Saattaa olla erilaisia tapoja lähestyä ilmoitettua väärinkäytöstä. Riippuen siitä, tunteeko työntekijä pystyvänsä ilmoittamaan asiasta suoraan esimiehelleen vai valitseeko hän nimettömän ilmiantokanavan.
Tapauksessa suora raportointi, esimiehen tulisi päättää, voivatko he käsitellä asiaa vai pitäisikö sitä eskaloida. Väärinkäytösten paljastamispolitiikka ja asianmukaiset koulutukset organisaatiossa voivat varustaa johtajat tekemään nämä tuomiot.
Suuremmilla organisaatioilla on yleensä nimetty joukkue tai henkilö jota voidaan lähestyä, kun työntekijät haluavat ilmoittaa ongelmasta. Tämä on erityisen järkevää silloin, kun suora johtamissuhde katkeaa tai kun raportissa on mukana välitön esimies.
Jos ilmiantaja valitsee nimettömän tavan, on tärkeää saada turvallinen ja helppo raportointikanava heille. Tällaisesta raportointikanavasta tulisi myös viestiä tehokkaasti organisaation sisällä.
Riippumatta siitä, miten asia on ilmoitettu, on tarpeen kerätä kaikki asiaankuuluvat tiedot, jotta tilanne ymmärretään täysin. Tämä voidaan tehdä joko kasvokkain tapaamisen kautta tai, jos ilmiantajat haluavat pysyä nimettöminä, turvallisen ja salatun viestintäkanavan kautta verkkopohjaisessa raportointityökalussa.
Riippuen siitä, kuinka vakava ilmoitettu ongelma on, voi riittää, että keskustellaan sellaisen henkilön kanssa, jota väärinkäytös koskee. Vakavammat tapaukset saattavat edellyttää muodollista tutkintaa, ja organisaatio on vastuussa asianmukaisten toimien valitsemisesta toteutetun mukaisesti väärinkäytösten paljastamismenettely.
Seuraavassa on muutamia hyviä käytäntöjä väärinkäytösten paljastamista koskevien ilmoitusten käsittelemiseksi:
-
kunnioittaa ja suojella ilmiantajan halua pysyä nimettömänä
-
käsitellä kaikkia raportteja vakavasti, ammattimaisesti ja johdonmukaisesti
-
varmista, että ilmiantajan ilmoitus ei vaikuta heidän työtilanteeseensa
-
Anna palautetta toteutettavista toimista ja kunkin vastaanotetun raportin päivitysten aikataulusta
Turvallisuus- ja johtamistarkoituksia varten on hyvä käytäntö käyttää raportointijärjestelmän toimintoja seuraavissa tarkoituksissa:
-
ylläpitää yhteenvetoa vastaanotetuista tapauksista
-
analysoida ilmiantotapauksia ajan, sijainnin ja luonteen mukaan
-
kirjata väärinkäytösten paljastajille annettavan palautteen aika ja sisältö
