En af forpligtelserne og udfordringerne for enheder, der gennemfører bestemmelserne om whistleblower-beskyttelse i deres organisation, er udvikling og vedtagelse af interne procedurer for modtagelse af og opfølgning på rapporter.
EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS DIREKTIV (EU) 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser i EU-retten (Whistleblower-direktivet) fastsætter, at rapporterende personer bør tilskyndes til først at anvende interne rapporteringskanaler og rapportere til deres arbejdsgiver, hvis sådanne kanaler er tilgængelige for dem og kan med rimelighed forventes at fungere. Som følge heraf bør juridiske enheder i den private og offentlige sektor indføre passende interne procedurer for modtagelse og opfølgning på rapporter.
I henhold til artikel 9 i Whistleblower-direktivet skal procedurerne for intern rapportering og opfølgning som omhandlet i artikel 8 omfatte følgende:
-
kanaler til modtagelse af rapporter, som er udformet, etableret og drevet på en sikker måde, der sikrer, at fortroligheden af den indberettende persons identitet og enhver tredje den part, der er nævnt i rapporten, er beskyttet og forhindrer uautoriseret medarbejderes adgang hertil
-
bekræftelse af modtagelsen af indberetningen til den indberettende person senest syv dage efter modtagelsen
-
udpegelse af en upartisk person eller tjenestegren, der er kompetent til at følge op på rapporterne, som kan være den samme person eller afdeling som den, der modtager rapporterne, og som skal opretholde kommunikationen med den rapporterende person og om nødvendigt anmode om yderligere oplysninger fra og give feedback til den rapporterende person
-
omhyggelig opfølgning foretaget af den udpegede person eller afdeling, der er omhandlet i litra c)
-
omhyggelig opfølgning, hvis det er fastsat i national ret, for så vidt angår anonym indberetning
-
en rimelig tidsramme for tilbagemelding, der ikke må overstige tre måneder fra modtagelsesbekræftelsen eller, hvis der ikke blev sendt nogen bekræftelse til den indberettende person, tre måneder efter modtagelsen udløbet af syvdagesperioden efter rapportens udarbejdelse
-
tilvejebringelse af klare og lettilgængelige oplysninger om procedurerne for ekstern rapportering til kompetente myndigheder i henhold til artikel 10 og, hvor det er relevant, til institutter Unionens organer, kontorer eller agenturer.
Udkastet til lov om beskyttelse af personer, der rapporterer overtrædelser af loven, kræver, at arbejdsgivere, der er omfattet af denne lov til at etablere interne rapporteringsregler, som definerer proceduren for rapportering overtrædelser af loven og opfølgning. De foreslåede bestemmelser antager, at reglerne vil være en handling i arbejdsgiverens interne lov, og derfor bør indholdet være aftalt med arbejdstagerrepræsentanterne i overensstemmelse med gældende regler.
Som led i partnerskabet mellem WeMoral og advokatfirmaet SPG Legal Sawicki i Wspólnicy vi har udviklet en udkast til forordninger for whistleblowers, som er tilgængelig til gratis download.
