Er kunnen verschillende manieren zijn om het gemelde wangedrag aan te pakken. Afhankelijk van of de werknemer zich in staat voelt om het probleem rechtstreeks aan zijn directe leidinggevende te melden of kiest hij voor het anonieme klokkenluiderskanaal.
In het geval van directe rapportage, moet de toezichthouder beslissen of hij het probleem kan behandelen of dat het moet worden geëscaleerd. Een klokkenluidersbeleid en passende opleidingen binnen de organisatie kunnen managers in staat stellen om deze beslissingen te nemen.
Grotere organisaties hebben meestal een aangewezen team of individu wie kan worden benaderd wanneer werknemers een probleem willen melden. Deze manier is met name redelijk wanneer de directe managementrelatie wordt verbroken of wanneer bij de melding de directe leidinggevende betrokken is.
Als de klokkenluider voor de anonieme manier kiest, is het cruciaal om een veilig en eenvoudig rapportagekanaal voor hen. Ook moet een dergelijk rapportagekanaal effectief worden gecommuniceerd binnen de organisatie.
Ongeacht de manier waarop het probleem is gemeld, is het noodzakelijk om alle relevante informatie te verzamelen om een volledig beeld van de situatie te krijgen. Dit kan worden gedaan door middel van een persoonlijke ontmoeting of, als de klokkenluiders anoniem willen blijven, via een veilig en versleuteld communicatiekanaal binnen de online rapportagetool.
Afhankelijk van hoe ernstig het gemelde probleem is, kan het voldoende zijn om een gesprek te voeren met een persoon op wie de overtreding betrekking heeft. Bij ernstigere gevallen kan een formeel onderzoek nodig zijn en de organisatie is verantwoordelijk voor het kiezen van de passende maatregelen op basis van de geïmplementeerde klokkenluidersprocedure.
Hieronder staan enkele goede praktijken met betrekking tot het behandelen van klokkenluidersmeldingen:
-
respecteer en bescherm de wens van de klokkenluider om anoniem te blijven
-
alle meldingen serieus, professioneel en op een consistente manier behandelen
-
zorg ervoor dat de onthulling van de klokkenluider geen invloed heeft op hun werksituatie
-
Geef feedback over de te ondernemen actie en het tijdschema voor het verstrekken van updates voor elk ontvangen rapport
Voor veiligheids- en beheerdoeleinden is het ook een goede praktijk om de functies van het rapportagesysteem te gebruiken om:
-
een samenvatting bijhouden van de ontvangen gevallen
-
analyseer de gevallen van klokkenluiders op basis van tijd, locatie en aard
-
noteer het tijdstip en de inhoud van de feedback die aan klokkenluiders wordt gegeven
