Kaj pomeni izvajanje sistema prijavljanja nepravilnosti?
V zvezi s prihajajočim datumom začetka veljavnosti direktive o žvižgačih zahtevkih je skrajni čas, da se zavezani subjekti pripravijo na nove določbe. Za vključitev določb Direktive v prakso delovanja subjekta je potrebna priprava in postopek, sestavljen iz treh faz:
a) Faza razvoja postopkov
b) Faza izvajanja
c) Faza spremljanja, upravljanja in vzdrževanja sistema
Faza razvijanja postopkov
Priprava postopkov je prva faza uvajanja sistema prijavljanja nepravilnosti subjektu. Ta stopnja je neločljivo povezana z analizo strukture podjetja, pa tudi obstoječa v postopkih in predpisih subjekta. Na podlagi te analize je mogoče ustvariti sistem za prijavo žvižganja, ki je varen, preprost in funkcionalen. Rezultat te faze je ustvarjanje strukture varnih informacijskih kanalov in opredelitev postopkov, ki jih je treba upoštevati v primeru napak v delovanju sistema.
Faza izvajanja
Izvedbena faza je vse o oživljanju načrtovanih postopkov. Na tej točki je čas, da zaposlene uvedemo v delovanje sistema in izvajamo usposabljanje o njegovem delovanju. Skupaj z izvajanjem se začne registracija poročil žvižgačev in redno poročanje o delovanju sistema. Čas je tudi, da izberemo organ, ki bo upravljal sistem, in ustanovil odbor za preučevanje poročil žvižgačev. To so lahko subjekti zaposleni ali zunanje podjetje (glej več v članku o odboru za preučevanje poročil žvižgačev).
Faza spremljanja, upravljanja in vzdrževanja postopkov
Po uvedbi sistema poročanja za žvižgače je čas, da nenehno spremljamo njegovo delovanje. Učinek opazovanja sistema je lahko potreba po spremembi ali izboljšanju. Priporočila v zvezi s tem mora predlagati subjekt, ki upravlja sistem. Na tej stopnji se mora odzvati na morebitne napake in prilagoditi sistem organizacijskim spremembam, ki se pojavljajo v entiteti. To je stopnja, v kateri je družba kadar koli pripravljena reči, da izpolnjuje zahteve Direktive.
Kako izvajati sistem prijavljanja nepravilnosti?
V vsakem primeru je za prilagoditev poslovanja družbe obveznostim, ki izhajajo iz direktive o žvižgačih pravicah, potrebna natančna analiza strukture podjetja. Učinkovitost in varnost sistema prijavljanja nepravilnosti zagotavljata le izvajanje individualno prilagojenih postopkov, ki temeljijo na poznavanju delovanja subjekta.
Izjemno pomembno je tudi razviti celovite postopke, ki opredeljujejo postopek, ki ga je treba upoštevati pri vsakem možnem dogodku, povezanem s poročili žvižgačev. V teh vrstah situacij ad hoc delovanje in kasnejše ustvarjanje rutine niso možne. Pred izvajanjem sistema za prijavo žvižgačev bi bilo treba opredeliti učinkovite postopke in postopke.
Obsežen proces izvajanja sistema prijavljanja nepravilnosti ter nujnost stalnega spremljanja in vzdrževanja spodbuja pooblaščene subjekte, da storitve na tem področju zaupajo zunanjim podjetjem. V mnogih primerih je celo priporočljivo zaradi polemike glede učinkovitosti in učinkovitosti notranjih odborov, ki se ukvarjajo z aplikacijami.
WeMoral zagotavlja popolno izvajanje sistema prijavljanja nepravilnosti, od razvoja postopkov do stalnega spremljanja, upravljanja in vzdrževanja njegovega delovanja. Uporaba storitev WeMoral zagotavlja, da bo pooblaščeni subjekt uvedel varno, učinkovito in zanesljivo orodje za upravljanje poročil prijaviteljev.