Lehet, hogy különböző módon lehet megközelíteni a bejelentett jogsértést. Attól függően, hogy a munkavállaló képes-e közvetlenül jelenteni a problémát közvetlen felettesének, vagy a névtelen visszaélést bejelentő csatornát választja.
Abban az esetben, ha közvetlen jelentéstétel, a felügyelőnek el kell döntenie, hogy foglalkozhat-e a kérdéssel, vagy eszkalálható-e. A visszaélést bejelentő politika és a szervezeten belüli megfelelő képzések felkészíthetik a vezetőket ezen ítéletek meghozatalára.
A nagyobb szervezeteknek általában a kijelölt csapat vagy egyén kikhez lehet fordulni, ha az alkalmazottak jelentést kívánnak tenni egy problémáról. Ez különösen ésszerű, ha a közvetlen irányítási kapcsolat megszakad, vagy ha a jelentés a közvetlen felügyelőt is bevonja.
Ha a bejelentő az anonim módon választja, akkor elengedhetetlen, hogy a biztonságos és egyszerű jelentési csatorna nekik. Ezenkívül egy ilyen jelentési csatornát hatékonyan kell kommunikálni a szervezeten belül.
Függetlenül attól, hogy a kérdést hogyan jelentették be, össze kell gyűjteni az összes releváns információt a helyzet teljes megértése érdekében. Ez történhet akár személyes találkozón keresztül, akár, ha a bejelentők névtelenek akarnak maradni, egy biztonságos és titkosított kommunikációs csatornán keresztül a webalapú jelentéskészítő eszközön belül.
Attól függően, hogy mennyire súlyos a jelentett probléma, elegendő lehet egy olyan személlyel beszélgetni, amelyet a jogsértés érint. Súlyosabb esetekben hivatalos vizsgálatot igényelhet, és a szervezet felelős a végrehajtott megfelelő intézkedés kiválasztásáért visszaélésbejelentési eljárás.
Az alábbiakban bemutatunk néhány jó gyakorlatot a visszaélést bejelentő jelentések kezelésére vonatkozóan:
-
tiszteletben tartja és védi a visszaélést bejelentő anonim kívánságát
-
minden jelentést komolyan, szakmailag és következetesen kezeljen
-
győződjön meg arról, hogy a bejelentő nyilvánosságra hozatala nem befolyásolja a munkahelyi helyzetüket
-
Visszajelzés a meghozandó intézkedésekről és az egyes beérkezett jelentések frissítésének ütemtervéről
Biztonsági és irányítási célokra is jó gyakorlat a jelentéstételi rendszer funkcióinak használata:
-
összefoglalja a beérkezett esetek összefoglalását
-
elemezze a visszaélést bejelentő eseteket idő, hely és természet szerint
-
rögzíti a visszaélést bejelentő személyeknek adott visszajelzés idejét és tartalmát
