Uno degli obblighi e delle sfide delle entità che attuano le disposizioni sulla protezione degli informatori nella propria organizzazione è lo sviluppo e l'adozione di procedure interne per la ricezione e dare seguito alle segnalazioni.
LA DIRETTIVA (UE) 2019/1937 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 23 ottobre 2019 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione (direttiva sugli informatori) prevede che le persone segnalanti dovrebbero essere incoraggiate a utilizzare innanzitutto i canali di segnalazione interni e a riferire al proprio datore di lavoro, se tali canali sono disponibili per e ci si può ragionevolmente aspettare che funzionino. Di conseguenza, i soggetti giuridici del settore pubblico e privato dovrebbero stabilire procedure interne appropriate per ricevere e dare seguito a rapporti.
Ai sensi dell'articolo 9 della direttiva Whistleblower, le procedure per la segnalazione interna e per il follow-up di cui all'articolo 8 includono quanto segue:
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canali per la ricezione delle segnalazioni progettati, istituiti e gestiti in modo sicuro che garantisca la riservatezza dell'identità della persona segnalante e di qualsiasi terzo la parte menzionata nel rapporto è protetta e impedisce l'accesso ad essa da parte di membri del personale non autorizzati;
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avviso di ricevimento della segnalazione alla persona segnalante entro sette giorni dal ricevimento;
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la designazione di una persona o servizio imparziale competente a dare seguito alle segnalazioni, che può essere la stessa persona o servizio di quello che riceve le segnalazioni e che: mantenere la comunicazione con la persona segnalante e, se necessario, chiedere ulteriori informazioni e fornire un feedback alla persona segnalante;
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seguito diligente da parte della persona o del servizio designato di cui alla lettera c);
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monitoraggio diligente, ove previsto dal diritto nazionale, per quanto riguarda le segnalazioni anonime;
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un termine ragionevole per fornire il feedback, non superiore a tre mesi dall'avviso di ricevimento o, se non è stata inviata alcuna conferma alla persona segnalante, tre mesi dalla scadenza del periodo di sette giorni successivo alla presentazione della segnalazione;
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fornitura di informazioni chiare e facilmente accessibili sulle procedure di segnalazione esterna alle autorità competenti ai sensi dell'articolo 10 e, se del caso, agli enti, organi, uffici o agenzie dell'Unione.
Il progetto di legge sulla protezione delle persone che segnalano violazioni della legge richiede ai datori di lavoro cui si applica questa legge di stabilire norme interne di segnalazione, che definiscono la procedura di segnalazione violazioni della legge e azioni successive. Le disposizioni proposte presuppongono che i regolamenti siano un atto del diritto interno del datore di lavoro e pertanto il suo contenuto dovrebbe essere concordato con i rappresentanti dei dipendenti, in conformità con le normative applicabili.
Nell'ambito della partnership tra WeMoral e lo studio legale SPG Legal Sawicki i Wspólnicy abbiamo sviluppato un progetti di regolamento per whistleblowers, scaricabile gratuitamente.
