Een van de verplichtingen en uitdagingen van entiteiten die de bepalingen inzake de bescherming van klokkenluiders in hun organisatie uitvoeren, is de ontwikkeling en goedkeuring van interne procedures voor ontvangst en het opvolgen van meldingen.
De RICHTLIJN (EU) 2019/1937 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 23 oktober 2019 betreffende de bescherming van personen die inbreuken melden van het Unierecht (klokkenluidersrichtlijn) bepaalt dat melders moeten worden aangemoedigd om eerst gebruik te maken van interne meldingskanalen en verslag uit te brengen aan hun werkgever, indien dergelijke kanalen beschikbaar zijn voor ze en er mag redelijkerwijs van worden verwacht dat ze werken. Daarom moeten juridische entiteiten in de private en publieke sector passende interne procedures invoeren voor de ontvangst en opvolging van rapporten.
Overeenkomstig artikel 9 van de klokkenluiderrichtlijn omvatten de procedures voor interne rapportage en voor follow-up als bedoeld in artikel 8 het volgende:
-
kanalen voor het ontvangen van de meldingen die zijn ontworpen, opgesteld en beheerd op een veilige manier die ervoor zorgt dat de vertrouwelijkheid van de identiteit van de meldende persoon en van elke derde persoon de in het rapport genoemde partij is beschermd en verhindert de toegang daartoe door niet-bevoegde personeelsleden;
-
bevestiging van ontvangst van het rapport aan de meldende persoon binnen zeven dagen na ontvangst;
-
de aanwijzing van een onpartijdige persoon of afdeling die bevoegd is om gevolg te geven aan de meldingen, die dezelfde persoon of afdeling kan zijn als degene die de meldingen ontvangt en die de communicatie met de meldende persoon onderhouden en, waar nodig, om aanvullende informatie vragen en feedback geven aan die meldende persoon;
-
zorgvuldige opvolging door de aangewezen persoon of afdeling als bedoeld onder c);
-
zorgvuldige opvolging, voor zover voorzien in de nationale wetgeving, met betrekking tot anonieme meldingen;
-
een redelijke termijn om feedback te geven, niet meer dan drie maanden vanaf de ontvangstbevestiging of, indien er geen bevestiging is gestuurd naar de meldende persoon, drie maanden vanaf de het verstrijken van de periode van zeven dagen na het opstellen van de melding;
-
verstrekking van duidelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie over de procedures voor externe rapportage aan bevoegde autoriteiten overeenkomstig artikel 10 en, indien relevant, aan instellingen; organen, bureaus of agentschappen van de Unie.
Het wetsontwerp inzake de bescherming van personen die overtredingen van de wet melden, verplicht werkgevers die onder deze wet vallen om interne rapporteringsregels op te stellen, waarin de meldingsprocedure is vastgelegd. overtredingen van de wet en het nemen van vervolgmaatregelen. De voorgestelde bepalingen gaan ervan uit dat het reglement een handeling van het interne recht van de werkgever is en dat de inhoud ervan daarom als volgt moet zijn overeengekomen met de vertegenwoordigers van de werknemers, in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.
Als onderdeel van de samenwerking tussen WeMoral en het advocatenkantoor SPG Legal Sawicki i Wspólnicy we hebben een ontwikkeld ontwerpverordeningen voor klokkenluiders, die gratis te downloaden is.
