Potrebbero esserci diversi modi di affrontare l'illecito segnalato. A seconda che il dipendente si senta in grado di segnalare il problema direttamente al proprio diretto superiore o scelga il canale di segnalazione anonimo.
Nel caso di segnalazione diretta, l'autorità di vigilanza dovrebbe decidere se può affrontare il problema o se deve essere aggravato. Avere una politica in materia di denunce di irregolarità e corsi di formazione adeguati all'interno dell'organizzazione può consentire ai manager di formulare questi giudizi.
Le organizzazioni più grandi di solito hanno un squadra o individuo designato chi può essere contattato quando i dipendenti desiderano segnalare un problema. Questo metodo è particolarmente ragionevole quando il rapporto di gestione diretta viene interrotto o quando la segnalazione coinvolge il supervisore diretto.
Se il whistleblower sceglie la via anonima, è fondamentale disporre di un canale di segnalazione semplice e sicuro per loro. Inoltre, tale canale di segnalazione dovrebbe essere comunicato in modo efficace all'interno dell'organizzazione.
Indipendentemente dal modo in cui il problema è stato segnalato, è necessario raccogliere tutte le informazioni pertinenti per avere una piena comprensione della situazione. Ciò può essere fatto attraverso un incontro faccia a faccia o, se gli informatori desiderano rimanere anonimi, attraverso un canale di comunicazione sicuro e crittografato all'interno dello strumento di segnalazione basato sul web.
A seconda della gravità del problema segnalato, può essere sufficiente avere una conversazione con una persona interessata dall'illecito. I casi più gravi possono richiedere un'indagine formale e l'organizzazione è responsabile della scelta dell'azione appropriata in base all'attuazione. procedura di segnalazione.
Di seguito sono riportate alcune buone pratiche per quanto riguarda la gestione delle segnalazioni di irregolarità:
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rispettare e proteggere il desiderio del segnalante di rimanere anonimo
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gestire tutte le segnalazioni in modo serio, professionale e coerente
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assicurarsi che la divulgazione dell'informatore non influisca sulla sua situazione lavorativa
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Fornisci feedback sulle azioni da intraprendere e sulla tempistica di fornitura degli aggiornamenti per ogni segnalazione ricevuta
Inoltre, per scopi di sicurezza e gestione, è buona norma utilizzare le funzionalità del sistema di segnalazione per:
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conservare un riepilogo dei casi ricevuti
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analizzare i casi di segnalazione per ora, luogo e natura
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registrare l'ora e il contenuto del feedback fornito agli informatori
