Sistema seguro de denúncias para denunciantes

Formulário de denúncia seguro e anónimo, notificações automáticas e um painel de administração. Um colaborador reporta uma irregularidade, a sua equipa responde e o denunciante recebe uma resposta sem revelar a identidade.

Lei n.º 93/2021 (Diretiva de Denúncias da UE)
RGPD e Schrems II
Residência de dados na UE, Frankfurt
Encriptado em trânsito e em repouso
25 idiomas

O software de denúncia de irregularidades é uma ferramenta fácil de usar. Depois de se inscrever, preparará uma página de relatórios dedicada personalizada especificamente para sua marca, sem nenhum custo adicional. Você receberá um link de denúncia que poderá distribuir entre funcionários e outras partes interessadas. Qualquer pessoa que deseje denunciar uma má conduta pode então acessar o relatório fornecido e seguir três etapas fáceis:

Os denunciantes acedem ao canal através de uma ligação web com marca, um formulário incorporado na sua intranet ou de um código QR impresso em cartazes do local de trabalho. O email notifica automaticamente os gestores de casos.

Descreva o problema

O denunciante preenche um formulário anônimo e 100% seguro. Essa etapa é muito simples.

Forneça evidências opcionais

O denunciante pode fazer upload de anexos como arquivos, fotos, vídeos e fornecer informações adicionais, se necessário. Todos os campos do formulário de relatório podem ser personalizados.

Enviar relatório

Todos os dados estão sendo criptografados e um novo relato de caso é criado. Os gerentes de caso designados por você são notificados e podem responder. Os anexos do estojo são verificados em busca de vírus. O denunciante recebe um link exclusivo protegido por senha para o caso para comunicação posterior.

Depois de enviar o relatório, ele é entregue ao seu painel no serviço WeMoral, e as pessoas designadas são informadas sobre isso por e-mail. A decisão é então tomada sobre como proceder com o relatório. Ao mesmo tempo, o gerente de caso da sua empresa pode entrar em contato com segurança com o denunciante para obter mais informações ou fornecer feedback da empresa. Todo o processo de comunicação bidirecional é criptografado e seguro, mantendo os mais altos padrões de confidencialidade.

Como o anonimato é preservado de forma integral

Sem registo de identidade

Não registamos endereços IP no formulário de denúncia, os scripts de análise e impressão digital de navegador estão desativados por padrão nas páginas de apresentação de relatórios, e os ficheiros carregados têm seus metadados (EXIF, autor, histórico de revisões) removidos antes de chegarem ao ficheiro de caso.

Conforme com o RGPD

Base legal, direitos do titular dos dados e controlos de retenção estão incorporados no fluxo de trabalho, não acrescentados. As Cláusulas Contratuais Padrão estão disponíveis sob pedido para clientes Enterprise.

Diálogo encriptado de forma integral

As mensagens bidirecionais entre denunciante e gestor de caso são encriptadas em trânsito e em repouso. Os denunciantes anónimos recebem um código de caso de utilização única que lhes permite voltar a iniciar sessão para acompanhar, sem nunca criar uma conta ou partilhar um correio eletrónico.

Residência de dados na UE

Todos os dados do caso são armazenados em Frankfurt, Alemanha, dentro da União Europeia. Nenhum dado sai da jurisdição da UE durante o funcionamento normal.

É obrigatório? Desde quando minha empresa deve implementar um serviço de denúncia?

A Diretiva de Denúncias da UE introduz prazos fixos a partir dos quais a posse do serviço de denúncia é obrigatória para organizações individuais. No entanto, isso não exclui a possibilidade de uma implementação voluntária anterior de tal sistema em sua empresa, se ele não estiver coberto pela obrigação. De acordo com a Diretiva de Denúncias da UE:

A partir de 17 de dezembro de 2021 - a nova lei deve ser transposta para a legislação nacional pelos estados membros da UE. a partir desta data, cada organização com pelo menos 250 funcionários deve estar pronta para cumprir a nova lei.

A partir de 17 de dezembro de 2023 - cada organização com 50 a 249 funcionários deve estar pronta para cumprir a nova lei e implementar um serviço de denúncia.

O que impõe a obrigação de ter um serviço de denúncia?

O novo requisito vem da Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da União e obriga todas as entidades que operam na UE a cumpri-lo.

Que tipo de canal de denúncia precisa ser implementado?

Os canais internos de denúncias se tornam mais importantes do que nunca. De acordo com a diretiva, os empregadores devem implementar sistemas internos adequados, a fim de incentivar os seus funcionários a comunicar incidentes internamente, ou seja, ao empregador em primeiro lugar. No entanto, deve notar-se que os denunciantes serão protegidos pela diretiva também quando reportarem às autoridades competentes ou aos meios de comunicação social.

A Diretiva da UE impõe requisitos específicos sobre a natureza do canal de denúncia a ser fornecido. A principal condição é que o sistema garanta o anonimato do denunciante. O WeMoral é uma solução complexa que fornece aos empregadores a conformidade com todos os requisitos mais recentes e fornece aos funcionários o mais alto nível de segurança e anonimato.

O meu empregador consegue identificar-me se apresentar uma denúncia anónima?

Não. O formulário de denúncia não regista endereços IP ou impressões digitais de navegador, os ficheiros carregados são despojados de metadados antes de chegarem ao ficheiro de caso, e uma apresentação anónima não cria conta, ligação de correio eletrónico ou sessão que pudesse ser rastreada até si. A única forma de voltar à conversa é o código de caso de utilização única apresentado após a apresentação.

Onde estão os dados alojados e quem consegue vê-los?

Todos os dados do caso são armazenados em infraestrutura alojada na UE em Frankfurt, Alemanha. O acesso é limitado aos gestores de casos que sua organização designa; cada leitura e escrita é registada numa pista de auditoria.

Com que rapidez podemos entrar em atividade?

O formulário voltado para o denunciante está configurado e pronto para receber denúncias em menos de 5 minutos. Incorporar o canal nos seus procedimentos internos, treinar gestores de casos e comunicá-lo ao pessoal normalmente leva alguns dias.

O que acontece a uma denúncia após o período de retenção?

Assim que o período de tratamento de casos e retenção legal expira, a denúncia, anexos e histórico de mensagens são deletados de forma segura do sistema. A eliminação é irreversível; nem sua equipa nem nós mantemos uma cópia.

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Análise

Acompanhe os relatórios da sua empresa a partir de um painel centralizado.

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