Čo predstavuje zavedenie systému oznamovania informácií?
V súvislosti s nadchádzajúcim dátumom nadobudnutia účinnosti smernice o informáciách je najvyšší čas, aby sa povinné subjekty pripravili na nové ustanovenia. Uvedenie ustanovení smernice do praxe činnosti subjektu si vyžaduje prípravu a prichádza do procesu pozostávajúceho z troch etáp:
a) Fáza vývoja postupov
b) Fáza implementácie
c) Fáza monitorovania, riadenia a údržby systému
Fáza vývoja postupov
Príprava postupov je prvou etapou zavádzania systému whistleblowing subjektu. Táto fáza je neoddeliteľne spojená s analýzou štruktúry účtovnej jednotky, ako aj existujúcou v postupoch a nariadeniach účtovnej jednotky. Na základe tejto analýzy je možné vytvoriť systém whistleblowing, ktorý je bezpečný, jednoduchý a funkčný. Výsledkom tejto fázy je vytvorenie štruktúry bezpečných informačných kanálov a definovanie postupov, ktoré sa majú dodržiavať v prípade chýb vo fungovaní systému.
Fáza implementácie
Realizačná fáza je predovšetkým o uvedenie plánovaných postupov do života. V tomto okamihu je čas zaviesť zamestnancov do fungovania systému a uskutočniť školenie o jeho fungovaní. Spolu s implementáciou začína registrácia správ whistleblowers a pravidelné podávanie správ o prevádzkach systému. Je tiež čas vybrať orgán, ktorý bude systém prevádzkovať a zriadiť výbor na preskúmanie správ oznamovateľov. Môžu to byť zamestnanci subjektu alebo externá spoločnosť (pozri viac v článku o výbore na skúmanie správ oznamovateľov).
Štádium monitorovania, riadenia a udržiavania postupov
Po zavedení systému podávania správ pre informátorov je čas neustále monitorovať jeho fungovanie. Účinkom pozorovania systému môže byť potreba jeho zmeny alebo zlepšenia. Odporúčania v tejto súvislosti by mal navrhnúť subjekt prevádzkujúci systém. V tomto štádiu je potrebné reagovať na akékoľvek chyby a prispôsobiť systém organizačným zmenám, ku ktorým dochádza v entite. Toto je štádium, v ktorom je spoločnosť pripravená kedykoľvek povedať, že spĺňa požiadavky smernice.
Ako implementovať systém whistleblowing?
Úprava činností spoločnosti povinnostiam vyplývajúcim zo smernice o informátori si v každom prípade vyžaduje dôkladnú analýzu štruktúry účtovnej jednotky. Účinnosť a bezpečnosť systému whistleblowingu je zaručená iba implementáciou individuálne prispôsobených postupov založených na znalostiach fungovania subjektu.
Je tiež mimoriadne dôležité vypracovať komplexné postupy, ktoré definujú postup, ktorý sa má dodržiavať pri každej možnej udalosti súvisiacej so správami spravodajcov. V týchto typoch situácií nie je možná operácia ad hoc a následné vytvorenie rutiny. Pred zavedením systému informátora by sa mali definovať účinné procesy a postupy.
Rozsiahly proces implementácie systému whistleblowing, ako aj potreba neustáleho monitorovania a údržby, vyzýva povinné subjekty, aby zverili služby v tejto oblasti externým spoločnostiam. V mnohých prípadoch je to dokonca vhodné z dôvodu diskusie o efektívnosti a efektívnosti vnútorných výborov zaoberajúcich sa žiadosťami.
WeMoral zabezpečuje úplnú implementáciu systému whistleblowing, od vývoja postupov až po neustále monitorovanie, riadenie a udržiavanie jeho fungovania. Používanie služieb WeMoral zaručuje, že povinný subjekt zavedie bezpečný, efektívny a spoľahlivý nástroj na správu správ informátora.