En quoi consiste la mise en œuvre d'un système d'alerte ?
Compte tenu de la prochaine date d'entrée en vigueur de la directive relative aux lanceurs d'alerte, il est grand temps que les entités obligées se préparent aux nouvelles dispositions. L'introduction des dispositions de la directive dans la pratique du fonctionnement de l'entité nécessite une préparation et se résume à un processus comprenant trois étapes :
a) Stade d'élaboration des procédures
b) Stade de mise en œuvre
c) Étape de surveillance, de gestion et de maintenance du système
Stade de développement des procédures
La préparation des procédures constitue la première étape de l'introduction du système d'alerte au sein de l'entité. Cette étape est indissociablement liée à l'analyse de la structure de l'entité, ainsi qu'aux procédures et réglementations de l'entité. Sur la base de cette analyse, il est possible de créer un système d'alerte sûr, simple et fonctionnel. Le résultat de cette étape est de créer une structure de canaux d'information sûrs et de définir les procédures à suivre en cas d'erreur de fonctionnement du système.
Étape de mise en œuvre
L'étape de mise en œuvre consiste à donner vie aux procédures prévues. À ce stade, il est temps d'initier les employés au fonctionnement du système et de dispenser une formation sur son fonctionnement. Parallèlement à la mise en œuvre, commence l'enregistrement des rapports des lanceurs d'alerte et des rapports réguliers sur les opérations du système. Il est également temps de sélectionner un organisme qui gérera le système et de créer un comité chargé d'examiner les signalements des lanceurs d'alerte. Il peut s'agir d'employés d'une entité ou d'une société externe (voir plus d'informations dans l'article sur un comité chargé d'examiner les signalements des lanceurs d'alerte).
Étape de surveillance, de gestion et de maintenance des procédures
Après avoir introduit le système de signalement pour les lanceurs d'alerte, il est temps de surveiller en permanence son fonctionnement. L'observation du système peut avoir pour effet de le modifier ou de l'améliorer. Des recommandations à cet égard devraient être proposées par l'entité qui exploite le système. À ce stade, il est nécessaire de réagir à toute erreur et d'adapter le système aux changements organisationnels survenant dans l'entité. C'est à ce stade que l'entreprise est prête à affirmer à tout moment qu'elle se conforme aux exigences de la directive.
Comment mettre en place un système d'alerte ?
Dans tous les cas, l'adaptation des activités de la société aux obligations découlant de la directive sur les lanceurs d'alerte nécessite une analyse minutieuse de la structure de l'entité. L'efficacité et la sécurité du système d'alerte ne sont garanties que par la mise en œuvre de procédures personnalisées basées sur la connaissance du fonctionnement de l'entité.
Il est également extrêmement important de développer des procédures complètes qui définissent la procédure à suivre dans tous les cas possibles liés aux signalements des lanceurs d'alerte. Dans ce type de situation, le fonctionnement ad hoc et la création ultérieure de la routine ne sont pas possibles. Des processus et des procédures efficaces doivent être définis avant la mise en œuvre du système de lanceur d'alerte.
Le long processus de mise en œuvre du système d'alerte, ainsi que la nécessité d'un suivi et d'une maintenance constants, incitent les entités obligées à confier des services dans ce domaine à des entreprises externes. Dans de nombreux cas, cela est même conseillé en raison de la controverse sur l'efficacité et l'efficience des comités internes traitant les demandes.
WeMoral assure la mise en œuvre complète du système d'alerte, depuis le développement des procédures jusqu'au suivi, à la gestion et au maintien constants de son fonctionnement. L'utilisation des services WeMoral garantit que l'entité obligée mettra en place un outil sûr, efficace et fiable pour gérer les signalements des lanceurs d'alerte.
