Μία από τις υποχρεώσεις και προκλήσεις των φορέων που εφαρμόζουν τις διατάξεις για την προστασία των πληροφοριοδοτών στην οργάνωσή τους είναι η ανάπτυξη και υιοθέτηση εσωτερικών διαδικασιών για την παραλαβή και την παρακολούθηση των αναφορών.
ΟΔΗΓΙΑ (ΕΕ) 2019/1937 ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ της 23ης Οκτωβρίου 2019 σχετικά με την προστασία των προσώπων που καταγγέλλουν παραβάσεις του ενωσιακού δικαίου (οδηγία για τους πληροφοριοδότες) προβλέπει ότι τα πρόσωπα που υποβάλλουν εκθέσεις θα πρέπει να ενθαρρύνονται να χρησιμοποιούν πρώτα τους εσωτερικούς διαύλους αναφοράς και να αναφέρουν στον εργοδότη τους, εφόσον οι δίαυλοι αυτοί είναι διαθέσιμοι για τους και μπορεί εύλογα να αναμένεται να λειτουργήσει. Κατά συνέπεια, οι νομικές οντότητες του ιδιωτικού και του δημόσιου τομέα θα πρέπει να θεσπίσουν κατάλληλες εσωτερικές διαδικασίες για την παραλαβή και την παρακολούθηση εκθέσεις.
Σύμφωνα με το άρθρο 9 της οδηγίας για τους πληροφοριοδότη, οι διαδικασίες εσωτερικής υποβολής εκθέσεων και παρακολούθησης που αναφέρονται στο άρθρο 8 περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
-
δίαυλοι λήψης των εκθέσεων, οι οποίοι σχεδιάζονται, καταρτίζονται και λειτουργούν με ασφαλή τρόπο ώστε να διασφαλίζεται η εμπιστευτικότητα της ταυτότητας του προσώπου που υποβάλλει τα στοιχεία και κάθε τρίτου το μέρος που αναφέρεται στην έκθεση προστατεύεται και εμποδίζει την πρόσβαση σε αυτή από μη εξουσιοδοτημένα μέλη του προσωπικού·
-
βεβαίωση παραλαβής της έκθεσης στο πρόσωπο που υποβάλλει τα στοιχεία εντός επτά ημερών από την παραλαβή αυτή·
-
τον ορισμό ενός αμερόληπτου προσώπου ή υπηρεσίας που είναι αρμόδιο για την παρακολούθηση των εκθέσεων, το οποίο μπορεί να είναι το ίδιο πρόσωπο ή υπηρεσία με εκείνο που παραλαμβάνει τις εκθέσεις και το οποίο διατηρεί επικοινωνία με το πρόσωπο που υποβάλλει τα στοιχεία και, εφόσον είναι αναγκαίο, ζητεί περαιτέρω πληροφορίες από το εν λόγω πρόσωπο και παρέχει ανατροφοδότηση από το εν λόγω πρόσωπο,
-
επιμελής παρακολούθηση από το οριζόμενο πρόσωπο ή υπηρεσία που αναφέρεται στο στοιχείο γ) ·
-
επιμελής παρακολούθηση, εφόσον προβλέπεται από το εθνικό δίκαιο, όσον αφορά την ανώνυμη αναφορά·
-
εύλογο χρονικό διάστημα για την υποβολή σχολίων, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις μήνες από την απόδειξη παραλαβής ή, εάν δεν έχει αποσταλεί απόδειξη παραλαβής στο πρόσωπο που υποβάλλει τα στοιχεία, τρεις μήνες από την ημερομηνία παραλαβής λήξη της περιόδου των επτά ημερών μετά τη σύνταξη της έκθεσης·
-
παροχή σαφών και εύκολα προσβάσιμων πληροφοριών σχετικά με τις διαδικασίες εξωτερικής υποβολής εκθέσεων στις αρμόδιες αρχές σύμφωνα με το άρθρο 10 και, κατά περίπτωση, στα ιδρύματα, τα όργανα, τα γραφεία ή τους οργανισμούς της Ένωσης.
Το σχέδιο νόμου για την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του νόμου, απαιτούν από τους εργοδότες που καλύπτονται από τον παρόντα νόμο για τη θέσπιση εσωτερικών κανόνων υποβολής εκθέσεων, οι οποίοι καθορίζουν τη διαδικασία υποβολής εκθέσεων παραβιάσεις του νόμου και τη λήψη μέτρων παρακολούθησης. Οι προτεινόμενες διατάξεις προϋποθέτουν ότι οι κανονισμοί θα είναι πράξη του εσωτερικού δικαίου του εργοδότη και ως εκ τούτου το περιεχόμενό του θα πρέπει να συμφωνηθεί με τους εκπροσώπους των εργαζομένων, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς.
Στο πλαίσιο της συνεργασίας της WeMoral με το δικηγορικό γραφείο SPG Legal Sawicki i Wspólnicy έχουμε αναπτύξει ένα σχέδια κανονισμών για whistleblowers, το οποίο είναι διαθέσιμο για δωρεάν download.
