Den 10. januar 2023 optrådte webstedet for regeringens lovgivningscenter en anden sjette rate af lovforslaget om beskyttelse af personer, der rapporterer overtrædelser, den såkaldte whistleblower-handling. Selvom det næste projekt ikke manglede overraskende ændringer i forhold til tidligere antagelser, skulle offentliggørelsen af den næste version læses som et godt tegn, som kan være relateret til de oplysninger, der er offentliggjort på webstedet for premierministerens kansleri, at den planlagte dato for vedtagelse af projektet af Ministerrådet er første kvartal af 2023.
Hvilke pligter og for hvem indfører Whistleblower-loven?
Ikrafttrædelsen af loven om whistleblowere finder anvendelse på enhver juridisk enhed, for hvilken mindst 50 personer udfører eller udfører arbejde (undtagen enheder, der er opregnet i loven, hovedsagelig fra regulerede industrier såsom det finansielle marked og med undtagelse af kontorer og organisatoriske enheder med mindre end 10.000 indbyggere).
Ovenstående betyder, at enhver enhed, der beskæftiger i henhold til en ansættelseskontrakt eller andre kontrakter (herunder civilret, herunder B2B) mindst 50 personer, er forpligtet til at anvende loven og gennemføre de forpligtelser, der følger af den.
Den primære opgave for en enhed, der er omfattet af loven, er generelt at sikre, at whistleblowers (såkaldte whistleblowers) beskyttes mod gengældelsesforanstaltninger.
Konkretiseringen af denne forpligtelse er behovet for at gennemføre en intern procedure for indberetning af overtrædelser og opfølgningsforanstaltninger (intern anmeldelsesprocedure) i virksomheden og forpligtelsen til at føre en oversigt over interne meddelelser.
Hvad er gennemførelsen af den interne anmeldelsesprocedure?
Den interne anmeldelsesprocedure er en intern retshandling hos arbejdsgiveren, som fastsættes af denne arbejdsgiver efter samråd med en fagforeningsorganisation, der opererer i en juridisk enhed, eller med repræsentanter for personer, der udfører arbejde for den pågældende juridiske enhed.
Loven angiver det minimale, obligatoriske indhold af proceduren, som blandt andet omfatter:
- en angivelse af den enhed eller person, der i den pågældende juridiske enhed er udpeget til at modtage, håndtere, behandle og følge op på meddelelser
- en beskrivelse af metoderne til indberetning af meddelelser fra whistleblowers
- en forpligtelse til at bekræfte over for ansøgeren af erklæringen senest 7 dage efter modtagelsen
- den maksimale frist for indgivelse af feedback til anmelderen, højst tre måneder fra bekræftelsen af angivelsens ankomst
- fastlæggelse af incitamentsordningen for anvendelsen af den interne anmeldelsesprocedure.
Fra gennemførelsen af den interne notifikationsprocedure, som kun er en beskrivelse af processen, der fungerer i en given juridisk enhed, bør der sondres mellem hele systemet for modtagelse og håndtering af whistleblowere og deres meddelelser. Et sådant system skal opfylde en række krav vedrørende bl.a. funktionaliteter, der er fastsat i loven, og som sikrer sikkerheden i forbindelse med datatransmission, anonymisering heraf og kontrol med adgangen til indholdet af meddelelser fra personer, der er bemyndiget af den juridiske enhed. Systemet, der opfylder alle kravene i loven, er WeMoral.
Ud over den interne anmeldelsesprocedure indeholder loven også andre forpligtelser for arbejdsgiveren, blandt hvilke man kan skelne blandt andet:
- pligt til at føre fortegnelse over interne meddelelser
- pligt til at sikre fortroligheden af whistleblowerens data og de oplysninger, der er indeholdt i anmeldelsen
- forpligtelsen til at opbevare oplysningerne i anmeldelsen i en periode på højst 15 måneder efter udgangen af det år, hvor følgende foranstaltninger blev afsluttet, eller efter afslutningen af de foranstaltninger, der er iværksat ved disse foranstaltninger.
- oplysningsforpligtelser over for whistlebloweren.
Hvordan sikres et velfungerende system til håndtering af overtrædelsesrapporter?
Systemet til håndtering af overtrædelsesrapporter består af flere elementer, hovedsagelig:
- et formelt element, der består i forpligtelsen til at udvikle og gennemføre interne forskrifter, herunder den interne notifikationsprocedure
- organisatorisk element — bestående i at tilvejebringe og gennemføre en teknisk og personlig struktur, sikre overholdelse af gældende regler og muliggøre effektiv håndtering af meddelelser modtaget fra whistleblowere.
Den bedste måde at hurtigt og professionelt implementere ovenstående elementer på er at implementere WeMoral-systemet — et omfattende og anonymt system til håndtering af overtrædelsesrapporter, der sikrer overholdelse af nye regler, rapporternes anonymitet og brugervenlighed.
Overtrædelse Directory
Lovforslaget i artikel 3 angiver et katalog over lovovertrædelser, som whistleblowerens anmeldelse kan anmeldes. Samtidig anføres det, at der ikke er tale om en lukket fortegnelse, og en juridisk enhed, der gennemfører den interne meddelelsesprocedure, kan vælge at udvide den til at omfatte overtrædelser af interne regler (f.eks. politikker, gældende regler) eller etiske standarder (f.eks. standarder, der følger af interne adfærdskodekser, adfærdskodekser).
Hvem kan være en person, der rapporterer en overtrædelse af loven eller den såkaldte whistleblower?
En whistleblower er en person, der rapporterer eller offentliggør oplysninger om en overtrædelse, der er opnået i en arbejdsrelateret sammenhæng. Set ud fra en given enhed, der er omfattet af loven, kan en whistleblower være:
- Labour kandidat
- medarbejder (herunder midlertidig)
- praktikant, lærling
- entreprenør eller anden person, der udfører arbejde på grundlag af en civilretlig kontrakt
- iværksætter (f.eks. entreprenør eller medarbejder på B2B)
- aktionær, aktionær
Det er værd at bemærke, at et sådant katalog samtidig er et katalog over kategorier af personer, som en given juridisk enhed er forpligtet til at tillade indsendelse i henhold til den gældende interne anmeldelsesprocedure.
Beskyttelse af whistleblowerens
Et af hovedmålene med indførelsen af whistleblower-regulering på europæisk plan og dens gennemførelse i medlemsstaterne er ønsket om at sikre beskyttelsen af whistleblowere mod gengældelsesforanstaltninger mod dem som følge af den indberettede overtrædelse.
Imidlertid, det er værd at bemærke, at loven ikke yder beskyttelse til nogen underskriver, men kun til en, der havde rimelig grund til at tro, at oplysningerne i anmeldelsen er sande og udgør en overtrædelse af loven. I et ord er beskyttelse beregnet til ikke at blive givet til personer, der rapporterer i ond tro.
Desuden besluttede lovgiver i den seneste version af forslaget til whistleblower-lovforslaget fra januar 2023 at indføre en yderligere begrænsning/hindring af beskyttelsen. Det er nemlig kun den anmelder, der indberetter overtrædelse af den lovgivning, der vedrører almen interesse, der skal beskyttes. I praksis betyder det udelukkelse af beskyttelse for dem, der rapporterer overtrædelser af loven om private enheders, enkeltpersoners interesser, hvilket kan være en væsentlig faktor, der afskrækker whistleblowers fra at rapportere overtrædelser.
Hvis der indgives en ekstern ansøgning, kan whistlebloweren anmode den offentlige myndighed om et certifikat, hvori myndigheden bekræfter, at whistlebloweren er underlagt den beskyttelse, der er fastsat i loven. Til gengæld er den offentlige myndighed forpligtet til at udstede et passende certifikat, men først efter overtrædelse af loven vil sandsynligvis forekomme.
Hvad er gengældelseshandlinger?
Som nævnt ovenfor er et af hovedformålene med indførelsen af den nye lovgivning at beskytte whistlebloweren mod gengældelsesaktioner. Loven forbyder udtrykkeligt gengældelseshandlinger mod anmelderen eller endda forsøg eller trusler om at tage sådanne handlinger.
Desuden omfatter ovennævnte beskyttelse også personer, der bistår med anmeldelsen, personer tilknyttet anmelderen samt den organisatoriske enhed, der ejes eller er ansat af klarereren.
Loven angiver ikke et lukket katalog over gengældelseshandlinger, men kun eksempler på det, såsom opsigelse eller opsigelse af kontrakten med anmelderen, manglende fornyelse af kontrakten med anmelderen, lønnedsættelse, tilbageholdelse af forfremmelse, negativ ændring af arbejdsvilkårene, mobbing, forskelsbehandling eller urimelige henvisninger til lægeundersøgelser.
Et vigtigt aspekt, der styrker beskyttelsen af anmelderen, er indførelsen af princippet om, at byrden ved at bevise, at en bestemt handling ikke er en gengældelsesaktion, udelukkende påhviler arbejdsgiveren.
Opfølgning
Medmindre arbejdsgiveren som følge af anmeldelsen af whistlebloweren ikke har lov til at træffe nogen gengældelsesforanstaltninger, er den forpligtet til at følge op.
Som defineret i loven er dette handlinger, der træffes af en juridisk enhed eller et offentligt organ for at vurdere sandheden af oplysningerne i anmeldelsen og for at modvirke overtrædelse af den lov, der vil blive genstand for anmeldelsen, især ved at give en forklaring, indlede en inspektion eller administrativ procedure, retsforfølgning, foranstaltninger truffet for at inddrive økonomiske ressourcer eller afslutte proceduren i henhold til den interne procedure for indberetning af overtrædelser og træffe foranstaltninger eller procedurer for accepterer ekstern meddelelser og tage følgende handlinger.
Opfølgningsforpligtelsen skal følge af den interne anmeldelsesprocedure, og arbejdsgiveren er forpligtet til at underrette whistlebloweren om de opfølgende foranstaltninger, der er truffet eller planlagt, senest tre måneder efter datoen for bekræftelsen af godkendelsen af anmeldelsen eller fra datoen for meddelelsen (hvis der ikke er bekræftet accept af anmeldelsen).
Intern anmeldelse og ekstern meddelelse
Loven indeholder bestemmelser om 3 tilstande til offentliggørelse af en whistleblower af en overtrædelse af loven, der er omfattet af loven:
- intern anmeldelse — foretaget i organisationen i overensstemmelse med den vedtagne interne notifikationsprocedure
- ekstern anmeldelse — meddelelse indsendt direkte til den relevante offentlige myndighed, herunder: Politi, Statslig arbejdsinspektion, anklagemyndighed, i overensstemmelse med proceduren for eksterne meddelelser vedtaget i organet. Vigtigere er det, at whistlebloweren kan foretage en ekstern anmeldelse uden først at skulle foretage en intern anmeldelse.
- Offentliggørelse - det vil sige, offentliggørelse af oplysninger om overtrædelse. En whistleblower, der ønsker at offentliggøre og være underlagt beskyttelse i henhold til loven, skal følge proceduren i kapitel 5 i loven.
Straffelovgivning
Loven indfører en række bestemmelser om strafferetligt ansvar for bl.a.:
- hindre eller forhindre indberetning af en overtrædelse
- fratrække gengældelsesaktioner
- oplysning om whistleblowerens identitet i strid med lovens bestemmelser (i visse situationer er dette tilladt)
- indgivelse af en anmeldelse i en situation, hvor anmelderen ved, at overtrædelsen ikke har fundet sted
Siden hvornår gælder de nye forpligtelser i henhold til loven?
Loven træder i kraft efter 2 måneder fra datoen for meddelelsen. Enheder, der er omfattet af loven, har to måneder fra datoen for lovens ikrafttræden til at tilpasse sig, navnlig til at vedtage den interne notifikationsprocedure. Undtagelsen fra ovenstående regel vil være enheder, for hvilke 50-249 personer udfører arbejder, for dem er fristen for gennemførelse af den interne meddelelsesprocedure 17. december 2023.
I betragtning af tidslinjen for arbejdet med loven, der offentliggøres på offentlige websteder, bør det forventes, at enheder, der ikke er omfattet af den længere tilpasningstid, skal gennemføre den interne anmeldelsesprocedure i første halvdel af 2023.
