Poolse wet inzake klokkenluiders

Op 10 januari 2023 verscheen op de website van het Government Legislative Center een nieuwe, zesde aflevering van het wetsvoorstel inzake de bescherming van personen die overtredingen melden, de zogenaamde klokkenluiderswet. Hoewel het volgende project geen verrassende veranderingen vertoonde ten opzichte van eerdere veronderstellingen, moet de publicatie van de volgende versie worden gelezen als een goed teken, dat verband kan houden met de informatie die op de website van de kanselarij van de minister-president is gepubliceerd dat de geplande datum voor de goedkeuring van het project door de ministerraad het eerste kwartaal van 2023 is.

Welke taken en voor wie voert de klokkenluiderswet in?

De inwerkingtreding van de wet inzake klokkenluiders is van toepassing op elke juridische entiteit waarvoor ten minste 50 personen werk verrichten of verrichten (met uitzondering van entiteiten die in de wet worden opgesomd, voornamelijk afkomstig uit gereguleerde sectoren zoals de financiële markt en met uitzondering van kantoren en organisatieonderdelen met minder dan 10.000 inwoners).

Het bovenstaande betekent dat elke entiteit die op grond van een arbeidsovereenkomst of andere contracten (waaronder burgerlijk recht, waaronder B2B) ten minste 50 mensen in dienst heeft, verplicht is om de wet toe te passen en de daaruit voortvloeiende verplichtingen uit te voeren.

De primaire taak van een entiteit die onder de wet valt, is in het algemeen te zorgen voor de bescherming van klokkenluiders (zogenaamde klokkenluiders) tegen vergeldingsmaatregelen.

De concretisering van deze verplichting is de noodzaak om een interne procedure in te voeren voor het melden van inbreuken en vervolgacties (interne meldingsprocedure) in het bedrijf en de verplichting om een register van interne meldingen bij te houden.

Wat is de uitvoering van de interne meldingsprocedure?

De interne meldingsprocedure is een handeling van intern recht bij de werkgever, vastgesteld door die werkgever na overleg met een bedrijfsvakbondsorganisatie die actief is in een juridische entiteit of met vertegenwoordigers van personen die werk verrichten voor die juridische entiteit.

De wet geeft de minimale, verplichte inhoud van de procedure aan, die onder meer omvat:

• een aanduiding van de entiteit of persoon die in de betrokken juridische entiteit is aangewezen om kennisgevingen te ontvangen, te behandelen, te verwerken en op te volgen;
• een beschrijving van de wijze van verzending van kennisgevingen door klokkenluiders;
• een verplichting om de aanvrager binnen 7 dagen na ontvangst van de verklaring te bevestigen;
• de maximumtermijn voor het indienen van feedback aan de kennisgever, van maximaal 3 maanden vanaf de bevestiging van de ontvangst van de verklaring;
• het definiëren van het stimuleringssysteem voor het gebruik van de interne meldingsprocedure.

Van de uitvoering van de interne meldingsprocedure, die slechts een beschrijving is van het proces dat in een bepaalde juridische entiteit functioneert, moet onderscheid worden gemaakt tussen het volledige systeem voor de ontvangst en behandeling van klokkenluiders en hun meldingen. Een dergelijk systeem moet voldoen aan een aantal vereisten met betrekking tot, onder andere, in de wet opgenomen functies, om de veiligheid van de gegevensoverdracht, de anonimisering ervan en de controle van de toegang tot de inhoud van kennisgevingen door door de rechtspersoon gemachtigde personen te waarborgen. Het systeem dat voldoet aan alle vereisten van de wet is WeMoral.

Naast de interne meldingsprocedure voorziet de wet ook in andere verplichtingen van de werkgever, waaronder kan worden onderscheiden:

• verplichting om een register bij te houden van interne meldingen
• verplichting om de vertrouwelijkheid van de gegevens van de klokkenluider en de gegevens in de melding te waarborgen
• de verplichting om de gegevens in de kennisgeving te bewaren gedurende een periode van niet meer dan 15 maanden na het einde van het jaar waarin de volgende acties zijn afgerond of na de voltooiing van de acties die in het kader van die acties zijn geïnitieerd.
• informatieverplichtingen jegens de klokkenluider.

Hoe kan ervoor worden gezorgd dat het systeem voor de behandeling van inbreukmeldingen soepel werkt?

De werking van het systeem voor de behandeling van inbreukmeldingen bestaat uit verschillende elementen, voornamelijk:

• een formeel element — bestaande uit de verplichting om interne voorschriften te ontwikkelen en uit te voeren, met inbegrip van de interne meldingsprocedure;
• organisatorisch element — bestaande uit het aanbieden en implementeren van een technische en persoonlijke structuur, het waarborgen van naleving van toepasselijke regelgeving en het mogelijk maken van een efficiënte verwerking van meldingen van klokkenluiders.

De beste manier om bovenstaande elementen snel en professioneel te implementeren, is door het WeMoral-systeem te implementeren — een uitgebreid en anoniem systeem voor de behandeling van inbreukmeldingen, dat zorgt voor naleving van nieuwe voorschriften, anonimiteit van meldingen en gebruiksgemak.

Overzicht van inbreuken

Het wetsontwerp in artikel 3 bevat een lijst van overtredingen van de wet, die door de klokkenluider kunnen worden gemeld. Tegelijkertijd wordt aangegeven dat dit geen gesloten register is en dat een juridische entiteit die de interne meldingsprocedure toepast, ervoor kan kiezen om deze uit te breiden tot schendingen van interne voorschriften (bijv. beleid, geldende voorschriften) of ethische normen (bijvoorbeeld als gevolg van interne gedragscodes, codes van goede praktijken).

Wie kan een persoon zijn die een overtreding van de wet meldt of de zogenaamde klokkenluider?

Een klokkenluider is een persoon die informatie over een inbreuk die is verkregen in een werkgerelateerde context meldt of openbaar maakt. Vanuit het oogpunt van een bepaalde entiteit die onder de wet valt, kan een klokkenluider:

• Kandidaat
• werknemer (inclusief tijdelijk)
• stagiair, leerling
• aannemer of andere persoon die werk verricht op basis van een civielrechtelijke overeenkomst
• ondernemer (bijv. aannemer of werknemer op B2B)
• aandeelhouder, aandeelhouder

Het is vermeldenswaard dat een dergelijke catalogus tegelijkertijd een lijst is van categorieën van personen aan wie een bepaalde juridische entiteit verplicht is om inzendingen toe te staan volgens de toepasselijke interne kennisgevingsprocedure.

Bescherming van de klokkenluider

Een van de belangrijkste doelstellingen van de totstandkoming van een klokkenluidersverordening op Europees niveau en de uitvoering ervan in de lidstaten is de wens om klokkenluiders te beschermen tegen vergeldingsmaatregelen die tegen hen worden genomen naar aanleiding van de gerapporteerde inbreuk.

Het is echter vermeldenswaard dat de wet geen enkele ondertekenaar bescherming biedt, maar alleen aan degene die redelijke gronden had om aan te nemen dat de informatie in de kennisgeving waar is en een overtreding van de wet vormt. Kortom, bescherming is niet bedoeld om te worden verleend aan mensen die te kwader trouw meldingen doen.

Bovendien heeft de wetgever in de laatste versie van de ontwerpwet voor klokkenluiders van januari 2023 besloten om een verdere beperking/belemmerende bescherming in te voeren. Alleen de kennisgever die melding maakt van een inbreuk op de wet die verband houdt met het algemeen belang, moet namelijk worden beschermd. In de praktijk betekent dit dat bescherming wordt uitgesloten voor degenen die melding maken van schendingen van de wet met betrekking tot de belangen van particuliere entiteiten of individuen, wat een belangrijke factor kan zijn om klokkenluiders ervan te weerhouden overtredingen te melden.

Als een extern verzoek wordt ingediend, kan de klokkenluider bij de overheid een certificaat aanvragen waarin de autoriteit bevestigt dat de klokkenluider onder de in de wet gespecificeerde bescherming valt. De overheid is op haar beurt verplicht een passend certificaat af te geven, maar alleen nadat de overtreding van de wet waarschijnlijk zal plaatsvinden.

Wat zijn vergeldingsacties?

Zoals hierboven vermeld, is een van de belangrijkste doelstellingen van de invoering van de nieuwe wetgeving om de klokkenluider te beschermen tegen vergeldingsmaatregelen. De wet verbiedt expliciet vergeldingsmaatregelen tegen de kennisgever of zelfs pogingen of bedreigingen om dergelijke maatregelen te nemen.

Bovendien geldt de bovenstaande bescherming ook voor personen die assisteren bij het doen van de melding, personen die verbonden zijn aan de kennisgever en tot de organisatie-eenheid die eigendom is van of in dienst is van de aangever.

De wet bevat geen gesloten lijst van vergeldingsmaatregelen, maar slechts voorbeelden daarvan, zoals beëindiging of beëindiging van het contract met de kennisgever, niet-verlenging van het contract met de kennisgever, verlaging van het salaris, het onthouden van promotie, ongunstige wijziging van de arbeidsomstandigheden, pesterijen, discriminatie of onredelijke doorverwijzingen voor medisch onderzoek.

Een belangrijk aspect dat de bescherming van de kennisgever versterkt, is de invoering van het beginsel dat de bewijslast om te bewijzen dat een bepaalde actie geen vergeldingsactie is, volledig bij de werkgever ligt.

Opvolging

Tenzij de werkgever naar aanleiding van de melding van de klokkenluider geen vergeldingsmaatregelen mag nemen, is hij verplicht hieraan gevolg te geven.

Zoals gedefinieerd in de wet zijn dit acties die worden ondernomen door een juridische entiteit of een overheidsinstantie om te beoordelen of de informatie in de kennisgeving juist is en om inbreuken op de wet die het onderwerp van de kennisgeving zullen zijn tegen te gaan, met name door een toelichting te geven, een inspectie- of administratieve procedure in te leiden, vervolgingen in te stellen, maatregelen te nemen om financiële middelen terug te vorderen of om de procedure af te sluiten die is uitgevoerd in het kader van de interne procedure voor het melden van inbreuken en het nemen van maatregelen of procedures voor externe acceptatie meldingen en het nemen van de volgende acties.

De verplichting om op te volgen moet voortvloeien uit de interne meldingsprocedure en de werkgever is verplicht om de klokkenluider op de hoogte te stellen van de vervolgmaatregelen die zijn genomen of gepland, uiterlijk drie maanden na de datum van bevestiging van acceptatie van de melding of vanaf de datum van de melding (als er geen bevestiging van aanvaarding van de melding is gedaan).

Interne melding en externe melding

De wet voorziet in drie manieren waarop een klokkenluider kennis kan geven van een overtreding van de wet waarop de wet van toepassing is:

1. interne melding — gedaan binnen de organisatie in overeenstemming met de goedgekeurde interne meldingsprocedure;
2. externe kennisgeving — kennisgeving die rechtstreeks wordt ingediend bij de relevante overheidsinstantie, waaronder: politie, nationale arbeidsinspectie, openbaar ministerie, in overeenstemming met de procedure voor externe kennisgevingen die door het orgaan zijn aangenomen. Belangrijk is dat de klokkenluider een externe melding kan doen zonder dat hij eerst een interne melding hoeft te doen.
3. Openbaarmaking — dat wil zeggen informatie over inbreuken openbaar maken. Een klokkenluider die openbaar wil maken en onder bescherming wil vallen op grond van de wet, moet de procedure van hoofdstuk 5 van de wet volgen.

Strafrecht

De wet introduceert een aantal bepalingen die voorzien in strafrechtelijke aansprakelijkheid voor onder meer:

• het belemmeren of voorkomen van de melding van een inbreuk;
• aftrekken van vergeldingsmaatregelen
• openbaarmaking van de identiteit van de klokkenluider in strijd met de bepalingen van de wet (in bepaalde situaties is dit toegestaan)
• het doen van een melding in een situatie waarin de kennisgever weet dat de inbreuk niet heeft plaatsgevonden;

Sinds wanneer zijn de nieuwe verplichtingen uit de wet van toepassing?

De wet treedt in werking na 2 maanden vanaf de datum van de aankondiging. Entiteiten die onder de wet vallen, hebben vanaf de datum van inwerkingtreding van de wet twee maanden de tijd om zich aan te passen, met name om de interne kennisgevingsprocedure toe te passen. De uitzondering op de bovenstaande regel zijn entiteiten waarvoor 50-249 personen werkzaamheden uitvoeren; voor hen is de uiterste datum voor de uitvoering van de interne kennisgevingsprocedure 17 december 2023.

Gezien het tijdschema voor de werkzaamheden aan de wet dat op overheidswebsites is gepubliceerd, mag worden verwacht dat entiteiten die niet onder de langere aanpassingstermijn vallen, de interne meldingsprocedure in de eerste helft van 2023 moeten implementeren.