Cosa costituisce l'implementazione di un sistema di whistleblowing?
In relazione all'imminente data di entrata in vigore della direttiva sui whistleblower, è giunto il momento per i soggetti obbligati di prepararsi alle nuove disposizioni. Portare le disposizioni della direttiva nella pratica operativa dell'entità richiede una preparazione e si riduce a un processo composto da tre fasi:
a) Fase di sviluppo delle procedure
b) Fase di implementazione
c) Fase di monitoraggio, gestione e manutenzione del sistema
Fase di sviluppo delle procedure
La preparazione delle procedure è la prima fase dell'introduzione del sistema di segnalazione all'entità. Questa fase è inseparabilmente connessa con l'analisi della struttura dell'entità, nonché esistente nelle procedure e nei regolamenti dell'entità. Sulla base di questa analisi, è possibile creare un sistema di segnalazione sicuro, semplice e funzionale. Il risultato di questa fase è la creazione di una struttura di canali di informazione sicuri e la definizione di procedure da seguire in caso di errori nel funzionamento del sistema.
Fase di implementazione
La fase di implementazione consiste nel dare vita alle procedure pianificate. A questo punto, è tempo di introdurre i dipendenti al funzionamento del sistema e condurre una formazione sul suo funzionamento. Insieme all'implementazione inizia la registrazione delle segnalazioni degli informatori e delle relazioni periodiche sulle operazioni del sistema. È anche tempo di selezionare un organo che gestirà il sistema e istituire un comitato per l'esame delle segnalazioni degli informatori. Possono trattarsi di dipendenti di entità o di una società esterna (vedere di più nell'articolo su un comitato per l'esame delle segnalazioni degli informatori).
Fase di monitoraggio, gestione e manutenzione delle procedure
Dopo aver introdotto il sistema di segnalazione per gli informatori, è tempo di monitorarne costantemente il funzionamento. L'effetto dell'osservazione del sistema potrebbe essere la necessità di cambiarlo o migliorarlo. Raccomandazioni al riguardo dovrebbero essere proposte dall'entità che gestisce il sistema. In questa fase, è necessario reagire a eventuali errori e adattare il sistema ai cambiamenti organizzativi che si verificano nell'entità. Questa è la fase in cui la società è pronta a dire in qualsiasi momento di soddisfare i requisiti della direttiva.
Come implementare un sistema di whistleblowing?
In ogni caso, l'adeguamento delle operazioni della società agli obblighi derivanti dalla direttiva Whistleblower richiede un'attenta analisi della struttura dell'entità. L'efficienza e la sicurezza del sistema di whistleblowing sono garantite solo dall'implementazione di procedure personalizzate basate sulla conoscenza del funzionamento dell'entità.
È anche estremamente importante sviluppare procedure complete che definiscano la procedura da seguire in ogni possibile evento relativo alle segnalazioni degli informatori. In questi tipi di situazioni, il funzionamento ad hoc e la successiva creazione della routine non sono possibili. È necessario definire processi e procedure efficienti prima dell'implementazione del sistema di segnalazione.
L'ampio processo di implementazione del sistema di whistleblowing, nonché la necessità di un monitoraggio e una manutenzione costanti, spinge gli enti obbligati ad affidare i servizi in questo settore a società esterne. In molti casi, è anche consigliabile a causa della controversia sull'efficacia e l'efficienza dei comitati interni che si occupano delle domande.
WeMoral garantisce la piena implementazione del sistema di whistleblowing, dallo sviluppo di procedure al costante monitoraggio, gestione e mantenimento del suo funzionamento. L'uso dei servizi WeMoral garantisce che il soggetto obbligato introdurrà uno strumento sicuro, efficiente e affidabile per la gestione delle segnalazioni degli informatori.
