Veilig klokkenluiderssysteem

Een veilig, anoniem meldformulier, automatische meldingen en een beheerpaneel. Een medewerker meldt een misstand, je team reageert en de klokkenluider krijgt een antwoord zonder zijn identiteit prijs te geven.

Richtlijn inzake de bescherming van klokkenluiders (2019/1937)
GDPR & Schrems II
EU-gegevensoverblijving, Frankfurt
Versleuteld in transit en in rust
25 talen

Whistleblowing software is een eenvoudig te gebruiken hulpmiddel. Nadat u zich hebt aangemeld, wordt er zonder extra kosten een speciale rapportagepagina samengesteld die speciaal is aangepast aan uw huisstijl. U ontvangt een klokkenluiderslink die u onder werknemers en andere belanghebbenden kunt verspreiden. Iedereen die een wangedrag wil melden, heeft dan toegang tot het gegeven rapport en kan drie eenvoudige stappen volgen:

Rapporteurs bereiken het meldingskanaal via een merk weblink, een ingebedde formulier op uw intranet, of een afgedrukte QR-code op werkplekposters. E-mail stelt de zaakbehandeling automatisch in kennis.

Beschrijf het probleem

De klokkenluider vult een anonieme en 100% veilige vorm in. Deze stap is heel eenvoudig.

Verstrek optioneel bewijs

De klokkenluider kan bijlagen zoals bestanden, foto's en video's uploaden en indien nodig aanvullende informatie verstrekken. Alle velden voor rapportageformulieren kunnen worden aangepast.

Rapport verzenden

Alle gegevens worden versleuteld en er wordt een nieuw casusrapport gemaakt. De door u toegewezen casemanagers worden op de hoogte gebracht en kunnen reageren. Bijlagen van hoesjes worden gescand op virussen. De klokkenluider ontvangt een unieke, met een wachtwoord beveiligde link naar de zaak voor verdere communicatie.

Na het indienen van het rapport wordt het afgeleverd bij uw panel op de WeMoral-service en worden de aangewezen personen hiervan per e-mail op de hoogte gebracht. Vervolgens wordt besloten hoe verder te gaan met het rapport. Tegelijkertijd kan de casemanager in uw bedrijf veilig contact opnemen met de klokkenluider voor meer informatie of feedback van het bedrijf. Het hele proces van tweerichtingscommunicatie is versleuteld en veilig, met behoud van de hoogste vertrouwelijkheidsnormen.

Hoe anonimiteit end-to-end behouden blijft

Geen identiteitsspoor

We registreren geen IP-adressen op het meldingsformulier, browservingerafdrukken en analyticscripts staan standaard uit op de inzendingspagina's, en geüploade bestanden krijgen hun metagegevens (EXIF, auteur, revisiegeschiedenis) verwijderd voordat ze in het dossier terechtkomen.

AVG-conform

Wettelijke basis, rechten van betrokkenen en bewaarroutines zijn ingebouwd in de workflow, niet achteraf toegevoegd. Standaardcontractbepalingen zijn beschikbaar op aanvraag voor Enterprise-klanten.

End-to-end versleutelde dialoog

Bidirectionele berichten tussen rapporteur en zaakbehandeling zijn versleuteld in transit en in rust. Anonieme rapporteurs ontvangen een eenmalige zaakcode waarmee ze terugkeren naar het gesprek, zonder ooit een account aan te maken of een e-mailadres te delen.

EU-gegevensoverblijving

Alle zaakgegevens zijn opgeslagen in Frankfurt, Duitsland, binnen de Europese Unie. Geen gegevens verlaten de EU-rechtsmacht tijdens normale bedrijfsvoering.

Is het verplicht? Sinds wanneer moet mijn bedrijf een klokkenluidersdienst implementeren?

De EU-klokkenluiderrichtlijn introduceert vaste termijnen van waaruit het bezit van de klokkenluiderdienst verplicht is voor individuele organisaties. Dit sluit echter niet de mogelijkheid uit van een eerdere vrijwillige implementatie van een dergelijk systeem in uw bedrijf als het niet onder de verplichting valt. Volgens de richtlijn klokkenluiders van de EU:

Vanaf 17 december 2021 moet de nieuwe wet door de EU-lidstaten in nationaal recht worden omgezet. Vanaf deze datum moet elke organisatie met minstens 250 werknemers bereid zijn om aan de nieuwe wet te voldoen.

Vanaf 17 december 2023 moet elke organisatie met 50-249 werknemers klaar zijn om aan de nieuwe wet te voldoen en een klokkenluidersdienst te implementeren.

Wat houdt de verplichting in om een klokkenluidersdienst te hebben?

De nieuwe vereiste komt voort uit de Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 betreffende de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden en verplicht elke entiteit die binnen de EU actief is om zich aan de regels te houden.

Welk soort klokkenluiderkanaal moet er worden geïmplementeerd?

Interne klokkenluiders worden belangrijker dan ooit. Volgens de richtlijn moeten werkgevers passende interne systemen implementeren om hun werknemers aan te moedigen incidenten intern te melden, d.w.z. in de eerste plaats aan hun werkgever. Er zij echter op gewezen dat klokkenluiders ook door de richtlijn zullen worden beschermd wanneer ze verslag uitbrengen aan de bevoegde autoriteiten of aan de media.

De EU-richtlijn stelt specifieke eisen aan de aard van het te verstrekken klokkenluiderkanaal. De belangrijkste voorwaarde is dat het systeem de anonimiteit van de klokkenluider waarborgt. WeMoral is een complexe oplossing die werkgevers voorziet van de naleving van de nieuwste vereisten en werknemers het hoogste niveau van beveiliging en anonimiteit biedt.

Kan mijn werkgever mij identificeren als ik anoniem inzend?

Nee. Het meldingsformulier registreert geen IP-adressen of browservingerafdrukken, geüploade bestanden krijgen metagegevens verwijderd voordat ze in het dossier terechtkomen, en een anonieme inzending maakt geen account, e-mailkoppeling of sessie aan die naar u kan worden teruggevonden. De enige weg terug in het gesprek is de eenmalige zaakcode die na inzending wordt weergegeven.

Waar worden de gegevens gehost en wie kan deze zien?

Alle zaakgegevens zijn opgeslagen op EU-gehoste infrastructuur in Frankfurt, Duitsland. Toegang is beperkt tot de zaakbehandeling die uw organisatie aanwijst; elke lees- en schrijfbewerking wordt geregistreerd in een audit trail.

Hoe snel kunnen we live gaan?

Het rapportgeursformulier is geconfigureerd en klaar om berichten te ontvangen in minder dan 5 minuten. Het meldingskanaal in uw interne procedures integreren, zaakbehandeling trainen en aan het personeel communiceren duurt meestal een paar dagen.

Wat gebeurt er met een rapport nadat de bewaartermijn verloopt?

Zodra de zaakafhandelings- en wettelijke bewaartermijn verloopt, worden het rapport, bijlagen en berichtgeschiedenis veilig verwijderd uit het systeem. Verwijdering is onomkeerbaar; noch uw team noch wij bewaren een kopie.

Klokkenluiderssoftware die
veilig, vertrouwelijk en conform de regelgeving.

Versleutelde communicatie

Zorg voor een 100% veilig communicatiekanaal voor klokkenluiders.

Uitgebreide service

Alles op één plek. Intuïtief dashboard voor casemanagement verhoogt de productiviteit.

analytici

Houd rapporten binnen uw bedrijf bij vanaf een gecentraliseerd dashboard.

Machtigingen

Beheer de toegang en wijs rollen toe via ons gebruiksvriendelijke bedieningspaneel.

Lanceer je meldkanaal voor klokkenluiders in minder dan 5 minuten!

Kant-en-klare meldpagina conform de Wet bescherming klokkenluiders. Je zet hem zonder ontwikkelaar live.

Gratis proberen