La 10 ianuarie 2023, site-ul Centrului Legislativ al Guvernului a apărut o altă, a șasea tranșă a proiectului de lege privind protecția persoanelor care raportează încălcări, așa-numitul act de denunțare. Deși următorul proiect nu a lipsit modificări surprinzătoare în raport cu ipotezele anterioare, publicarea versiunii următoare ar trebui citită ca un semn bun, care poate fi legat de informațiile publicate pe site-ul Cancelariei Prim-ministrului că data planificată pentru adoptarea proiectului de către Consiliul de Miniștri este primul trimestru al anului 2023.
Ce îndatoriri și pentru cine introduce Legea privind avertizorii?
Intrarea în vigoare a Legii privind denunțătorii se va aplica oricărei entități juridice pentru care cel puțin 50 de persoane desfășoară sau prestează muncă (cu excepția entităților enumerate în lege, în principal din industrii reglementate, cum ar fi piața financiară și cu excepția birourilor și unităților organizaționale cu mai puțin de 10.000 de locuitori).
Cele de mai sus înseamnă că orice entitate care angajează în baza unui contract de muncă sau a altor contracte (inclusiv dreptul civil, inclusiv B2B) cel puțin 50 de persoane va fi obligată să aplice Legea și să pună în aplicare obligațiile care decurg din aceasta.
Datoria principală a unei entități care face obiectul legii este, în general, de a asigura protecția denunțătorilor (așa-numiții denunțători) împotriva acțiunilor de represalii.
Concretizarea acestei obligații constă în necesitatea implementării unei proceduri interne de raportare a încălcărilor și acțiunilor de urmărire (procedura de notificare internă) în cadrul companiei și obligația de a menține o evidență a notificărilor interne.
Care este punerea în aplicare a procedurii interne de notificare?
Procedura de notificare internă este un act de drept intern la angajator, stabilit de angajatorul respectiv după consultarea unei organizații sindicale a societății care își desfășoară activitatea într-o entitate juridică sau cu reprezentanți ai persoanelor care prestează un loc de muncă pentru entitatea juridică respectivă.
Legea indică conținutul minim, obligatoriu al procedurii, care include, printre altele:
- indicarea entității sau persoanei desemnate în entitatea juridică în cauză să primească, să gestioneze, să prelucreze și să urmărească notificările ulterioare;
- o descriere a mijloacelor de transmitere a notificărilor de către denunțători;
- obligația de confirmare către solicitant a declarației în termen de 7 zile de la primire;
- termenul maxim pentru transmiterea feedback-ului notificatorului, care nu depășește 3 luni de la confirmarea sosirii declarației;
- definirea sistemului de stimulare a utilizării procedurii interne de notificare.
De la punerea în aplicare a procedurii interne de notificare, care reprezintă doar o descriere a procesului care funcționează într-o anumită entitate juridică, ar trebui să se distingă întregul sistem de primire și manipulare a denunțătorilor și notificările acestora. Un astfel de sistem trebuie să respecte o serie de cerințe privind, printre altele, funcționalitățile prevăzute în lege, asigurând securitatea transmiterii datelor, anonimizarea acestora și controlul accesului la conținutul notificărilor de către persoanele autorizate de entitatea juridică. Sistemul care îndeplinește toate cerințele prevăzute în lege este WeMoral.
În plus față de procedura de notificare internă, legea prevede și alte obligații ale angajatorului, printre care se pot distinge între altele:
- obligația de a ține evidența notificărilor interne
- obligația de a asigura confidențialitatea datelor denunțătorului și a datelor conținute în notificare
- obligația de a păstra datele conținute în notificare pentru o perioadă de cel mult 15 luni de la sfârșitul anului în care au fost încheiate următoarele acțiuni sau după finalizarea acțiunilor inițiate prin acțiunile respective.
- obligații de informare față de avertizor.
Cum să asigurăm buna funcționare a sistemului de tratare a rapoartelor privind încălcarea dreptului comunitar?
Funcționarea sistemului de tratare a rapoartelor de constatare a neîndeplinirii obligațiilor constă în mai multe elemente, în principal:
- un element formal — constând în obligația de a elabora și pune în aplicare reglementări interne, inclusiv procedura de notificare internă;
- element organizatoric — constând în furnizarea și punerea în aplicare a unei structuri tehnice și personale, asigurarea conformității cu reglementările aplicabile și facilitarea gestionării eficiente a notificărilor primite de la denunțători.
Cel mai bun mod de a implementa rapid și profesional elementele de mai sus este implementarea sistemului WeMoral — un sistem cuprinzător și anonim pentru gestionarea rapoartelor privind încălcarea dreptului comunitar, care asigură respectarea noilor reglementări, anonimatul rapoartelor și ușurința utilizării.
Directorul privind încălcarea dreptului comunitar
Proiectul de lege prevăzut la articolul 3 indică un catalog al încălcărilor legii, care pot face obiectul notificării de către avertizor. În același timp, se indică faptul că acesta nu este un registru închis, iar o entitate juridică care implementează procedura de notificare internă poate alege să o extindă la încălcări ale reglementărilor interne (de exemplu, politici, reglementări în vigoare) sau ale standardelor etice (de exemplu, cele rezultate din codurile interne de conduită, codurile de bune practici).
Cine poate fi o persoană care raportează o încălcare a legii sau așa-numitul avertizor de integritate?
Un avertizor de integritate este o persoană care raportează sau dezvăluie public informații despre o încălcare obținută într-un context legat de muncă. Din punctul de vedere al unei anumite entități care face obiectul Legii, un avertizor de integritate poate fi:
- Candidat la muncă
- angajat (inclusiv temporar)
- stagiar, ucenic
- contractant sau altă persoană care prestează lucrări pe baza unui contract de drept civil
- antreprenor (de exemplu, contractant sau angajat pe B2B)
- acționar, acționar
Este demn de remarcat faptul că un astfel de catalog este, în același timp, un catalog al categoriilor de persoane cărora o anumită entitate juridică este obligată să le permită depunerea în conformitate cu procedura de notificare internă aplicabilă.
Protecția avertizorilor
Unul dintre obiectivele principale ale creării unui regulament privind denunțarea la nivel european și punerea sa în aplicare în statele membre este dorința de a asigura protecția denunțătorilor împotriva acțiunilor de represalii întreprinse împotriva acestora ca urmare a încălcării raportate.
Cu toate acestea, este demn de remarcat faptul că Legea nu acordă protecție niciunui semnatar, ci numai celui care a avut motive întemeiate să creadă că informațiile conținute în notificare sunt adevărate și constituie o încălcare a legii. Într-un cuvânt, protecția este destinată să nu fie acordată persoanelor care fac rapoarte cu rea-credință.
Mai mult, în cea mai recentă versiune a proiectului de lege privind avertizorii de integritate din ianuarie 2023, legiuitorul a decis să introducă o restricție/protecție suplimentară. Anume, trebuie protejat doar notificatorul care raportează încălcarea legii în cauză de interes public. În practică, aceasta înseamnă excluderea protecției pentru cei care raportează încălcări ale legii privind interesele entităților private, ale persoanelor fizice, ceea ce poate fi un factor semnificativ care descurajează denunțătorii să raporteze încălcări.
În cazul în care se depune o cerere externă, avertizorul de integritate poate solicita autorității publice un certificat în care autoritatea confirmă faptul că avertizorul de integritate este supus protecției specificate în lege. La rândul său, autoritatea publică este obligată să elibereze un certificat corespunzător, dar numai după ce este posibil să apară încălcarea legii.
Ce sunt acțiunile de represalii?
După cum s-a menționat mai sus, unul dintre principalele obiective ale introducerii noii legislații este protejarea avertizorilor de integritate împotriva acțiunilor de represalii. Legea interzice în mod explicit acțiunile de represalii împotriva notificatorului sau chiar încercările sau amenințările de a lua astfel de măsuri.
Mai mult, protecția menționată mai sus se extinde și asupra persoanelor care asistă la efectuarea notificării, persoanelor asociate notificatorului, precum și unității organizatorice deținute sau angajate de declarant.
Legea nu indică un catalog închis al acțiunilor de represalii, ci doar exemple ale acestuia, cum ar fi rezilierea sau rezilierea contractului cu notificatorul, nereînnoirea contractului cu notificatorul, reducerea salariului, reținerea promovării, schimbarea nefavorabilă a condițiilor de muncă, mobbing, discriminare sau trimiteri nerezonabile pentru examene medicale.
Un aspect important care consolidează protecția notificatorului este introducerea principiului conform căruia sarcina dovedirii faptului că o anumită acțiune nu este o acțiune de represalii revine în întregime angajatorului.
Follow-up
Cu excepția cazului în care, ca urmare a notificării avertizorilor de integritate, angajatorul nu are voie să ia nicio acțiune de represalii, acesta este obligat să urmeze.
Astfel cum sunt definite în lege, acestea sunt acțiuni întreprinse de o entitate juridică sau de un organism public pentru a evalua adevărul informațiilor conținute în notificare și pentru a contracara încălcarea legii care va face obiectul notificării, în special prin furnizarea unei explicații, inițierea unei proceduri de inspecție sau administrative, urmăriri penale, acțiuni întreprinse pentru recuperarea resurselor financiare sau închiderea procedurii desfășurate în cadrul procedurii interne de raportare a încălcărilor și luarea de măsuri sau proceduri pentru acceptarea externă notificările și luarea următoarelor acțiuni.
Obligația de urmărire trebuie să decurgă din procedura de notificare internă, iar angajatorul este obligat să informeze avertizorul cu privire la acțiunile ulterioare întreprinse sau planificate în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării acceptării notificării sau de la data notificării (în cazul în care nu a fost făcută nicio confirmare de acceptare a notificării).
Notificare internă și notificare externă
Legea prevede 3 moduri de divulgare de către un avertizor de integritate a încălcării legii reglementate de lege:
- notificare internă — efectuată în cadrul organizației în conformitate cu procedura de notificare internă adoptată;
- notificare externă — sesizarea transmisă direct autorității publice competente, inclusiv: Poliția, Inspecția de Stat a Muncii, Parchetul, în conformitate cu procedura notificărilor externe adoptate în organism. Important este faptul că avertizorul de integritate poate face o notificare externă fără a fi nevoie să facă mai întâi o notificare internă.
- Dezvăluirea publică — adică publicarea informațiilor privind încălcarea dreptului comunitar. Un avertizor de integritate care dorește să facă publice informațiile și să facă obiectul protecției în temeiul legii ar trebui să urmeze procedura prevăzută la capitolul 5 din lege.
Legile penale
Legea introduce o serie de dispoziții care prevăd răspunderea penală, printre altele:
- obstrucționarea sau împiedicarea raportării unei încălcări;
- scăzând acțiunile de represalii
- divulgarea identității denunțătorului contrar dispozițiilor Legii (în anumite situații acest lucru este permis)
- efectuarea unei notificări într-o situație în care notificatorul știe că încălcarea nu a avut loc;
De când se aplică noile obligații în temeiul Legii?
Legea va intra în vigoare după 2 luni de la data anunțului. Entitățile care fac obiectul legii vor avea la dispoziție două luni de la data intrării în vigoare a actului pentru a se adapta, în special pentru a adopta procedura de notificare internă. Excepție de la regula de mai sus vor fi entitățile pentru care 50-249 de persoane efectuează lucrări, pentru care termenul limită pentru implementarea procedurii de notificare internă va fi 17 decembrie 2023.
Având în vedere calendarul lucrărilor privind legea publicată pe site-urile web ale administrației publice, este de așteptat ca entitățile care nu sunt acoperite de termenul de ajustare mai lung să pună în aplicare procedura de notificare internă în prima jumătate a anului 2023.
