¿Qué constituye la implementación de un sistema de denuncia de irregularidades?
En relación con la próxima fecha de entrada en vigor de la Directiva sobre denuncias de irregularidades, ya es hora de que las entidades obligadas se preparen para las nuevas disposiciones. Llevar las disposiciones de la Directiva a la práctica del funcionamiento de la entidad requiere preparación y se reduce a un proceso que consta de tres etapas:
a) Etapa de desarrollo de los procedimientos
b) Etapa de implementación
c) Etapa de monitoreo, administración y mantenimiento del sistema
Etapa de desarrollo de procedimientos
La preparación de los procedimientos es la primera etapa de la introducción del sistema de denuncia de irregularidades en la entidad. Esta etapa está inseparablemente conectada con el análisis de la estructura de la entidad, así como con la existencia en los procedimientos y reglamentos de la entidad. Con base en este análisis, es posible crear un sistema de denuncia de irregularidades que sea seguro, simple y funcional. El resultado de esta etapa es crear una estructura de canales de información seguros y definir los procedimientos a seguir en caso de errores en el funcionamiento del sistema.
Etapa de implementación
La etapa de implementación consiste en dar vida a los procedimientos planificados. En este punto, es el momento de introducir a los empleados en el funcionamiento del sistema y realizar una capacitación sobre su funcionamiento. Junto con la implementación comienza el registro de los informes de los denunciantes y los informes periódicos sobre las operaciones del sistema. También es hora de seleccionar un organismo que opere el sistema y establezca un comité para examinar los informes de los denunciantes. Pueden ser empleados de una entidad o una empresa externa (consulte más información en el artículo sobre un comité para examinar los informes de los denunciantes).
Etapa de monitoreo, gestión y mantenimiento de los procedimientos
Después de introducir el sistema de denuncia para los denunciantes, es el momento de vigilar constantemente su funcionamiento. El efecto de observar el sistema puede ser la necesidad de cambiarlo o mejorarlo. Las recomendaciones a este respecto deben ser propuestas por la entidad que gestiona el sistema. En esta etapa, se requiere reaccionar ante cualquier error y adaptar el sistema a los cambios organizativos que ocurren en la entidad. Esta es la etapa en la que la empresa está dispuesta a decir en cualquier momento que cumple con los requisitos de la Directiva.
¿Cómo implementar un sistema de denuncia de irregularidades?
En cualquier caso, el ajuste de las operaciones de la empresa a las obligaciones derivadas de la Directiva de denunciantes requiere un análisis cuidadoso de la estructura de la entidad. La eficiencia y la seguridad del sistema de denuncia de irregularidades solo están garantizadas por la implementación de procedimientos adaptados individualmente basados en el conocimiento del funcionamiento de la entidad.
También es extremadamente importante desarrollar procedimientos integrales que definan el procedimiento a seguir en todos los casos posibles relacionados con los informes de los denunciantes. En este tipo de situaciones, la operación ad hoc y la posterior creación de la rutina no son posibles. Se deben definir procesos y procedimientos eficientes antes de que se implemente el sistema de denuncia de irregularidades.
El extenso proceso de implementación del sistema de denuncia de irregularidades, así como la necesidad de monitoreo y mantenimiento constantes, lleva a las entidades obligadas a confiar los servicios en esta área a empresas externas. En muchos casos, incluso es aconsejable debido a la controversia sobre la efectividad y eficiencia de los comités internos que se ocupan de las solicitudes.
WeMoral garantiza la implementación completa del sistema de denuncia de irregularidades, desde el desarrollo de procedimientos hasta el monitoreo, la gestión y el mantenimiento constantes de su funcionamiento. El uso de los servicios WeMoral garantiza que la entidad obligada introducirá una herramienta segura, eficiente y confiable para gestionar los informes de denunciantes.
