Mi képezi a bejelentést bejelentő rendszer megvalósítását?
A bejelentő irányelv hatálybalépésének közelgő időpontjával kapcsolatban itt az ideje, hogy a kötelezett személyek felkészüljenek az új rendelkezésekre. Az irányelv rendelkezéseinek a gazdálkodó egység működésének gyakorlatába való átültetése előkészítést igényel, és egy három szakaszból álló eljárásra kerül:
a) Az eljárások kidolgozásának szakasza
b) A végrehajtás szakasza
c) A rendszer nyomon követésének, irányításának és karbantartásának szakasza
Az eljárások kidolgozásának szakasza
Az eljárások előkészítése a bejelentési rendszer bevezetésének első szakasza a gazdálkodó egység számára. Ez a szakasz elválaszthatatlanul kapcsolódik a gazdálkodó egység szerkezetének elemzéséhez, valamint a gazdálkodó egység eljárásaiban és rendeleteiben. Ezen elemzés alapján biztonságos, egyszerű és funkcionális bejelentési rendszert lehet létrehozni. Ennek a szakasznak az eredménye a biztonságos információs csatornák struktúrájának létrehozása és a rendszer működésének hibái esetén követendő eljárások meghatározása.
A végrehajtás szakasza
A végrehajtási szakasz arról szól, hogy életre kelti a tervezett eljárásokat. Ezen a ponton itt az ideje, hogy bemutassák a munkavállalókat a rendszer működéséhez, és képzést folytassanak a működéséről. A végrehajtás mellett megkezdődik a bejelentők jelentéseinek nyilvántartásba vétele és a rendszer működéséről szóló rendszeres jelentéstétel. Itt az ideje, hogy kiválasszanak egy olyan testületet, amely működteti a rendszert, és hozzon létre egy bizottságot a bejelentők jelentéseinek vizsgálatára. Ezek lehetnek az entitás alkalmazottai vagy egy külső vállalat (lásd a cikkben a bejelentők jelentéseit vizsgáló bizottságról).
Az eljárások nyomon követésének, irányításának és fenntartásának szakasza
A bejelentők jelentési rendszerének bevezetése után itt az ideje, hogy folyamatosan figyelemmel kísérjük annak működését. A rendszer megfigyelésének hatása lehet annak megváltoztatásának vagy javításának szükségessége. E tekintetben ajánlásokat kell javasolnia a rendszert üzemeltető szervezetnek. Ebben a szakaszban minden hibára reagálni kell, és hozzá kell igazítani a rendszert az entitásban bekövetkező szervezeti változásokhoz. Ez az a szakasz, amikor a vállalat készen áll arra, hogy bármikor kijelentse, hogy megfelel az irányelv követelményeinek.
Hogyan lehet megvalósítani a bejelentő rendszert?
Mindenesetre a vállalat tevékenységének a bejelentésről szóló irányelvből eredő kötelezettségekhez való igazítása megköveteli a gazdálkodó egység szerkezetének alapos elemzését. A bejelentési rendszer hatékonyságát és biztonságát csak a gazdálkodó egység működésének ismeretén alapuló, egyénre szabott eljárások végrehajtása garantálja.
Rendkívül fontos továbbá olyan átfogó eljárások kidolgozása is, amelyek meghatározzák a bejelentők jelentéseivel kapcsolatos minden lehetséges esetben követendő eljárást. Az ilyen típusú helyzetekben az ad hoc működés és a rutin későbbi létrehozása nem lehetséges. A bejelentő rendszer bevezetése előtt hatékony eljárásokat és eljárásokat kell meghatározni.
A bejelentési rendszer végrehajtásának kiterjedt folyamata, valamint a folyamatos nyomon követés és karbantartás szükségessége arra készteti a kötelezett személyeket, hogy ezen a területen a szolgáltatásokat külső vállalatokra bízzák. Sok esetben még a pályázatokkal foglalkozó belső bizottságok hatékonyságával és hatékonyságával kapcsolatos viták miatt is tanácsos.
A WeMoral biztosítja a bejelentési rendszer teljes körű végrehajtását, az eljárások kidolgozásától kezdve a folyamatos nyomon követésig, irányításig és működésének fenntartásáig. A WeMoral szolgáltatások használata garantálja, hogy a kötelezett személy biztonságos, hatékony és megbízható eszközt vezet be a bejelentő bejelentő jelentések kezelésére.
