Možda postoje različiti načini približavanja prijavljenim nepravdi. Ovisno o tome osjeća li se zaposlenik sposoban prijaviti problem izravno svom neposrednom nadzorniku ili odabire anonimni kanal zviždača.
U slučaju izravno izvješćivanje, nadzornik bi trebao odlučiti mogu li se baviti pitanjem ili treba li ga eskalirati. Imati politiku zviždača i odgovarajuće obuke unutar organizacije mogu opremiti menadžere da donesu ove presude.
Veće organizacije obično imaju određeni tim ili pojedinac kome se može pristupiti kada zaposlenici žele prijaviti problem. Taj je način posebno razuman kada je prekinut izravan upravljački odnos ili kada izvješće uključuje neposrednog nadzornika.
Ako zviždač odabere anonimni način, presudno je imati siguran i jednostavan kanal za izvještavanje za njih. Također, takav kanal izvještavanja treba učinkovito komunicirati unutar organizacije.
Bez obzira na način na koji je problem prijavljen, potrebno je prikupiti sve relevantne informacije kako bi imali potpuno razumijevanje situacije. To se može učiniti bilo putem sastanka licem u lice ili, ako zviždači žele ostati anonimni, putem sigurnog i šifriranog komunikacijskog kanala unutar web alata za izvješćivanje.
Ovisno o tome koliko je ozbiljan prijavljeni problem, možda će biti dovoljno razgovarati s osobom koja se odnosi na nepravdu. Ozbiljniji slučajevi mogu zahtijevati formalnu istragu, a organizacija je odgovorna za odabir odgovarajuće radnje prema provedenom postupak zviždača.
Slijedi nekoliko dobrih praksi u pogledu rješavanja izvješća o zviždačima:
-
poštivati i štititi želju zviždača da ostane anoniman
-
postupati sa svim izvješćima ozbiljno, profesionalno i na dosljedan način
-
pobrinite se da otkrivanje zviždača neće utjecati na njihovu radnu situaciju
-
Pružanje povratnih informacija u vezi s mjerama koje treba poduzeti i vremenskim okvirom pružanja ažuriranja svakog primljenog izvješća
Također, u svrhu sigurnosti i upravljanja, dobra je praksa koristiti funkcije sustava izvješćivanja kako bi:
-
održavanje sažetka primljenih predmeta
-
analizirati slučajeve zviždača prema vremenu, mjestu i prirodi
-
zabilježiti vrijeme i sadržaj povratnih informacija koje se pružaju zviždačima
