Võib olla erinevaid viise, kuidas läheneda teatatud ülekohut. Sõltuvalt sellest, kas töötaja tunneb, et ta suudab teatada probleemist otse oma vahetule juhendajale või valib anonüümse rikkumisest teatamise kanali.
Juhul otsene aruandlus, peaks järelevalveasutus otsustama, kas ta suudab probleemi lahendada või kas seda tuleks eskaleerida. Võttes rikkumisest teatamise poliitika ja asjakohased koolitused organisatsiooni sees võib varustada juhid teha neid otsuseid.
Suurematel organisatsioonidel on tavaliselt määratud meeskond või üksikisiku kellele saab pöörduda, kui töötajad soovivad teatada probleemist. See on eriti mõistlik, kui otsene juhtimissuhe on katki või kui aruanne hõlmab vahetut järelevalvet.
Kui rikkumisest teataja valib anonüümse viisi, on oluline, et turvaline ja lihtne aruandluskanal nende jaoks. Samuti tuleks sellist aruandluskanalit organisatsioonis tõhusalt edastada.
Sõltumata sellest, kuidas küsimus on teatatud, on vaja koguda kogu asjakohast teavet, et oleks täielik arusaam olukorrast. Seda saab teha kas näost näkku koosoleku kaudu või, kui rikkumisest teatajad soovivad jääda anonüümseks, veebipõhise aruandlustööriista turvalise ja krüptitud sidekanali kaudu.
Sõltuvalt sellest, kui tõsine on teatatud küsimus, see võib olla piisav vestlus isikuga, et ülekohtu muret. Raskemad juhtumid võivad nõuda ametlikku uurimist ja organisatsioon vastutab sobiva meetme valimise eest vastavalt rakendatud rikkumisest puhumise protseduur.
Allpool on toodud mõned häid tavasid seoses rikkumistest teatavate aruannetega tegelemisel:
-
austada ja kaitsta rikkumisest teataja soovi jääda anonüümseks
-
käsitleda kõiki aruandeid tõsiselt, professionaalselt ja järjepidevalt
-
veenduge, et rikkumisest teataja avalikustamine ei mõjuta nende tööolukorda
-
Anda tagasisidet võetavate meetmete ja iga vastuvõetud aruande ajakava kohta
Samuti on ohutuse ja juhtimise eesmärgil hea tava kasutada aruandlussüsteemi funktsioone, et:
-
säilitada kokkuvõte saadud juhtudel
-
analüüsida rikkumisest puhumise juhtumeid aja, asukoha ja looduse järgi
-
registreerida rikkumisest teatajatele antud tagasiside aeg ja sisu
