui peut être une personne signalant une violation de la loi ou le soi-disant lanceur d'alerte ?
Un lanceur d'alerte est une personne qui rapporte ou divulgue publiquement des informations sur une infraction obtenue dans un contexte lié au travail. Du point de vue d'une entité donnée soumise à la Loi, un dénonciateur peut être :
- Candidat travailliste
- salarié (y compris temporaire)
- stagiaire, apprenti
- entrepreneur ou autre personne fournissant un travail sur la base d'un contrat de droit civil
- entrepreneur (par exemple, sous-traitant ou employé en B2B)
- actionnaire, actionnaire
Il convient de noter qu'un tel catalogue est en même temps un catalogue des catégories de personnes auxquelles une entité juridique donnée est obligée d'autoriser les soumissions conformément à la procédure de notification interne applicable.
Protection du lanceur d'alerte
L'un des principaux objectifs de la création d'une réglementation sur les lanceurs d'alerte au niveau européen et de sa mise en œuvre dans les États membres est de garantir la protection des lanceurs d'alerte contre les mesures de représailles prises à leur encontre à la suite de l'infraction signalée.
Il convient toutefois de noter que la loi ne protège aucun signataire, mais uniquement celui qui avait des motifs raisonnables de croire que les informations contenues dans la notification sont vraies et constituent une violation de la loi. En un mot, la protection n'est pas destinée à être accordée aux personnes qui font des signalements de mauvaise foi.
En outre, dans la dernière version du projet de loi de janvier 2023 sur les lanceurs d'alerte, le législateur a décidé d'introduire une nouvelle restriction/entrave à la protection. À savoir, seul le notifiant signalant l'infraction à la loi liée à l'intérêt public doit être protégé. Dans la pratique, cela signifie exclure la protection de ceux qui signalent des violations de la loi concernant les intérêts d'entités privées, de particuliers, ce qui peut constituer un facteur important dissuasif pour les lanceurs d'alerte de signaler des violations.
En cas de demande externe, le lanceur d'alerte peut demander à l'autorité publique un certificat dans lequel l'autorité confirme que le lanceur d'alerte est soumis à la protection spécifiée dans la loi. À son tour, l'autorité publique est tenue de délivrer un certificat approprié, mais uniquement lorsque la violation de la loi est susceptible de se produire.
Que sont les mesures de représailles ?
Comme indiqué ci-dessus, l'un des principaux objectifs de l'introduction de la nouvelle législation est de protéger le lanceur d'alerte contre les mesures de représailles. La loi interdit explicitement les mesures de représailles à l'encontre du déclarant ou même les tentatives ou menaces de prendre de telles mesures.
En outre, la protection ci-dessus s'étend également aux personnes qui aident à effectuer la notification, aux personnes associées au déclarant, ainsi qu'à l'unité organisationnelle détenue ou employée par le déclarant.
La loi ne contient pas de liste exhaustive de mesures de représailles, mais uniquement des exemples de celles-ci, telles que la résiliation ou la résiliation du contrat avec l'auteur de la notification, le non-renouvellement du contrat avec l'auteur de la notification, la réduction du salaire, le refus de promotion, la modification défavorable des conditions de travail, le harcèlement, la discrimination ou les recommandations déraisonnables pour des examens médicaux.
Un aspect important renforçant la protection du déclarant est l'introduction du principe selon lequel la charge de prouver qu'une action donnée n'est pas une mesure de représailles incombe entièrement à l'employeur.
Suivi
À moins que, à la suite de la notification du lanceur d'alerte, l'employeur ne soit pas autorisé à prendre des mesures de représailles, il est tenu d'y donner suite.
Au sens de la loi, il s'agit des actions entreprises par une personne morale ou un organisme public pour évaluer la véracité des informations contenues dans la notification et pour contrecarrer la violation de la loi qui fera l'objet de la notification, notamment en fournissant une explication, en engageant une procédure d'inspection ou administrative, des poursuites, des mesures prises pour récupérer des ressources financières ou pour clore la procédure menée dans le cadre de la procédure interne de signalement des infractions et en prenant des mesures ou des procédures pour accepter des informations externes notifications et prise des mesures suivantes.
L'obligation de suivi doit résulter de la procédure de notification interne, et l'employeur est tenu d'informer le lanceur d'alerte des mesures de suivi prises ou prévues au plus tard 3 mois après la date de confirmation de l'acceptation de la notification ou à compter de la date de la notification (si aucune confirmation d'acceptation de la notification n'a été faite).
Notification interne et notification externe
La loi prévoit trois modes de divulgation par un dénonciateur d'une violation de la loi couverte par la loi :
- notification interne : effectuée au sein de l'organisation conformément à la procédure de notification interne adoptée ;
- notification externe — notification soumise directement à l'autorité publique compétente, notamment à la police, à l'inspection du travail de l'État, au ministère public, conformément à la procédure de notifications externes adoptée par l'organisme. Il est important de noter que le lanceur d'alerte peut envoyer une notification externe sans avoir à effectuer d'abord une notification interne.
- Divulgation publique, c'est-à-dire rendre publiques les informations relatives à une infraction. Tout dénonciateur souhaitant faire une divulgation publique et bénéficier des protections prévues par la loi doit suivre la procédure prévue au chapitre 5 de la loi.
Lois pénales
La loi introduit un certain nombre de dispositions prévoyant la responsabilité pénale pour, entre autres :
- entraver ou empêcher le signalement d'une infraction ;
- soustraction des mesures de représailles
- divulgation de l'identité du lanceur d'alerte en violation des dispositions de la loi (dans certaines situations, cela est autorisé)
- effectuer une notification dans une situation où le notifiant sait que l'infraction n'a pas été commise ;
Depuis quand les nouvelles obligations prévues par la Loi s'appliquent-elles ?
La loi doit entrer en vigueur deux mois après la date de l'annonce. Les entités soumises à la loi auront 2 mois à compter de la date d'entrée en vigueur de la loi pour s'adapter, notamment pour adopter la procédure de notification interne. Les entités pour lesquelles 50 à 249 personnes effectuent des travaux feront exception à la règle ci-dessus. Pour elles, la date limite de mise en œuvre de la procédure de notification interne sera le 17 décembre 2023.
Compte tenu du calendrier des travaux sur la loi publié sur les sites Web du gouvernement, il faut s'attendre à ce que les entités non couvertes par le délai d'adaptation plus long mettent en œuvre la procédure de notification interne au premier semestre 2023.
