Una dintre obligațiile și provocările entităților care implementează dispozițiile privind protecția avertizorilor de integritate în organizația lor este elaborarea și adoptarea procedurilor interne de primire și urmărirea rapoartelor.
DIRECTIVA (UE) 2019/1937 A PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI A CONSILIULUI din 23 octombrie 2019 privind protecția persoanelor care raportează încălcări din dreptul Uniunii (Directiva privind avertizorii de integritate) prevede că persoanele care raportează ar trebui încurajate să utilizeze mai întâi canalele interne de raportare și să raporteze angajatorului lor, în cazul în care astfel de canale sunt disponibile ei și se poate aștepta în mod rezonabil să lucreze. În consecință, entitățile juridice din sectorul privat și public ar trebui să stabilească proceduri interne adecvate pentru primirea și urmărirea acestora rapoarte.
În conformitate cu articolul 9 din Directiva privind avertizorii de informații, procedurile de raportare internă și de monitorizare menționate la articolul 8 includ următoarele:
-
canale de primire a rapoartelor care sunt concepute, stabilite și operate într-un mod securizat care să asigure confidențialitatea identității persoanei care raportează și a oricărei terțe persoane partea menționată în raport este protejată și împiedică accesul la acestea de către membrii neautorizați ai personalului;
-
confirmarea primirii raportului către persoana raportoare în termen de șapte zile de la primirea raportului;
-
desemnarea unei persoane imparțiale sau a unui departament competent pentru urmărirea rapoartelor care pot fi aceeași persoană sau departament ca cel care primește rapoartele și care va să mențină comunicarea cu persoana care raportează și, dacă este necesar, să solicite informații suplimentare și să ofere feedback persoanei care raportează;
-
monitorizarea diligentă de către persoana sau departamentul desemnat menționat la litera (c);
-
monitorizarea diligentă, în cazul în care legislația națională prevede acest lucru, în ceea ce privește raportarea anonimă;
-
un interval de timp rezonabil pentru furnizarea de feedback, care să nu depășească trei luni de la confirmarea de primire sau, în cazul în care nu a fost trimisă nicio confirmare persoanei care raportează, trei luni de la data primirii expirarea perioadei de șapte zile de la întocmirea raportului;
-
furnizarea de informații clare și ușor accesibile cu privire la procedurile de raportare externă către autoritățile competente în temeiul articolului 10 și, după caz, instituțiilor; organisme, oficii sau agenții ale Uniunii.
Proiectul de lege privind protecția persoanelor care constată încălcări ale legii solicită angajatorilor reglementați de prezenta lege să stabilească norme interne de raportare, care definesc procedura de raportare încălcarea legii și luarea de măsuri ulterioare. Dispozițiile propuse presupun că reglementările vor fi un act al dreptului intern al angajatorului și, prin urmare, conținutul său ar trebui să fie convenite cu reprezentanții angajaților, în conformitate cu reglementările aplicabile.
Ca parte a parteneriatului dintre WeMoral și firma de avocatură SPG Legal Sawicki i Wspólnicy am dezvoltat o proiecte de regulament pentru denunțători, care este disponibil pentru descărcare gratuită.
