Mogą istnieć różne podejścia do zgłoszonych nieprawidłowości. W zależności od tego, czy pracownik jest w stanie zgłosić sprawę bezpośrednio swojemu przełożonemu, czy też wybiera anonimowy kanał zgłaszania nieprawidłowości.
W przypadku bezpośredniego zgłoszenia, przełożony powinien zdecydować, czy może zająć się sprawą sam, czy też należy ją eskalować. Posiadanie w organizacji polityki w zakresie informowania o nieprawidłowościach i odpowiednich szkoleń w tym zakresie może pomóc menedżerom w dokonywanie takich osądów.
Większe organizacje zwykle mają wyznaczony zespół lub osobę, do której można się zwrócić, gdy pracownicy chcą zgłosić nieprawidłowości. Ten sposób jest szczególnie uzasadniony w przypadku trudnych relacji z bezpośrednim przełożonym lub gdy zgłoszenie dotyczy przełożonego.
Jeśli sygnalista wybierze anonimowy sposób, kluczowe znaczenie ma zapewnienie mu bezpiecznego i łatwego kanału zgłaszania. Taki kanał raportowania powinien być skutecznie komunikowany wewnątrz organizacji.
Niezależnie od sposobu, w jaki problem został zgłoszony, konieczne jest zebranie wszystkich istotnych informacji, aby w pełni zrozumieć sytuację. Można to zrobić poprzez spotkanie osobiste lub, jeśli sygnaliści chcą zachować anonimowość, za pośrednictwem bezpiecznego i zaszyfrowanego kanału komunikacji w internetowym narzędziu do zgłaszania.
W zależności od powagi zgłaszanego problemu może wystarczyć rozmowa z osobą, której dotyczy wykroczenie. Poważniejsze przypadki mogą wymagać formalnego dochodzenia, a organizacja jest odpowiedzialna za wybór odpowiedniego działania zgodnie z procedurą zgłaszania nieprawidłowości.
Poniżej przedstawiamy kilka dobrych praktyk w zakresie postępowania ze zgłoszeniami sygnalistów:
-
respektuj i chroń chęć zachowania anonimowości przez sygnalistę
-
traktuj wszystkie zgłoszenia poważnie, profesjonalnie i konsekwentnie
-
upewnij się, że zgłoszenie nieprawidłowości przez sygnalistę nie wpłynie na jego sytuację zawodową
-
przekaż informację zwrotną dotyczącą działań, które zostaną podjęte i harmonogramu dostarczania informacji zwrotnej do każdego otrzymanego zgłoszenia
Ponadto, dla celów bezpieczeństwa i zarządzania, dobrą praktyką jest wykorzystanie funkcjonalności systemu raportowania do:
-
prowadzenia podsumowania otrzymanych spraw
-
analizy przypadków whistleblowingu według czasu, lokalizacja i charakteru
-
rejestracji czasu i treści informacji zwrotnych przekazanych sygnalistom
