Πολωνικό νομοσχέδιο για τους πληροφοριοδότες

Στις 10 Ιανουαρίου 2023, η ιστοσελίδα του Κυβερνητικού Νομοθετικού Κέντρου εμφανίστηκε μια άλλη, έκτη δόση του νομοσχεδίου για την προστασία των προσώπων που καταγγέλλουν παραβιάσεις, ο λεγόμενος νόμος πληροφοριοδοτών. Αν και το επόμενο έργο δεν στερούνται εκπληκτικές αλλαγές σε σχέση με προηγούμενες υποθέσεις, η δημοσίευση της επόμενης έκδοσης θα πρέπει να διαβαστεί ως ένα καλό σημάδι, το οποίο μπορεί να σχετίζεται με τις πληροφορίες που δημοσιεύονται στην ιστοσελίδα της Καγκελαρίας του Πρωθυπουργού ότι η προγραμματισμένη ημερομηνία για την έγκριση του έργου από το Συμβούλιο Υπουργών είναι το πρώτο τρίμηνο του 2023.

Ποια καθήκοντα και για ποιους εισάγει ο νόμος περί πληροφοριοδοτών;

Η έναρξη ισχύος του νόμου για τους πληροφοριοδότες θα εφαρμόζεται σε κάθε νομική οντότητα για την οποία τουλάχιστον 50 άτομα εκτελούν ή παρέχουν εργασία (εκτός από τις οντότητες που αναφέρονται απαρίθμητα στον νόμο, κυρίως από ρυθμιζόμενους κλάδους όπως η χρηματοπιστωτική αγορά και με εξαίρεση τα γραφεία και τις οργανωτικές μονάδες με λιγότερους από 10.000 κατοίκους).

Τα παραπάνω σημαίνει ότι κάθε φορέας που απασχολεί στο πλαίσιο σύμβασης εργασίας ή άλλων συμβάσεων (συμπεριλαμβανομένου του αστικού δικαίου, συμπεριλαμβανομένης της B2B) τουλάχιστον 50 άτομα θα είναι υποχρεωμένη να εφαρμόσει το Νόμο και να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις που απορρέουν από αυτόν.

Το πρωταρχικό καθήκον μιας οντότητας που υπόκειται στο νόμο είναι γενικά να διασφαλίζει την προστασία των καταγγελλόντων (οι αποκαλούμενοι πληροφοριοδότες) από αντίποινα.

Η υλοποίηση αυτής της υποχρέωσης είναι η ανάγκη εφαρμογής μιας εσωτερικής διαδικασίας για την αναφορά παραβάσεων και ενεργειών παρακολούθησης (εσωτερική διαδικασία κοινοποίησης) στην εταιρεία και η υποχρέωση τήρησης αρχείου των εσωτερικών κοινοποιήσεων.

Ποια είναι η εφαρμογή της διαδικασίας εσωτερικής κοινοποίησης;

Η εσωτερική διαδικασία κοινοποίησης είναι πράξη εσωτερικού δικαίου του εργοδότη, η οποία καθορίζεται από τον εν λόγω εργοδότη μετά από διαβούλευση με συνδικαλιστική οργάνωση επιχειρήσεων που λειτουργεί σε νομική οντότητα ή με εκπροσώπους προσώπων που παρέχουν εργασία για την εν λόγω νομική οντότητα.

Ο νόμος ορίζει το ελάχιστο, υποχρεωτικό περιεχόμενο της διαδικασίας, το οποίο περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων:

• ένδειξη της οντότητας ή του προσώπου που έχει οριστεί στην οικεία νομική οντότητα για να παραλαμβάνει, να χειρίζεται, να επεξεργάζεται και να παρακολουθεί τις κοινοποιήσεις·
• περιγραφή των μέσων διαβίβασης των κοινοποιήσεων από τους καταγγέλλοντες πληροφοριών·
• υποχρέωση επιβεβαίωσης της διασάφησης προς τον αιτούντα εντός επτά ημερών από την παραλαβή τους·
• η μέγιστη προθεσμία υποβολής σχολίων στον κοινοποιούντα, η οποία δεν υπερβαίνει τους τρεις μήνες από την επιβεβαίωση της άφιξης της διασάφησης·
• τον καθορισμό του συστήματος παροχής κινήτρων για τη χρήση της εσωτερικής διαδικασίας κοινοποίησης.

Από την εφαρμογή της εσωτερικής διαδικασίας κοινοποίησης, η οποία αποτελεί μόνο περιγραφή της διαδικασίας που λειτουργεί σε μια δεδομένη νομική οντότητα, θα πρέπει να διακρίνεται ολόκληρο το σύστημα υποδοχής και χειρισμού των καταγγελλόντων και των κοινοποιήσεών τους. Το σύστημα αυτό πρέπει να πληροί ορισμένες απαιτήσεις που αφορούν, μεταξύ άλλων, τις λειτουργίες που ορίζονται στον Νόμο, διασφαλίζοντας την ασφάλεια της διαβίβασης δεδομένων, την ανωνυμοποίησή τους και τον έλεγχο της πρόσβασης στο περιεχόμενο των κοινοποιήσεων από πρόσωπα εξουσιοδοτημένα από τη νομική οντότητα. Το σύστημα που πληροί όλες τις απαιτήσεις που προβλέπονται στο νόμο είναι WeMoral.

Εκτός από την εσωτερική διαδικασία κοινοποίησης, ο νόμος προβλέπει επίσης και άλλες υποχρεώσεις του εργοδότη, μεταξύ των οποίων μπορεί κανείς να διακρίνει μεταξύ άλλων:

• υποχρέωση τήρησης αρχείου των εσωτερικών κοινοποιήσεων
• υποχρέωση διασφάλισης της εμπιστευτικότητας των δεδομένων των πληροφοριοδοτών και των δεδομένων που περιέχονται στην κοινοποίηση
• την υποχρέωση διατήρησης των δεδομένων που περιέχονται στην κοινοποίηση για περίοδο που δεν υπερβαίνει τους 15 μήνες μετά το τέλος του έτους κατά το οποίο ολοκληρώθηκαν οι ακόλουθες δράσεις ή μετά την ολοκλήρωση των δράσεων που δρομολογήθηκαν με τις εν λόγω δράσεις.
• υποχρεώσεις ενημέρωσης προς τον πληροφοριοδότη.

Πώς θα εξασφαλιστεί η ομαλή λειτουργία του συστήματος επεξεργασίας αναφορών επί παραβάσει;

Η λειτουργία του συστήματος για τη διεκπεραίωση των εκθέσεων επί παραβάσει αποτελείται από διάφορα στοιχεία, κυρίως:

• ένα τυπικό στοιχείο — που συνίσταται στην υποχρέωση κατάρτισης και εφαρμογής εσωτερικών κανονισμών, συμπεριλαμβανομένης της εσωτερικής διαδικασίας κοινοποίησης·
• οργανωτικό στοιχείο — που συνίσταται στην παροχή και εφαρμογή τεχνικής και προσωπικής δομής, εξασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τους ισχύοντες κανονισμούς και επιτρέποντας τον αποτελεσματικό χειρισμό των κοινοποιήσεων που λαμβάνονται από πληροφοριοδότες.

Ο καλύτερος τρόπος για την γρήγορη και επαγγελματική εφαρμογή των παραπάνω στοιχείων είναι η εφαρμογή του συστήματος WeMoral - ένα ολοκληρωμένο και ανώνυμο σύστημα διαχείρισης αναφορών παραβάσεων, το οποίο διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τους νέους κανονισμούς, την ανωνυμία των αναφορών και την ευκολία χρήσης.

Κατάλογος παραβάσεων

Το σχέδιο νόμου του άρθρου 3 περιέχει κατάλογο παραβάσεων του νόμου, οι οποίες ενδέχεται να αποτελέσουν αντικείμενο κοινοποίησης από τον καταγγέλλοντα. Ταυτόχρονα, επισημαίνεται ότι δεν πρόκειται για κλειστό κατάλογο και μια νομική οντότητα που εφαρμόζει τη διαδικασία εσωτερικής κοινοποίησης μπορεί να επιλέξει να την επεκτείνει σε παραβιάσεις εσωτερικών κανονισμών (π.χ. πολιτικών, κανονισμών) ή δεοντολογικών προτύπων (π.χ. εκείνων που προκύπτουν από εσωτερικούς κώδικες δεοντολογίας, κώδικες ορθής πρακτικής).

Ποιος μπορεί να είναι ένα πρόσωπο που αναφέρει μια παραβίαση του νόμου ή το λεγόμενο πληροφοριοδότη;

Πληροφοριοδότης είναι το πρόσωπο που αναφέρει ή αποκαλύπτει δημοσίως πληροφορίες σχετικά με μια παράβαση που έχει ληφθεί σε εργασιακό πλαίσιο. Από την άποψη μιας δεδομένης οντότητας που υπόκειται στον Νόμο, ένας πληροφοριοδότης μπορεί να είναι:

• Υποψήφιος εργασίας
• εργαζόμενος (συμπεριλαμβανομένων των προσωρινών)
• εκπαιδευόμενος, μαθητευόμενος
• εργολάβος ή άλλο πρόσωπο που παρέχει εργασία βάσει σύμβασης αστικού δικαίου
• επιχειρηματίας (π.χ. εργολάβος ή υπάλληλος στην B2B)
• μέτοχος, μέτοχος

Αξίζει να σημειωθεί ότι ένας τέτοιος κατάλογος αποτελεί ταυτόχρονα κατάλογο κατηγοριών προσώπων στα οποία μια δεδομένη νομική οντότητα υποχρεούται να επιτρέπει την υποβολή αιτήσεων σύμφωνα με την εφαρμοστέα εσωτερική διαδικασία κοινοποίησης.

Προστασία του πληροφοριοδότη

Ένας από τους κύριους στόχους της θέσπισης κανονισμού για τους πληροφοριοδότες σε ευρωπαϊκό επίπεδο και της εφαρμογής του στα κράτη μέλη είναι η επιθυμία να διασφαλιστεί η προστασία των καταγγελλόντων από τα αντίποινα που αναλαμβάνονται εναντίον τους ως αποτέλεσμα της καταγγελλόμενης παράβασης.

Ωστόσο, αξίζει να σημειωθεί ότι ο νόμος δεν παρέχει προστασία σε οποιονδήποτε υπογράφοντα, αλλά μόνο σε κάποιον που είχε βάσιμους λόγους να πιστεύει ότι οι πληροφορίες που περιέχονται στην κοινοποίηση είναι αληθείς και συνιστούν παραβίαση του νόμου. Με λίγα λόγια, η προστασία δεν πρέπει να παρέχεται σε ανθρώπους που κάνουν εκθέσεις κακόπιστα.

Επιπλέον, στην τελευταία έκδοση του σχεδίου νομοσχεδίου του Ιανουαρίου 2023 για τους πληροφοριοδότες, ο νομοθέτης αποφάσισε να εισαγάγει περαιτέρω περιορισμό/παρεμπόδιση της προστασίας. Συγκεκριμένα, πρέπει να προστατεύεται μόνο ο κοινοποιών που αναφέρει την παράβαση του νόμου που αφορά το δημόσιο συμφέρον. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι αποκλείεται η προστασία εκείνων που καταγγέλλουν παραβιάσεις του νόμου σχετικά με τα συμφέροντα ιδιωτικών φορέων, φυσικών προσώπων, γεγονός που μπορεί να αποτελέσει σημαντικό παράγοντα αποτροπής των καταγγελλόντων από το να αναφέρουν παραβιάσεις.

Εάν υποβληθεί εξωτερική αίτηση, ο πληροφοριοδότης μπορεί να ζητήσει από τη δημόσια αρχή πιστοποιητικό με το οποίο η αρχή επιβεβαιώνει ότι ο καταγγέλλων υπόκειται στην προστασία που ορίζεται στο Νόμο. Με τη σειρά της, η δημόσια αρχή είναι υποχρεωμένη να εκδώσει το κατάλληλο πιστοποιητικό, αλλά μόνο μετά την παράβαση του νόμου είναι πιθανό να συμβεί.

Τι είναι τα αντίποινα;

Όπως προαναφέρθηκε, ένας από τους κύριους στόχους της εισαγωγής της νέας νομοθεσίας είναι η προστασία του καταγγέλλοντα από αντίποινα. Ο νόμος απαγορεύει ρητά τις ενέργειες αντιποίνων κατά του κοινοποιούντος ή ακόμη και τις προσπάθειες ή τις απειλές να λάβει τέτοια μέτρα.

Επιπλέον, η ανωτέρω προστασία εκτείνεται επίσης στα πρόσωπα που βοηθούν στην κοινοποίηση, στα πρόσωπα που συνδέονται με τον κοινοποιούντα, καθώς και στην οργανωτική μονάδα που ανήκει ή απασχολείται από τον διασαφιστή.

Ο νόμος δεν αναφέρει έναν κλειστό κατάλογο αντιποίνων, αλλά μόνο παραδείγματα αυτών, όπως η καταγγελία ή η καταγγελία της σύμβασης με τον κοινοποιούντα, η μη ανανέωση της σύμβασης με τον κοινοποιούντα, η μείωση του μισθού, η παρακράτηση προαγωγών, η αρνητική αλλαγή των συνθηκών εργασίας, ο όχλος, οι διακρίσεις ή οι αδικαιολόγητες παραπομπές για ιατρικές εξετάσεις.

Μια σημαντική πτυχή που ενισχύει την προστασία του κοινοποιούντος είναι η εισαγωγή της αρχής σύμφωνα με την οποία το βάρος της απόδειξης ότι μια συγκεκριμένη ενέργεια δεν αποτελεί πράξη αντιποίνων βαρύνει εξ ολοκλήρου τον εργοδότη.

Παρακολούθηση

Εκτός εάν, συνεπεία της γνωστοποίησης του καταγγέλλοντα, ο εργοδότης δεν έχει τη δυνατότητα να προβεί σε οποιαδήποτε αντίποινα, υποχρεούται να δώσει συνέχεια.

Όπως ορίζεται στον Νόμο, πρόκειται για ενέργειες που αναλαμβάνονται από νομική οντότητα ή δημόσιο φορέα για την αξιολόγηση της αλήθειας των πληροφοριών που περιέχονται στην κοινοποίηση και για την αντιμετώπιση παραβάσεων του νόμου που θα αποτελέσει το αντικείμενο της κοινοποίησης, ιδίως με την παροχή εξηγήσεων, την κίνηση διαδικασίας επιθεώρησης ή διοικητικής διαδικασίας, τη δίωξη, τη λήψη μέτρων για την ανάκτηση οικονομικών πόρων ή την περάτωση της διαδικασίας που διεξάγεται στο πλαίσιο της εσωτερικής διαδικασίας αναφοράς παραβάσεων και λήψης μέτρων ή διαδικασιών για την αποδοχή εξωτερικών ειδοποιήσεις και τη λήψη των ακόλουθων ενεργειών.

Η υποχρέωση παρακολούθησης πρέπει να απορρέει από τη διαδικασία εσωτερικής κοινοποίησης και ο εργοδότης υποχρεούται να ενημερώνει τον καταγγέλλοντα σχετικά με τα μέτρα παρακολούθησης που έλαβε ή προγραμματίζει το αργότερο εντός τριών μηνών από την ημερομηνία επιβεβαίωσης της αποδοχής της κοινοποίησης ή από την ημερομηνία της κοινοποίησης (εάν δεν έχει επιβεβαιωθεί η αποδοχή της κοινοποίησης).

Εσωτερική κοινοποίηση και εξωτερική κοινοποίηση

Ο νόμος προβλέπει 3 τρόπους για την αποκάλυψη από έναν πληροφοριοδότη της παραβίασης του νόμου που καλύπτεται από το νόμο:

1. εσωτερική κοινοποίηση — η οποία πραγματοποιείται εντός του οργανισμού σύμφωνα με την εγκριθείσα εσωτερική διαδικασία γνωστοποίησης·
2. εξωτερική κοινοποίηση — κοινοποίηση υποβάλλεται απευθείας στην αρμόδια δημόσια αρχή, συμπεριλαμβανομένων: Αστυνομία, Κρατική Επιθεώρηση Εργασίας, Εισαγγελία, σύμφωνα με τη διαδικασία των εξωτερικών κοινοποιήσεων που εγκρίθηκε στο σώμα. Είναι σημαντικό ότι ο καταγγέλλων μπορεί να προβεί σε εξωτερική κοινοποίηση χωρίς να χρειάζεται πρώτα να προβεί σε εσωτερική κοινοποίηση.
3. Δημόσια γνωστοποίηση — δηλαδή, δημοσιοποίηση πληροφοριών σχετικά με την παράβαση. Ο καταγγέλλων που επιθυμεί να δημοσιοποιήσει τη δημοσιοποίηση και να τύχει προστασίας βάσει του Νόμου θα πρέπει να ακολουθήσει τη διαδικασία του κεφαλαίου 5 του Νόμου.

Ποινικό Δίκαιο

Ο νόμος θεσπίζει ορισμένες διατάξεις που προβλέπουν ποινική ευθύνη για, μεταξύ άλλων:

• παρεμπόδιση ή παρεμπόδιση της αναφοράς παράβασης·
• αφαιρώντας τις πράξεις αντιποίνων
• γνωστοποίηση της ταυτότητας του πληροφοριοδότη αντίθετη προς τις διατάξεις του Νόμου (σε ορισμένες περιπτώσεις αυτό επιτρέπεται)
• κοινοποίηση σε περίπτωση κατά την οποία ο κοινοποιών γνωρίζει ότι η παράβαση·

Από πότε ισχύουν οι νέες υποχρεώσεις που απορρέουν από τον Νόμο;

Ο νόμος τίθεται σε ισχύ μετά από δύο μήνες από την ημερομηνία της ανακοίνωσης. Οι οντότητες που υπόκεινται στον Νόμο έχουν στη διάθεσή τους δύο μήνες από την ημερομηνία έναρξης ισχύος του Νόμου για να προσαρμοστούν, ιδίως για να θεσπίσουν την εσωτερική διαδικασία κοινοποίησης. Η εξαίρεση από τον παραπάνω κανόνα θα είναι οντότητες για τις οποίες 50-249 άτομα εκτελούν έργα, γι 'αυτούς η προθεσμία για την εφαρμογή της εσωτερικής διαδικασίας κοινοποίησης θα είναι 17 Δεκεμβρίου 2023.

Δεδομένου του χρονοδιαγράμματος των εργασιών σχετικά με το νόμο που δημοσιεύεται σε κυβερνητικούς δικτυακούς τόπους, αναμένεται ότι οι οντότητες που δεν καλύπτονται από το μεγαλύτερο χρονικό διάστημα προσαρμογής θα πρέπει να εφαρμόσουν την εσωτερική διαδικασία κοινοποίησης κατά το πρώτο εξάμηνο του 2023.