Wie implementiert man ein Whistleblowing-System?

Wie implementiert man ein Whistleblowing-System?

Marek Tekieli |

Was macht die Implementierung eines Whistleblowing-Systems aus?

Im Zusammenhang mit dem bevorstehenden Datum des Inkrafttretens der Whistleblower-Richtlinie ist es höchste Zeit, dass sich die verpflichteten Unternehmen auf die neuen Bestimmungen vorbereiten. Um die Bestimmungen der Richtlinie in die Praxis der Geschäftstätigkeit des Unternehmens umzusetzen, ist eine Vorbereitung erforderlich und umfasst ein Verfahren, das aus drei Phasen besteht:

a) Phase der Entwicklung von Verfahren

b) Umsetzungsphase

c) Phase der Überwachung, Verwaltung und Wartung des Systems

Phase der Entwicklung von Verfahren

Die Vorbereitung der Verfahren ist die erste Phase der Einführung des Hinweisgebersystems für das Unternehmen. Diese Phase ist untrennbar mit der Analyse der Struktur des Unternehmens sowie den in den Verfahren und Vorschriften des Unternehmens vorhandenen Verfahren und Vorschriften verbunden. Auf der Grundlage dieser Analyse ist es möglich, ein Whistleblowing-System zu erstellen, das sicher, einfach und funktional ist. Das Ergebnis dieser Phase ist die Schaffung einer Struktur sicherer Informationskanäle und die Definition von Verfahren, die bei Fehlern in der Funktionsweise des Systems zu befolgen sind.

Phase der Umsetzung

In der Umsetzungsphase geht es darum, die geplanten Verfahren zum Leben zu erwecken. An dieser Stelle ist es an der Zeit, die Mitarbeiter in die Funktionsweise des Systems einzuführen und Schulungen zu dessen Betrieb durchzuführen. Mit der Implementierung beginnt die Registrierung von Berichten von Whistleblowern und die regelmäßige Berichterstattung über den Betrieb des Systems. Es ist auch an der Zeit, eine Stelle auszuwählen, die das System betreibt, und einen Ausschuss zur Prüfung der Berichte von Whistleblowern einzurichten. Dies können Mitarbeiter des Unternehmens oder ein externes Unternehmen sein (mehr dazu finden Sie im Artikel über einen Ausschuss zur Prüfung der Berichte von Whistleblowern).

Phase der Überwachung, Verwaltung und Wartung von Verfahren

Nach der Einführung des Berichtssystems für Whistleblower ist es an der Zeit, seine Funktionsweise ständig zu überwachen. Die Beobachtung des Systems kann die Notwendigkeit sein, es zu ändern oder zu verbessern. Diesbezügliche Empfehlungen sollten von der das System betreibenden Stelle vorgeschlagen werden. In dieser Phase ist es erforderlich, auf Fehler zu reagieren und das System an organisatorische Veränderungen im Unternehmen anzupassen. In dieser Phase kann das Unternehmen jederzeit sagen, dass es die Anforderungen der Richtlinie erfüllt.

Wie implementiert man ein Whistleblowing-System?

In jedem Fall erfordert die Anpassung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens an die Verpflichtungen aus der Whistleblower-Richtlinie eine sorgfältige Analyse der Struktur des Unternehmens. Die Effizienz und Sicherheit des Hinweisgebersystems wird nur durch die Implementierung individuell zugeschnittener Verfahren gewährleistet, die auf dem Wissen über die Funktionsweise des Unternehmens basieren.

Es ist auch äußerst wichtig, umfassende Verfahren zu entwickeln, die das Verfahren definieren, das bei jedem möglichen Ereignis im Zusammenhang mit den Berichten der Whistleblower zu befolgen ist. In solchen Situationen sind ein Ad-hoc-Betrieb und eine anschließende Erstellung der Routine nicht möglich. Vor der Implementierung des Hinweisgebersystems sollten effiziente Prozesse und Verfahren definiert werden.

Der umfangreiche Prozess der Implementierung des Whistleblowing-Systems sowie die Notwendigkeit einer ständigen Überwachung und Wartung veranlassen die Verpflichteten, Dienstleistungen in diesem Bereich externen Unternehmen anzuvertrauen. In vielen Fällen ist dies aufgrund der Kontroverse über die Wirksamkeit und Effizienz interner Ausschüsse, die sich mit Anträgen befassen, sogar ratsam.

WeMoral gewährleistet die vollständige Implementierung des Whistleblowing-Systems, von der Entwicklung der Verfahren bis zur ständigen Überwachung, Verwaltung und Wartung seiner Funktionsweise. Die Nutzung von WeMoral-Diensten garantiert, dass der Verpflichtete ein sicheres, effizientes und zuverlässiges Tool zur Verwaltung von Whistleblower-Berichten einführt.

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