Det kan være forskjellige måter å nærme seg den rapporterte forseelsen på. Avhengig av om den ansatte føler seg i stand til å rapportere problemet direkte til sin nærmeste veileder eller om de velger den anonyme varslingskanalen.
I tilfelle av direkte rapportering, veileder bør avgjøre om de kan håndtere problemet eller om det skal eskaleres. Å ha en varslingspolitikk og passende opplæring i organisasjonen kan utstyre ledere til å gjøre disse vurderingene.
Større organisasjoner har vanligvis en utpekt lag eller individ som kan kontaktes når ansatte ønsker å rapportere et problem. Denne måten er spesielt rimelig når det direkte ledelsesforholdet brytes eller der rapporten involverer nærmeste veileder.
Hvis varsleren velger den anonyme måten, er det avgjørende å ha en sikker og enkel rapporteringskanal for dem. En slik rapporteringskanal bør også kommuniseres effektivt i organisasjonen.
Uansett hvordan problemet er rapportert, er det nødvendig å samle all relevant informasjon for å få full forståelse av situasjonen. Dette kan gjøres enten gjennom et møte ansikt til ansikt eller, hvis varslerne ønsker å være anonyme, gjennom en sikker og kryptert kommunikasjonskanal i det nettbaserte rapporteringsverktøyet.
Avhengig av hvor alvorlig det rapporterte problemet er, det kan være tilstrekkelig å ha en samtale med en person som ugjerningen gjelder. Mer alvorlige tilfeller kan kreve en formell etterforskning, og organisasjonen er ansvarlig for å velge riktig handling i henhold til implementert varsling prosedyre.
Nedenfor er noen gode fremgangsmåter når det gjelder å håndtere varslingsrapporter:
-
respektere og beskytte varslerens ønske om å være anonym
-
håndtere alle rapporter seriøst, profesjonelt og på en konsekvent måte
-
sørg for at varslerens avsløring ikke kommer til å påvirke deres arbeidssituasjon
-
Gi tilbakemelding om handlingen som skal iverksettes og tidslinjen for å gi oppdateringer til hver mottatt rapport
For sikkerhets- og styringsformål er det også en god praksis å bruke rapporteringssystemfunksjonalitetene til å:
-
opprettholde et sammendrag av de mottatte sakene
-
analysere varslingssakene etter tid, sted og natur
-
registrere tid og innhold av tilbakemeldinger gitt til varslere
