Μπορεί να υπάρχουν διαφορετικοί τρόποι προσέγγισης του αναφερόμενου αδικήματος. Ανάλογα με το αν ο εργαζόμενος αισθάνεται σε θέση να αναφέρει το θέμα απευθείας στον άμεσο προϊστάμενό του ή επιλέγει το κανάλι ανώνυμου καταγγελίας δυσλειτουργιών.
Στην περίπτωση της άμεση υποβολή εκθέσεων, ο επιβλέπων θα πρέπει να αποφασίσει εάν μπορεί να ασχοληθεί με το θέμα ή αν θα πρέπει να κλιμακωθεί. Έχοντας μια πολιτική καταγγελίας δυσλειτουργιών και κατάλληλη κατάρτιση εντός του οργανισμού μπορεί να εξοπλίσει τους διαχειριστές για να κάνουν αυτές τις κρίσεις.
Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί έχουν συνήθως καθορισμένη ομάδα ή άτομο που μπορεί να προσεγγιστεί όταν οι εργαζόμενοι επιθυμούν να αναφέρουν ένα ζήτημα. Ο τρόπος αυτός είναι ιδιαίτερα εύλογος όταν παραβιάζεται η σχέση άμεσης διαχείρισης ή όταν η έκθεση αφορά τον άμεσο επόπτη.
Αν ο πληροφοριοδότης επιλέξει τον ανώνυμο τρόπο, είναι σημαντικό να έχετε ένα ασφαλές και εύκολο κανάλι αναφοράς για αυτούς. Επίσης, ένα τέτοιο κανάλι αναφοράς θα πρέπει να κοινοποιείται αποτελεσματικά εντός του οργανισμού.
Ανεξάρτητα από τον τρόπο με τον οποίο έχει αναφερθεί το ζήτημα, είναι απαραίτητο να συγκεντρωθούν όλες οι σχετικές πληροφορίες για να έχουμε πλήρη κατανόηση της κατάστασης. Αυτό μπορεί να γίνει είτε μέσω μιας πρόσωπο με πρόσωπο συνάντησης είτε, εάν οι πληροφοριοδότες επιθυμούν να διατηρήσουν την ανωνυμία τους, μέσω ενός ασφαλούς και κρυπτογραφημένου καναλιού επικοινωνίας στο πλαίσιο του διαδικτυακού εργαλείου αναφοράς.
Ανάλογα με το πόσο σοβαρό είναι το ζήτημα που αναφέρεται, μπορεί να αρκεί να έχετε μια συνομιλία με ένα άτομο που αφορά το αδίκημα. Πιο σοβαρές περιπτώσεις μπορεί να απαιτούν επίσημη έρευνα και ο οργανισμός είναι υπεύθυνος για την επιλογή της κατάλληλης δράσης σύμφωνα με την εφαρμογή διαδικασία καταγγελίας δυσλειτουργιών.
Ακολουθούν ορισμένες ορθές πρακτικές όσον αφορά την αντιμετώπιση των αναφορών καταγγελίας δυσλειτουργιών:
-
σέβονται και προστατεύουν την επιθυμία του πληροφοριοδότη να διατηρήσει την ανωνυμία του
-
να χειρίζονται όλες τις αναφορές σοβαρά, επαγγελματικά και με συνεπή τρόπο
-
βεβαιωθείτε ότι η αποκάλυψη του πληροφοριοδότη δεν πρόκειται να επηρεάσει την εργασιακή τους κατάσταση
-
Παροχή σχολίων σχετικά με τα μέτρα που πρέπει να αναληφθούν και το χρονοδιάγραμμα για την παροχή επικαιροποιήσεων σε κάθε ληφθείσα αναφορά
Επίσης, για λόγους ασφάλειας και διαχείρισης, είναι καλή πρακτική η χρήση των λειτουργιών του συστήματος αναφοράς για:
-
να διατηρήσει μια περίληψη των υποθέσεων που παραλήφθηκαν
-
αναλύει τις περιπτώσεις καταγγελίας δυσλειτουργιών ανά χρόνο, τόπο και φύση
-
καταγράφει το χρόνο και το περιεχόμενο της ανατροφοδότησης που παρέχεται στους πληροφοριοδότες
