Може да има различни начини да се доближи до докладваното неправомерно дело. В зависимост от това дали служителят се чувства в състояние да докладва проблема директно на непосредствения си ръководител или те избират анонимния канал за подаване на сигнали.
В случай на пряко отчитане, надзорният орган следва да реши дали може да се справи с проблема или дали той трябва да бъде ескалиран. Наличието на политика за подаване на сигнали и подходящи обучения в рамките на организацията може да подготви мениджърите да направят тези преценки.
По-големите организации обикновено имат определен екип или физическо лице към кого може да се обърне, когато служителите желаят да съобщят за проблем. Този начин е особено разумен, когато преките управленски отношения са нарушени или когато докладът включва непосредствения надзорен орган.
Ако разобличителят избере анонимния начин, от решаващо значение е да има безопасен и лесен канал за отчитане за тях. Също така такъв канал за отчитане трябва да бъде ефективно съобщен в рамките на организацията.
Независимо от начина, по който е докладван въпросът, е необходимо да се събере цялата необходима информация, за да има пълно разбиране на ситуацията. Това може да стане или чрез среща лице в лице, или, ако подаващите сигнали желаят да останат анонимни, чрез безопасен и криптиран комуникационен канал в рамките на уеб базирания инструмент за отчитане.
В зависимост от това колко сериозен е докладваният проблем, може да е достатъчно да проведете разговор с лице, което засяга неправомерното дело. По-сериозните случаи могат да изискват официално разследване и организацията е отговорна за избора на подходящото действие според изпълнените процедура за подаване на сигнали.
По-долу са дадени няколко добри практики по отношение на справянето с докладите за подаване на сигнали за нередности:
-
уважавайте и защитавайте желанието на разобличвача да остане анонимен
-
обработва всички доклади сериозно, професионално и последователно
-
уверете се, че разкриването на разобличателя няма да повлияе на работното им положение
-
Предоставяне на обратна връзка относно действията, които трябва да бъдат предприети, и времевата линия за предоставяне на актуализации на всеки получен доклад
Също така, за целите на безопасността и управлението, е добра практика да се използват функционалностите на системата за докладване за:
-
поддържа резюме на получените случаи
-
анализирайте случаите на подаване на сигнали по време, местоположение и природа
-
записване на времето и съдържанието на обратната връзка, предоставена на лицата, подаващи сигнали за нередности
