Jednym z obowiązków i zarazem wyzwań podmiotów wdrażających w swojej organizacji przepisy dotyczące ochronę sygnalistów jest opracowanie i przyjęcie wewnętrznej procedury przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych w związku z nimi.
Ustawa o sygnalistach nakłada na pracodawców obowiązek ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, określającego procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Przepisy zakładają, że regulamin będzie aktem prawa wewnętrznego pracodawcy, w związku z czym jego treść powinna być ustalona z przedstawicielami pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
Osoby dokonujące zgłoszenia (sygnaliści) powinny być zachęcane do korzystania w pierwszej kolejności z wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń i dokonywania zgłoszeń swojemu pracodawcy, jeżeli mogą z takich kanałów korzystać i rozsądnie oczekiwać, że zgłoszenie dokonane w taki sposób odniesie skutek. W rezultacie podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym powinny ustanowić odpowiednie wewnętrzne procedury przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych w związku z nimi.
Darmowy wzór procedury
W ramach partnerstwa pomiędzy Wemoral a kancelarią prawną SPG Legal Sawicki i Wspólnicy, opracowaliśmy przykładowy wzór regulaminu dla sygnalistów, który jest dostępny do pobrania za darmo poniżej.
Od wdrożenia procedur zgłaszania naruszeń, które są tylko opisem procesu funkcjonującego w danym podmiocie prawnym należy odróżnić pełne wdrożenie systemu przyjmowania i obsługi zgłoszeń. System taki musi spełnić szereg wymogów określonych w ustawie jak: funkcjonalności, bezpieczeństwa danych, ich anonimizacji oraz kontroli dostępu do treści zgłoszeń przez osoby uprawnione. Wemoral jako system dla sygnalistów spełnia wszystkie wymogi przewidziane w ustawie.
Procedury na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych, obejmują następujące elementy:
- Kanały przyjmowania zgłoszeń zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu;
- Potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania;
- Wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, przy czym może to być ta sama osoba lub ten sam wydział, które przyjmują zgłoszenia, które będą komunikować się z osobą dokonującą zgłoszenia i w stosownych przypadkach zwracać się do osoby dokonującej zgłoszenia o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotne;
- Podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wyznaczony wydział
- Podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych, jeżeli prawo krajowe przewiduje takie działania, w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych;
- Rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub, w przypadku niewysłania potwierdzenia do osoby dokonującej zgłoszenia, trzech miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia;
- Zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów zgodnie z art. 10 oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii.
