Il 10 gennaio 2023, sul sito web del Government Legislative Center è apparsa un'altra, sesta puntata del disegno di legge sulla protezione delle persone che segnalano violazioni, il cosiddetto whistleblower act. Sebbene al prossimo progetto non siano mancati cambiamenti sorprendenti rispetto alle ipotesi precedenti, la pubblicazione della prossima versione va letta come un buon segno, che può essere correlato alle informazioni pubblicate sul sito web della Cancelleria del Primo Ministro secondo cui la data prevista per l'adozione del progetto da parte del Consiglio dei ministri è il primo trimestre del 2023.
Quali doveri e per chi prevede il Whistleblower Act?
L'entrata in vigore della legge sugli informatori si applicherà a qualsiasi persona giuridica per la quale almeno 50 persone svolgano o prestino lavoro (ad eccezione delle entità elencate nella legge, principalmente provenienti da settori regolamentati come il mercato finanziario e ad eccezione degli uffici e delle unità organizzative con meno di 10.000 abitanti).
Quanto sopra significa che qualsiasi entità che impiega in base a un contratto di lavoro o ad altri contratti (incluso il diritto civile, incluso il B2B) almeno 50 persone sarà obbligata ad applicare la legge e ad adempiere agli obblighi che ne derivano.
Il dovere principale di un'entità soggetta alla legge è generalmente quello di garantire la protezione degli informatori (i cosiddetti informatori) da azioni di ritorsione.
La concretizzazione di questo obbligo è la necessità di implementare una procedura interna per la segnalazione delle violazioni e le azioni di follow-up (procedura di notifica interna) in azienda e l'obbligo di mantenere un registro delle notifiche interne.
In cosa consiste l'implementazione della procedura di notifica interna?
La procedura di notifica interna è un atto di diritto interno del datore di lavoro, stabilito da tale datore di lavoro previa consultazione con un'organizzazione sindacale aziendale operante in una persona giuridica o con i rappresentanti delle persone che forniscono lavoro per tale persona giuridica.
La legge indica il contenuto minimo e obbligatorio della procedura, che include, tra gli altri:
- l'indicazione dell'entità o della persona designata nell'entità giuridica interessata per ricevere, gestire, trattare e dare seguito alle notifiche;
- una descrizione dei mezzi di trasmissione delle notifiche da parte degli informatori;
- l'obbligo di conferma nei confronti del richiedente della dichiarazione entro 7 giorni dal ricevimento;
- il termine massimo per la presentazione del feedback al notificante, non superiore a 3 mesi dalla conferma dell'arrivo della dichiarazione;
- definizione del sistema di incentivi per l'uso della procedura di notifica interna.
Dall'attuazione della procedura di notifica interna, che è solo una descrizione del processo funzionante in una determinata persona giuridica, occorre distinguere l'intero sistema di ricezione e gestione degli informatori e delle loro notifiche. Tale sistema deve soddisfare una serie di requisiti riguardanti, tra l'altro, le funzionalità stabilite dalla legge, garantendo la sicurezza della trasmissione dei dati, la loro anonimizzazione e il controllo dell'accesso al contenuto delle notifiche da parte delle persone autorizzate dalla persona giuridica. Il sistema che soddisfa tutti i requisiti previsti dalla legge è WeMoral.
Oltre alla procedura di notifica interna, la legge prevede anche altri obblighi del datore di lavoro, tra i quali si possono distinguere tra gli altri:
- obbligo di tenere un registro delle notifiche interne
- obbligo di garantire la riservatezza dei dati del segnalante e dei dati contenuti nella notifica
- l'obbligo di conservare i dati contenuti nella notifica per un periodo non superiore a 15 mesi dopo la fine dell'anno in cui sono state concluse le seguenti azioni o dopo il completamento delle azioni avviate da tali azioni.
- obblighi di informazione nei confronti del segnalante.
Come garantire il corretto funzionamento del sistema di gestione delle segnalazioni di violazione?
Il funzionamento del sistema di gestione delle segnalazioni di violazione è costituito da diversi elementi, principalmente:
- un elemento formale, consistente nell'obbligo di elaborare e attuare regolamenti interni, compresa la procedura di notifica interna;
- elemento organizzativo: consistente nel fornire e implementare una struttura tecnica e personale, garantire la conformità alle normative applicabili e consentire una gestione efficiente delle notifiche ricevute dagli informatori.
Il modo migliore per implementare in modo rapido e professionale gli elementi di cui sopra è implementare il sistema WeMoral, un sistema completo e anonimo per la gestione delle segnalazioni di violazione, che garantisce la conformità alle nuove normative, l'anonimato delle segnalazioni e la facilità d'uso.
Elenco delle infrazioni
Il disegno di legge di cui all'articolo 3 indica un catalogo di violazioni della legge, che possono essere oggetto di notifica da parte del segnalante. Allo stesso tempo, si indica che non si tratta di un elenco chiuso e un'entità giuridica che attua la procedura di notifica interna può scegliere di estenderlo alle violazioni dei regolamenti interni (ad esempio politiche, regolamenti in vigore) o degli standard etici (ad esempio quelli derivanti da codici di condotta interni, codici di buona pratica).
Chi può essere una persona che segnala una violazione della legge o il cosiddetto informatore?
Un informatore è una persona che segnala o divulga pubblicamente informazioni su una violazione ottenuta in un contesto lavorativo. Dal punto di vista di una determinata entità soggetta alla legge, un informatore può essere:
- candidato laburista
- dipendente (anche temporaneo)
- tirocinante, apprendista
- appaltatore o altra persona che fornisce lavoro sulla base di un contratto di diritto civile
- imprenditore (ad esempio appaltatore o dipendente in B2B)
- azionista, azionista
Vale la pena notare che tale catalogo è al tempo stesso un catalogo di categorie di persone alle quali una determinata persona giuridica è tenuta a consentire le presentazioni secondo la procedura di notifica interna applicabile.
Protezione del whistleblower
Uno dei principali obiettivi della creazione di un regolamento sugli informatori a livello europeo e della sua attuazione negli Stati membri è il desiderio di garantire la protezione degli informatori dalle azioni di ritorsione intraprese nei loro confronti a seguito della violazione segnalata.
Tuttavia, vale la pena notare che la legge non garantisce protezione a nessun firmatario, ma solo a chi aveva fondati motivi per ritenere che le informazioni contenute nella notifica siano vere e costituiscano una violazione della legge. In una parola, la protezione non è destinata a essere concessa alle persone che effettuano segnalazioni in malafede.
Inoltre, nell'ultima versione del progetto di legge sugli informatori del gennaio 2023, il legislatore ha deciso di introdurre un'ulteriore limitazione/protezione ostacolante. Vale a dire, deve essere protetto solo il notificante che segnala la violazione della legge relativa all'interesse pubblico. In pratica, ciò significa escludere la protezione per coloro che segnalano violazioni della legge riguardanti gli interessi di soggetti privati, individui, il che può essere un fattore significativo che dissuade gli informatori dal segnalare le violazioni.
Se viene presentata una richiesta esterna, l'informatore può richiedere all'autorità pubblica un certificato in cui l'autorità confermi che l'informatore è soggetto alla protezione specificata nella legge. A sua volta, l'autorità pubblica è obbligata a rilasciare un certificato appropriato, ma solo dopo che è probabile che si verifichi una violazione della legge.
Cosa sono le azioni di ritorsione?
Come accennato in precedenza, uno dei principali obiettivi dell'introduzione della nuova legislazione è proteggere l'informatore da azioni di ritorsione. La legge proibisce esplicitamente le azioni di ritorsione contro il notificante o persino i tentativi o le minacce di intraprendere tali azioni.
Inoltre, la protezione di cui sopra si estende anche alle persone che aiutano a effettuare la notifica, alle persone associate al notificante e all'unità organizzativa posseduta o impiegata dal dichiarante.
La legge non indica un elenco chiuso di azioni di ritorsione, ma solo esempi di esse, come la risoluzione o la risoluzione del contratto con il notificante, il mancato rinnovo del contratto con il notificante, la riduzione del salario, la ritenuta alla fonte, il cambiamento sfavorevole delle condizioni di lavoro, il mobbing, la discriminazione o i rinvii irragionevoli a visite mediche.
Un aspetto importante che rafforza la protezione del notificante è l'introduzione del principio secondo cui l'onere di dimostrare che una determinata azione non è un'azione di ritorsione incombe interamente al datore di lavoro.
Seguito
A meno che, a seguito della notifica dell'informatore, il datore di lavoro non sia autorizzato a intraprendere alcuna azione di ritorsione, è tenuto a dare seguito.
Come definito nella legge, si tratta di azioni intraprese da una persona giuridica o da un ente pubblico per valutare la veridicità delle informazioni contenute nella notifica e per contrastare la violazione della legge che sarà oggetto della notifica, in particolare fornendo una spiegazione, avviando un'ispezione o una procedura amministrativa, procedimenti penali, azioni intraprese per recuperare risorse finanziarie o chiudere la procedura condotta nell'ambito della procedura interna per la segnalazione delle violazioni e l'adozione di provvedimenti o procedure per l'accettazione di prodotti esterni notifiche ed esecuzione delle seguenti azioni.
L'obbligo di dare seguito deve derivare dalla procedura di notifica interna e il datore di lavoro è tenuto a informare l'informatore delle azioni di follow-up intraprese o previste entro 3 mesi dalla data di conferma dell'accettazione della notifica o dalla data della notifica (se non è stata effettuata alcuna conferma di accettazione della notifica).
Notifica interna e notifica esterna
La legge prevede 3 modalità per la divulgazione da parte di un informatore di una violazione della legge coperta dalla legge:
- notifica interna — effettuata all'interno dell'organizzazione secondo la procedura di notifica interna adottata;
- notifica esterna: notifica presentata direttamente all'autorità pubblica competente, tra cui: polizia, ispezione statale del lavoro, ufficio del pubblico ministero, secondo la procedura di notifica esterna adottata nell'organismo. È importante sottolineare che l'informatore può effettuare una notifica esterna senza la necessità di effettuare prima una notifica interna.
- Divulgazione pubblica, vale a dire rendere pubbliche le informazioni sulla violazione. Un informatore che desidera rendere pubbliche le informazioni ed essere soggetto alle protezioni previste dalla legge deve seguire la procedura di cui al capitolo 5 della legge.
Leggi penali
La legge introduce una serie di disposizioni che prevedono la responsabilità penale, tra l'altro:
- ostacolare o impedire la segnalazione di una violazione;
- sottraendo azioni di ritorsione
- divulgazione dell'identità del segnalante contrariamente alle disposizioni della legge (in determinate situazioni ciò è ammissibile)
- effettuare una notifica in una situazione in cui il notificante è a conoscenza del fatto che l'infrazione non si è verificata;
Da quando si applicano i nuovi obblighi previsti dalla legge?
La legge entrerà in vigore dopo 2 mesi dalla data dell'annuncio. Le entità soggette alla legge disporranno di 2 mesi dalla data di entrata in vigore della legge per adeguarsi, in particolare per adottare la procedura di notifica interna. Fanno eccezione alla regola di cui sopra gli enti per i quali 50-249 persone eseguono lavori, per i quali il termine per l'attuazione della procedura di notifica interna sarà il 17 dicembre 2023.
Data la tempistica dei lavori sulla legge pubblicata sui siti web governativi, ci si dovrebbe aspettare che le entità non coperte dal termine di adeguamento più lungo debbano attuare la procedura di notifica interna nella prima metà del 2023.
