Morda obstajajo različni načini približevanja prijavljenim nepravilnim dejanjem. Odvisno od tega, ali se zaposleni počuti sposoben poročati o vprašanju neposredno svojemu neposrednemu nadzorniku ali pa izbere anonimni kanal za prijavo nepravilnosti.
V primeru neposredno poročanje, se mora nadzornik odločiti, ali se lahko ukvarja z vprašanjem ali ga je treba stopnjevati. Če imate politiko prijavljanja nepravilnosti in ustrezna usposabljanja v organizaciji, lahko upravljavce opremijo za te sodbe.
Večje organizacije imajo običajno imenovana ekipa ali posameznik k temu je mogoče pristopiti, ko zaposleni želijo prijaviti težavo. Ta način je še posebej smiseln, če je prekinjen neposredni upravljavski odnos ali kadar poročilo vključuje neposrednega nadzornika.
Če žvižgač izbere anonimno pot, je ključnega pomena, da ima varen in enostaven kanal poročanja za njih. Tudi tak kanal poročanja je treba učinkovito sporočiti znotraj organizacije.
Ne glede na to, kako je bilo vprašanje poročano, je treba zbrati vse ustrezne informacije, da bi v celoti razumeli situacijo. To je mogoče storiti bodisi prek srečanja iz oči v oči ali, če želijo prijavitelji nepravilnosti ostati anonimni, prek varnega in šifriranega komunikacijskega kanala znotraj spletnega orodja za poročanje.
Glede na to, kako resna je poročana težava, je morda dovolj, da se pogovorite z osebo, ki jo zadeva kršitev. Za resnejše primere je morda potrebna formalna preiskava in organizacija je odgovorna za izbiro ustreznega ukrepa v skladu z izvedenim postopek žvižganja.
Spodaj je nekaj dobrih praks v zvezi z obravnavo poročil o prijavi nepravilnosti:
-
spoštovati in zaščititi željo prijavitelja, da ostane anonimen
-
obravnavati vsa poročila resno, strokovno in dosledno
-
poskrbite, da razkritje prijavitelja nepravilnosti ne bo vplivalo na njihov delovni položaj
-
Navedite povratne informacije v zvezi z ukrepom, ki ga je treba sprejeti, in časovnico zagotavljanja posodobitev vsakega prejetega poročila
Prav tako je za namene varnosti in upravljanja dobra praksa, da se funkcije sistema poročanja uporabljajo za:
-
ohraniti povzetek prejetih zadev
-
analizirati primere žvižganja glede na čas, lokacijo in naravo
-
zabeleži čas in vsebino povratnih informacij, ki so bile posredovane prijaviteljem nepravilnosti
