Ena od obveznosti in izzivov subjektov, ki izvajajo določbe o zaščiti prijaviteljev nepravilnosti v svoji organizaciji, je razvoj in sprejetje notranjih postopkov za sprejem in spremljanje poročil.
Direktiva (EU) 201937 EVROPSKEGA PARLAMENTA IN SVETA z dne 23. oktobra 2019 o zaščiti oseb, ki poročajo o kršitvah prava Unije (direktiva o prijaviteljih) določa, da je treba poročevalce spodbujati, da najprej uporabijo notranje kanale poročanja in poročajo svojemu delodajalcu, če so takšni kanali na voljo in jih je mogoče razumno pričakovati, da bodo delovali. Zato bi morale pravne osebe v zasebnem in javnem sektorju vzpostaviti ustrezne notranje postopke za sprejem in spremljanje poročila.
V skladu s členom 9 Direktive o žvižgačih postopkih za notranje poročanje in nadaljnje ukrepanje iz člena 8 vključujejo naslednje:
-
kanalov za sprejemanje poročil, ki so zasnovana, vzpostavljena in upravljana na varen način, ki zagotavlja zaupnost identitete osebe poročevalke in katere koli tretje osebe stranka, navedena v poročilu, je zaščitena in nepooblaščenim uslužbencem preprečuje dostop do nje;
-
potrdilo o prejemu poročila osebi, ki poroča, v sedmih dneh po prejemu poročila;
-
določitev nepristranske osebe ali službe, pristojne za spremljanje poročil, ki je lahko ista oseba ali oddelek kot tista, ki prejme poročila in ki bo vzdržuje komunikacijo z osebo, ki poroča, in po potrebi od te osebe, ki poroča, zahteva dodatne informacije in ji posreduje povratne informacije;
-
skrbno spremljanje imenovane osebe ali službe iz točke (c);
-
skrbno spremljanje, kadar to določa nacionalna zakonodaja, kar zadeva anonimno poročanje;
-
razumen časovni okvir za zagotavljanje povratnih informacij, ki ne presega treh mesecev od potrdila o prejemu ali, če nobena potrditev ni bila poslana osebi, ki poroča, tri mesece po prejemu izteku sedemdnevnega obdobja po pripravi poročila;
-
zagotavljanje jasnih in lahko dostopnih informacij o postopkih za zunanje poročanje pristojnim organom v skladu s členom 10 in po potrebi institucijam, organov, uradov ali agencij Unije.
Osnutek zakona o varstvu oseb, ki poročajo o kršitvah zakona, od delodajalcev, ki jih zajema ta zakon, zahtevajo, da vzpostavijo notranja pravila poročanja, ki opredeljujejo postopek poročanja kršitve zakona in nadaljnje ukrepanje. Predlagane določbe predvidevajo, da bodo predpisi akt notranjega prava delodajalca, zato bi morala biti njegova vsebina dogovorjeno s predstavniki delavcev v skladu z veljavnimi predpisi.
Kot del partnerstva med WeMoral in odvetniško pisarno SPG Legal Sawicki i Wspólnicy smo razvili osnutki predpisov za žvižgači, ki je na voljo za brezplačen prenos.
