Sicheres Hinweisgebersystem

Sicheres, anonymes Meldeformular, automatische Benachrichtigungen und ein Administrationsbereich. Ein Mitarbeiter meldet ein Fehlverhalten, Ihr Team reagiert, und der Hinweisgeber erhält eine Antwort, ohne seine Identität preiszugeben.

EU-Whistleblower-Richtlinie (2019/1937)
DSGVO und Schrems II
EU-Datenspeicherung in Frankfurt
Verschlüsselt während der Übertragung und im Ruhezustand
25 Sprachen

Whistleblowing-Software ist ein einfach zu bedienendes Tool. Nachdem Sie sich angemeldet haben, erstellen wir ohne zusätzliche Kosten eine spezielle Berichtsseite, die speziell auf Ihr Branding zugeschnitten ist. Sie erhalten einen Whistleblowing-Link, den Sie an Mitarbeiter und andere Interessenvertreter verteilen können. Jeder, der ein Fehlverhalten melden möchte, kann dann auf den entsprechenden Bericht zugreifen und drei einfache Schritte ausführen:

Reporter erreichen den Kanal über einen Branded Web Link, ein eingebettetes Formular auf Ihrem Intranet oder einen gedruckten QR-Code auf Arbeitsplatzplakaten. E-Mail benachrichtigt die Fallmanager automatisch.

Beschreibe das Problem

Der Whistleblower füllt ein anonymes und 100% sicheres Formular aus. Dieser Schritt ist sehr einfach.

Optionale Nachweise vorlegen

Der Hinweisgeber kann Anhänge wie Dateien, Fotos und Videos hochladen und bei Bedarf zusätzliche Informationen bereitstellen. Alle Felder des Berichtsformulars können angepasst werden.

Bericht einreichen

Alle Daten werden verschlüsselt und ein neuer Fallbericht wird erstellt. Die von Ihnen zugewiesenen Fallmanager werden benachrichtigt und können antworten. Fallanhänge werden auf Viren gescannt. Der Hinweisgeber erhält einen eindeutigen passwortgeschützten Link zu dem Fall für die weitere Kommunikation.

Nach dem Absenden des Berichts wird er Ihrem Panel im WeMoral-Dienst zugestellt und die benannten Personen werden per E-Mail darüber informiert. Anschließend wird entschieden, wie mit dem Bericht verfahren werden soll. Gleichzeitig kann sich der Fallmanager in Ihrem Unternehmen sicher an den Whistleblower wenden, um weitere Informationen zu erhalten oder Unternehmensfeedback zu geben. Der gesamte Prozess der Zwei-Wege-Kommunikation ist verschlüsselt und sicher, wobei die höchsten Vertraulichkeitsstandards eingehalten werden.

Wie die Anonymität von Ende zu Ende gewahrt bleibt

Keine Identitätsspur

Wir protokollieren keine IP-Adressen auf dem Meldeformular, Browser-Fingerprinting und Analysesskripte sind standardmäßig auf den Seiten zur Berichtseinreichung deaktiviert, und hochgeladene Dateien werden von ihren Metadaten (EXIF, Autor, Revisionshistorie) entfernt, bevor sie die Fallakte erreichen.

DSGVO-konform nach Design

Rechtmäßige Grundlage, Betroffenenrechte und Aufbewahrungskontrollen sind in den Arbeitsablauf integriert, nicht nur angebracht. Standardvertragsklauseln sind auf Anfrage für Enterprise-Kunden verfügbar.

Durchgehend verschlüsselte Kommunikation

Bidirektionale Nachrichten zwischen Reporter und Fallmanager sind während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Anonyme Reporter erhalten einen eindeutigen, einmalig gültigen Fallcode, mit dem sie sich erneut anmelden können, ohne je ein Konto erstellen oder eine E-Mail-Adresse anzugeben.

EU-Datenspeicherung

Alle Falldaten werden in Frankfurt, Deutschland, innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Während des Normalbetriebs verlassen keine Daten die EU-Gerichtsbarkeit.

Ist es verpflichtend? Seit wann sollte mein Unternehmen einen Whistleblowing-Service einführen?

Die EU-Whistleblower-Richtlinie führt feste Fristen ein, ab denen der Besitz des Whistleblowing-Dienstes für einzelne Organisationen verpflichtend ist. Dies schließt jedoch nicht die Möglichkeit einer früheren freiwilligen Implementierung eines solchen Systems in Ihrem Unternehmen aus, wenn es nicht unter die Verpflichtung fällt. Gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie:

Ab dem 17. Dezember 2021 muss das neue Gesetz von den EU-Mitgliedsstaaten in nationales Recht umgesetzt werden. Ab diesem Datum muss jede Organisation mit mindestens 250 Mitarbeitern bereit sein, das neue Gesetz einzuhalten.

Ab dem 17. Dezember 2023 muss jede Organisation mit 50-249 Mitarbeitern bereit sein, das neue Gesetz einzuhalten und einen Whistleblowing-Dienst einzuführen.

Was bedeutet die Verpflichtung, über einen Hinweisgeberdienst zu verfügen?

Die neue Anforderung ergibt sich aus der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und verpflichtet jedes in der EU tätige Unternehmen, diese einzuhalten.

Welcher Whistleblowing-Kanal muss implementiert werden?

Interne Whistleblowing-Kanäle werden wichtiger denn je. Gemäß der Richtlinie sollten Arbeitgeber geeignete interne Systeme einführen, um ihre Arbeitnehmer zu ermutigen, Vorfälle intern, d. h. in erster Linie ihrem Arbeitgeber, zu melden. Es ist jedoch zu beachten, dass Hinweisgeber durch die Richtlinie auch dann geschützt sind, wenn sie den zuständigen Behörden oder den Medien Bericht erstatten.

Die EU-Richtlinie legt besondere Anforderungen an die Art des bereitzustellenden Hinweisgeberkanals fest. Die Hauptbedingung ist, dass das System die Anonymität des Whistleblowers gewährleistet. WeMoral ist eine komplexe Lösung, die Arbeitgebern die Einhaltung der neuesten Anforderungen ermöglicht und den Mitarbeitern ein Höchstmaß an Sicherheit und Anonymität bietet.

Kann mein Arbeitgeber mich identifizieren, wenn ich anonym eine Meldung einreiche?

Nein. Das Meldeformular protokolliert keine IP-Adressen oder Browser-Fingerprints, hochgeladene Dateien werden von Metadaten befreit, bevor sie die Fallakte erreichen, und eine anonyme Einreichung erstellt kein Konto, keinen E-Mail-Link oder keine Sitzung, die auf Sie zurückführbar ist. Der einzige Weg zurück in die Konversation ist der Fallcode, der nach der Einreichung angezeigt wird.

Wo werden die Daten gehostet und wer kann sie sehen?

Alle Falldaten werden auf EU-gehosteter Infrastruktur in Frankfurt, Deutschland, gespeichert. Der Zugang ist auf die Fallmanager beschränkt, die Ihr Unternehmen benennt. Jeder Lese- und Schreibzugriff wird in einem Audit-Log protokolliert.

Wie schnell können wir online gehen?

Das Reporter-seitige Formular ist konfiguriert und bereit, Berichte in unter 5 Minuten zu empfangen. Die Integration des Kanals in Ihre internen Verfahren, das Training von Fallmanagern und die Kommunikation an das Personal dauern in der Regel einige Tage.

Was geschieht mit einem Bericht nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?

Nach Ablauf der Fall-Bearbeitung und gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden der Bericht, Anlagen und der Nachrichtenverlauf sicher gelöscht aus dem System. Die Löschung ist irreversibel. Weder Ihr Team noch wir behalten eine Kopie.

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