L'une des obligations et des défis des entités qui mettent en œuvre les dispositions relatives à la protection des lanceurs d'alerte dans leur organisation est l'élaboration et l'adoption de procédures internes pour recevoir et en assurant le suivi des rapports.
La DIRECTIVE (UE) 2019/1937 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des infractions du droit de l'Union (directive sur les dénonciateurs) prévoit que les informateurs devraient être encouragés à utiliser d'abord les canaux de signalement internes et à le signaler à leur employeur, si de tels canaux sont disponibles pour et on peut raisonnablement s'attendre à ce qu'ils fonctionnent. En conséquence, les entités juridiques des secteurs privé et public devraient établir des procédures internes appropriées pour la réception et le suivi des rapports.
Conformément à l'article 9 de la directive relative aux lanceurs d'alerte, les procédures de signalement interne et de suivi visées à l'article 8 comprennent les éléments suivants :
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des canaux de réception des signalements conçus, établis et gérés de manière sécurisée garantissant la confidentialité de l'identité de l'informateur et de tout tiers la partie mentionnée dans le rapport est protégée et empêche les membres du personnel non autorisés d'y accéder ;
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un accusé de réception du rapport adressé à l'informateur dans les sept jours suivant cette réception ;
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la désignation d'une personne ou d'un service impartial compétent pour le suivi des signalements, qui peut être la même personne ou le même service que celui qui reçoit les signalements et qui sera maintenir la communication avec l'informateur et, si nécessaire, lui demander des informations complémentaires et lui fournir des commentaires ;
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un suivi diligent par la personne ou le service désigné visé au point c) ;
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un suivi diligent, lorsque le droit national le prévoit, en ce qui concerne les signalements anonymes ;
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un délai raisonnable pour fournir des commentaires, ne dépassant pas trois mois à compter de l'accusé de réception ou, si aucun accusé de réception n'a été envoyé au déclarant, trois mois à compter du expiration du délai de sept jours après l'établissement du rapport ;
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fourniture d'informations claires et facilement accessibles concernant les procédures d'information externe destinées aux autorités compétentes conformément à l'article 10 et, le cas échéant, aux établissements, organes ou agences de l'Union.
Le projet de loi sur la protection des personnes qui signalent des violations de la loi impose aux employeurs couverts par cette loi d'établir des règles internes de signalement, qui définissent la procédure de signalement violations de la loi et prise de mesures de suivi. Les dispositions proposées supposent que le règlement constituera un acte du droit interne de l'employeur et que son contenu devrait donc être convenu avec les représentants des travailleurs, conformément à la réglementation applicable.
Dans le cadre du partenariat entre WeMoral et le cabinet d'avocats SPG Legal Sawicki i Wspólnicy nous avons développé un projet de règlement pour whistleblowers, qui est disponible en téléchargement gratuit.
