Môžu existovať rôzne spôsoby, ako pristupovať k nahlásenému priestupku. V závislosti od toho, či sa zamestnanec cíti schopný nahlásiť problém priamo svojmu bezprostrednému nadriadenému, alebo si zvolí anonymný oznamovací kanál.
V prípade priame podávanie správ, dozorný orgán by mal rozhodnúť, či môže problém riešiť alebo či by sa mala eskalovať. Mať politiku oznamovania a vhodné školenia v rámci organizácie môžu vybaviť manažérov na vykonanie týchto úsudkov.
Väčšie organizácie majú zvyčajne určený tím alebo jednotlivec kto môže byť oslovený, keď zamestnanci chcú nahlásiť problém. Tento spôsob je obzvlášť rozumný, ak je prerušený priamy manažérsky vzťah alebo ak sa správa týka bezprostredného dozorného orgánu.
Ak si oznamovateľ zvolí anonymný spôsob, je dôležité mať bezpečný a ľahký reportingový kanál pre nich. Takýto oznamovací kanál by sa mal účinne komunikovať aj v rámci organizácie.
Bez ohľadu na spôsob, akým bol problém nahlásený, je potrebné zhromaždiť všetky relevantné informácie, aby ste mali úplné pochopenie situácie. To sa dá dosiahnuť buď osobným stretnutím alebo, ak si oznamovatelia želajú zostať v anonymite, prostredníctvom bezpečného a šifrovaného komunikačného kanála v rámci webového nástroja na podávanie správ.
V závislosti od toho, aký závažný je nahlásený problém, môže stačiť viesť rozhovor s osobou, ktorej sa priestupky týkajú. Závažnejšie prípady si môžu vyžadovať formálne zisťovanie a organizácia je zodpovedná za výber vhodného opatrenia podľa implementovaného postup whistleblowing.
Nižšie uvádzame niekoľko osvedčených postupov, pokiaľ ide o riešenie správ o whistleblowing:
-
rešpektovať a chrániť želanie oznamovateľa zostať v anonymite
-
zaobchádzať so všetkými správami vážne, profesionálne a konzistentne
-
uistite sa, že zverejnenie oznamovateľa neovplyvní ich pracovnú situáciu
-
Poskytnite spätnú väzbu týkajúcu sa opatrení, ktoré sa majú prijať, a časového harmonogramu poskytovania aktualizácií každej prijatej správy
Z bezpečnostných a riadiacich dôvodov je tiež dobrým postupom využívať funkcie systému podávania správ na:
-
viesť zhrnutie prijatých prípadov
-
analyzovať prípady oznamovania podľa času, miesta a povahy
-
zaznamenať čas a obsah spätnej väzby poskytnutej oznamovateľom
