Hvad udgør implementeringen af et whistleblowing-system?
I forbindelse med den kommende ikrafttrædelsesdato for whistleblower-direktivet er det på høje tid, at forpligtede enheder forbereder sig på de nye bestemmelser. Hvis direktivets bestemmelser bringes i praksis med virksomhedens drift, kræves det, at der udarbejdes en proces, der består af tre faser:
a) Fase af udviklingsprocedurer
b) Gennemførelsesfase
c) Fase af overvågning, forvaltning og vedligeholdelse af systemet
Fase af udviklingsprocedurer
Forberedelse af procedurer er den første fase af indførelsen af whistleblowing-systemet til enheden. Denne fase er uadskilleligt forbundet med analysen af virksomhedens struktur såvel som eksisterende i virksomhedens procedurer og forskrifter. Baseret på denne analyse er det muligt at oprette et whistleblowing-system, der er sikkert, enkelt og funktionelt. Resultatet af denne fase er at skabe en struktur af sikre informationskanaler og definere procedurer, der skal følges i tilfælde af fejl i systemets funktion.
Fase af gennemførelsen
Gennemførelsesfasen handler om at bringe de planlagte procedurer i livet. På dette tidspunkt er det tid til at introducere medarbejdere til systemets funktion og udføre træning på driften. Sammen med implementeringen begynder registreringen af whistleblowers rapporter og regelmæssig rapportering om systemets operationer. Det er også på tide at vælge et organ, der skal drive systemet og nedsætte et udvalg til behandling af whistleblowers rapporter. Disse kan være enhedsansatte eller en ekstern virksomhed (se mere i artiklen om et udvalg til undersøgelse af whistleblowers rapporter).
Fase af overvågning, forvaltning og vedligeholdelse af procedurer
Efter at have introduceret rapporteringssystemet for whistleblowers, er det tid til konstant at overvåge dets funktion. Effekten af at observere systemet kan være nødvendigheden af at ændre eller forbedre det. Henstillinger i denne henseende bør foreslås af den enhed, der driver systemet. På dette stadium er det nødvendigt at reagere på eventuelle fejl og tilpasse systemet til organisatoriske ændringer, der forekommer i enheden. Det er på dette tidspunkt, hvor virksomheden til enhver tid er parat til at sige, at det opfylder direktivets krav.
Hvordan implementeres et whistleblowing-system?
Under alle omstændigheder kræver tilpasningen af virksomhedens aktiviteter til de forpligtelser, der følger af Whistleblower-direktivet, en omhyggelig analyse af virksomhedens struktur. Effektiviteten og sikkerheden af whistleblowing-systemet garanteres kun ved implementering af individuelt skræddersyede procedurer baseret på viden om virksomhedens funktion.
Det er også yderst vigtigt at udvikle omfattende procedurer, der definerer den procedure, der skal følges i alle mulige tilfælde i forbindelse med whistleblowers rapporter. I disse typer situationer er ad hoc-drift og efterfølgende oprettelse af rutinen ikke mulig. Effektive processer og procedurer bør defineres, før whistleblower-systemet implementeres.
Den omfattende proces med implementering af whistleblowing-systemet samt nødvendigheden af konstant overvågning og vedligeholdelse beder forpligtede enheder til at overlade tjenester på dette område til eksterne virksomheder. I mange tilfælde er det endda tilrådeligt på grund af kontroversen om effektiviteten og effektiviteten af interne udvalg, der beskæftiger sig med ansøgninger.
WeMoral sikrer den fulde gennemførelse af whistleblowing-systemet, fra udvikling af procedurer til konstant overvågning, styring og vedligeholdelse af dets funktion. Brugen af WeMoral-tjenester garanterer, at den forpligtede enhed vil indføre et sikkert, effektivt og pålideligt værktøj til styring af whistleblower-rapporter.