Na czym polega wdrożenie systemu whistleblowing?
W obliczu zbliżającego się terminu wdrożenia Dyrektywy o ochronie sygnalistów, dla podmiotów zobowiązanych nastał czas na przygotowanie się na wejście w życie nowych przepisów. Wprowadzenie postanowień Dyrektywy do praktyki funkcjonowania podmiotu wymaga przygotowania i sprowadza się do procesu składającego się z trzech etapów:
- Opracowania procedur
- Implementacji procedur
- Monitorowania, zarządzania i utrzymywania procedur
Etap opracowania procedur
Przygotowanie procedur powinno nastąpić przed uruchomieniem systemu zgłoszeń (systemu whistleblowing). Ten etap nieodłącznie łączy się z analizą struktury podmiotu, poznaniem obowiązujących w podmiocie procedur i regulaminów. Na podstawie zebranych informacji możliwe jest stworzenie systemu zgłoszeń, który jest bezpieczny, prosty, funkcjonalny i uwzględnia potrzeby podmiotu. Można powiedzieć, że w tym momencie następuje szycie na miarę systemu wymaganego przez Dyrektywę. Efektem prac nad tym etapem jest stworzenie struktury bezpiecznych kanałów informowania oraz określenie sposobów postępowania w razie błędów w funkcjonowaniu systemu.
Etap implementacji procedur
Implementacja procedur polega na wprowadzeniu w życie zaplanowanego systemu zgłoszeń. W tym momencie następuje czas na przedstawienie systemu whistleblowing pracownikom oraz przeprowadzenie szkoleń z jego funkcjonowania. Wraz z wdrożeniem systemu rozpoczyna się prowadzenie rejestru zgłoszeń i regularnego raportowania z działania. Jest to również czas na wybranie podmiotu, który będzie obsługiwał system i tworzył komisję do rozpatrywania zgłoszeń mogą to być pracownicy podmiotu lub firma zewnętrzna (zobacz więcej w artykule o komisji do rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów).
Etap monitorowania, zarządzania i utrzymywania procedur
Po wprowadzeniu systemu zgłoszeń dla sygnalistów następuje czas na stałe monitorowanie jego działania. Efektem obserwacji systemu może być spostrzeżenie konieczności jego zmiany lub możliwości ulepszenia. Rekomendacje w tym zakresie powinny być proponowane przez podmiot obsługujący system. Na tym etapie wymagane jest reagowanie na wszelkie błędy i dostosowywanie systemu do zmian organizacyjnych występujących w podmiocie. To etap, w którym w dowolnym momencie podmiot zobowiązany może stwierdzić, że spełnia wymogi Dyrektywy.
Jak wprowadzić system whistleblowing?
W każdym przypadku dostosowanie funkcjonowania firmy do obowiązków wynikających z Dyrektywy o sygnalistach wymaga uważnej analizy struktury podmiotu. Efektywność i bezpieczeństwo systemu whistleblowing gwarantuje jedynie wdrażanie indywidualnie dopasowanych procedur, opartych na znajomości funkcjonowania podmiotu.
Niezwykle ważne jest także opracowanie kompleksowych procedur, które określają sposób postępowania w wypadku wystąpienia wszelkich możliwych zdarzeń związanych ze zgłoszeniem nieprawidłowości przez sygnalistę. W przypadku wystąpienia zdarzenia nie jest możliwe działanie ad hoc i następcze tworzenie procedury. Sprawne procesy i procedury powinny być zdefiniowane jeszcze przed wdrożeniem systemu dla sygnalistów.
Rozbudowany proces wprowadzania w życie przepisów dotyczących ochrony sygnalistów, a także konieczność regularnego monitorowania ich prawidłowego funkcjonowania skłania podmioty zobowiązane do powierzenia usług w tym zakresie firmom zewnętrznym. W wielu przypadkach jest to wręcz wskazane ze względu na kontrowersje dotyczące efektywności i bezstronności wewnętrznych komisji do rozpatrywania zgłoszeń.
WeMoral zapewnia pełne wdrożenie postanowień Dyrektywy w praktyce podmiotu obowiązanego - od opracowania procedur przez ich implementację, po stałe monitorowanie, zarządzanie i utrzymywanie funkcjonowania systemu. Korzystanie z usług WeMoral gwarantuje podmiotowi zobowiązanemu wprowadzenie bezpiecznego, sprawnego i niezawodnego narzędzia do zarządzania zgłoszeniami sygnalistów.
