Bezpieczny system dla sygnalistów
Szyfrowany, anonimowy kanał zgłoszeń, automatyczne powiadomienia, panel administracyjny. Pracownik zgłasza nadużycie, Twój zespół reaguje, sygnalista dostaje odpowiedź bez ujawniania tożsamości.
System WeMoral jest prosty w obsłudze. Po rejestracji Twoja strona zgłoszeniowa jest od razu aktywna, z wstępnie wypełnionymi polami i gotowa do przyjmowania zgłoszeń. Bez dodatkowych opłat możesz dostosować ją do identyfikacji wizualnej firmy, a następnie udostępnić link zgłoszeniowy pracownikom i innym osobom współpracującym z firmą.
Sygnaliści docierają do kanału przez firmowy link, formularz osadzony w intranecie lub wydrukowany kod QR na plakatach w miejscu pracy.
WeMoral to zgodny z UE system dla sygnalistów z szybkim wdrożeniem, dzięki czemu Twój firmowy kanał działa w kilka minut, a nie tygodni. Korzystasz już z innego dostawcy? Pomożemy Ci przejść i przenieść otwarte sprawy bez przestojów.
Jak działa WeMoral
Twój pracownik zgłasza problem
Sygnalista otwiera stronę zgłoszeń z marką Twojej firmy i wypełnia anonimowy, w 100% bezpieczny formularz. Bez instalowania aplikacji, bez zakładania konta. Zgłoszenie zajmuje kilka minut.
Sygnalista w razie potrzeby dołącza dowody
Sygnalista może dołączyć pliki, zdjęcia i nagrania wideo lub nagrać wiadomość głosową bezpośrednio w formularzu. To Ty decydujesz, o co pyta formularz. Wszystkie pola formularza zgłoszeniowego możesz zdefiniować samodzielnie.
Otrzymujesz zaszyfrowane zgłoszenie
Zgłoszenie zostaje zaszyfrowane, załączniki są skanowane pod kątem wirusów, a w Twoim panelu WeMoral powstaje nowa sprawa. Sygnalista otrzymuje unikalny, chroniony hasłem link, dzięki któremu może śledzić sprawę.
Rozpatrujesz zgłoszenie i odpowiadasz
Wyznaczeni przez Ciebie administratorzy spraw otrzymują powiadomienie e-mail. Sprawdzają zgłoszenie, decydują o dalszych krokach i mogą bezpiecznie skontaktować się z sygnalistą, by uzyskać dodatkowe informacje lub przekazać stanowisko firmy. Cała dwukierunkowa komunikacja pozostaje szyfrowana i poufna.
Wemoral to system dla sygnalistów, który jest
bezpieczny, poufny i zgodny z przepisami.
Brak śladów tożsamości
Nie zapisujemy adresów IP w formularzu zgłoszeniowym, mechanizmy fingerprintingu przeglądarki oraz skrypty analityczne są domyślnie wyłączone na stronach z formularzem, a metadane (EXIF, autor, historia zmian) są usuwane z przesyłanych plików, zanim trafią do akt sprawy.
Zgodność z RODO od podstaw
Podstawa prawna przetwarzania, prawa osoby, której dane dotyczą, oraz zasady retencji są wbudowane w proces od samego początku, a nie dodawane po fakcie. Standardowe klauzule umowne są dostępne na życzenie dla klientów Enterprise.
Komunikacja szyfrowana
Komunikacja dwukierunkowa między sygnalistą a osobą prowadzącą sprawę jest szyfrowana podczas przesyłania i przechowywania. Anonimowy sygnalista otrzymuje indywidualny kod sprawy, który pozwala mu wrócić do rozmowy bez zakładania konta ani podawania adresu e-mail.
Dane przechowywane w UE
Wszystkie dane spraw są przechowywane we Frankfurcie nad Menem, w Niemczech, na terenie Unii Europejskiej. Dane zawsze pozostają w UE.
Załączniki multimedialne
Sygnaliści mogą zgłaszać sprawy przez formularz tekstowy, nagranie głosowe lub przesłane pliki, a osoby prowadzące sprawy odpowiadają tym samym kanałem, bez ujawniania prywatnego adresu e-mail ani numeru telefonu po żadnej ze stron.
Kompleksowy system
Wszystko w jednym miejscu. Szyfrowany panel zarządzania sprawami obejmuje przyjęcie, wstępną ocenę, postępowanie wyjaśniające i zamknięcie sprawy, więc nie musisz łączyć osobnych narzędzi do zgłoszeń, przechowywania dokumentów i raportowania.
Analityka
Śledź zgłoszenia w firmie z poziomu scentralizowanego panelu zarządzania. Filtruj sprawy po statusie, kanale, kategorii lub obciążeniu osoby prowadzącej sprawę i eksportuj dane potrzebne komitetowi ds. audytu lub zarządowi.
Uprawnienia
Kontroluj dostęp i przypisuj role za pomocą naszego łatwego w użyciu panelu. Zdecyduj, kto może czytać, odpowiadać na sprawę lub ją zamykać i ogranicz dostęp do wrażliwych danych osobowych do węższego grona uprawnionych osób prowadzących sprawy, gdy zgłoszenie tego wymaga.
Zgłoszenia wielojęzyczne
Zarówno sygnaliści, jak i osoby prowadzące sprawy wybierają własny język spośród 25 obsługiwanych, dzięki czemu wielojęzyczny zespół i jego spółki zależne w UE od razu korzystają ze zgłoszeń w ojczystym języku.
Dostęp przez przeglądarkę i aplikację mobilną
Nie trzeba niczego instalować. WeMoral działa jako aplikacja internetowa, którą sygnaliści i osoby prowadzące sprawy otwierają w dowolnej przeglądarce na komputerze lub telefonie, więc Twój kanał zgłoszeń działa wszędzie i na każdym urządzeniu.
Spełniamy najwyższe standardy zgodności
Gdzie znajdują się Twoje dane
Wszystkie dane spraw są przechowywane na infrastrukturze hostowanej w Unii Europejskiej, we Frankfurcie nad Menem. Dane zawsze pozostają w UE. Dostęp mają wyłącznie osoby wyznaczone przez Twoją organizację do prowadzenia spraw, a każdy odczyt i zapis jest rejestrowany w dzienniku audytu.
Co mówią nasi klienci
Uruchomiliśmy stronę zgłoszeń w 5 minut. Formularz zgłoszeniowy był już przetłumaczony na 6 języków, których potrzebowaliśmy, więc nasze spółki we Francji, Hiszpanii i Niemczech miały działający kanał jeszcze przed terminem prawnym.
Dyrektor HR · produkcja · 1200 pracowników
Panel spraw uporządkował nam całą pracę. Każde zgłoszenie, każda wiadomość, każdy załącznik w jednej szyfrowanej osi czasu. Nasz zespół przestał żonglować arkuszami i zaczął zamykać sprawy dwukrotnie szybciej.
Office Manager · usługi finansowe
Po wysłaniu zgłoszenia sygnaliści dostają prywatny kod dostępu i mogą sprawdzać aktualizacje bez ujawniania, kim są. Ten dwustronny anonimowy kanał był funkcją, która przekonała nasz zarząd do zmiany.
Radca prawny · usługi IT
11 dni → 2 godziny
Średni czas potwierdzenia zgłoszenia sygnaliście spadł o 99% po przejściu na WeMoral, dzięki czemu zespół ds. zgodności mieści się komfortowo w 7-dniowym oknie wymaganym przez dyrektywę o sygnalistach.
Grupa medialna · ok. 1000 pracowników · działalność w 4 krajach UE
System dla sygnalistów dla każdej branży
Prawo i zgodność
Skąd wynika obowiązek posiadania systemu dla sygnalistów?
Obowiązek prowadzenia kanału zgłoszeń wynika z Ustawy o sygnalistach, która wdraża unijną dyrektywę o ochronie sygnalistów (2019/1937) i dotyczy każdej organizacji działającej w UE.
Jakie kanały komunikacji dla sygnalistów powinny zostać wdrożone?
Wewnętrzne kanały informowania o nieprawidłowościach stają się ważniejsze niż kiedykolwiek. Zgodnie z dyrektywą pracodawcy powinni wdrożyć odpowiednie systemy wewnętrzne, aby zachęcić pracowników do zgłaszania incydentów najpierw do pracodawcy. Należy jednak zauważyć, że osoby zgłaszające naruszenia będą chronione dyrektywą również wtedy, gdy zgłoszą sprawę właściwym organom lub mediom.
Ustawa o sygnalistach ustanawia szczególne wymogi co do charakteru kanału, jaki należy udostępnić. Głównym warunkiem jest zachowanie anonimowości sygnalisty. WeMoral to gotowe rozwiązanie, które daje pracodawcom zgodność z najnowszymi wymaganiami, a pracownikom najwyższy poziom bezpieczeństwa i anonimowości.
Gdzie hostowane są dane i kto ma do nich dostęp?
Wszystkie dane spraw są przechowywane na infrastrukturze hostowanej w Unii Europejskiej, we Frankfurcie nad Menem. Dostęp mają wyłącznie osoby wyznaczone przez Twoją organizację do prowadzenia spraw, a każdy odczyt i zapis jest rejestrowany w dzienniku audytu.
Czy WeMoral jest zgodny z RODO?
Tak. Platforma jest zbudowana tak, by spełniać wymagania RODO, z klauzulami umownymi Schrems II, infrastrukturą hostowaną w UE we Frankfurcie, zdefiniowanymi okresami retencji oraz udokumentowaną listą podwykonawców. Na życzenie podpisujemy umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA) i traktujemy dane każdego zgłoszenia jako kategorię szczególną od momentu przyjęcia po usunięcie.
Zgłoszenia i anonimowość
Czy zgłoszenia można wysyłać anonimowo?
Tak. Zgłoszenie anonimowe jest domyślne: sygnalista opisuje sprawę, opcjonalnie dołącza dowody i nigdy nie musi podawać imienia, adresu e-mail ani danych kontaktowych. Formularz zgłoszeniowy można też skonfigurować tak, aby umożliwiać zgłoszenia jawne, w których pola z imieniem i kontaktem są oznaczone jako dane osobowe.
Czy można nagrać zgłoszenie głosowe zamiast pisemnego?
Tak. Sygnaliści mogą nagrać wiadomość głosową bezpośrednio w formularzu zgłoszeniowym, zamiast pisemnego opisu lub jako jego uzupełnienie. Nagranie jest szyfrowane razem z resztą zgłoszenia i trafia do osoby prowadzącej sprawę jako załącznik. Wiele przepisów dotyczących sygnalistów wymaga, aby organizacje akceptowały zgłoszenia głosowe, a nasz kanał spełnia ten wymóg.
Ile języków obsługuje WeMoral?
Nasz system obsługuje 25 języków. Sygnaliści wybierają swój język na początku formularza, a osoby prowadzące sprawy mogą zmieniać język niezależnie. Możesz włączyć wszystkie obsługiwane języki naraz lub tylko wybrane, dopasowane do Twoich odbiorców.
Produkt, konfiguracja i zarządzanie
Jak działa system dla sygnalistów WeMoral?
WeMoral to nowoczesna, oparta na chmurze platforma dla sygnalistów działająca w modelu oprogramowania jako usługi (SaaS), więc nie musisz niczego instalować ani samodzielnie hostować. Jako dostawca Twojego systemu dla sygnalistów uruchamiamy, zabezpieczamy i aktualizujemy cały system; sygnaliści i osoby prowadzące sprawy po prostu otwierają aplikację internetową w dowolnej przeglądarce, a każde zgłoszenie trafia do jednego szyfrowanego panelu zarządzania sprawami. Możesz umówić demo lub zacząć bezpłatnie, aby zobaczyć, jak to działa.
Jakie wsparcie otrzymamy przy wdrożeniu?
Wdrożenie techniczne jest proste. Twoja firmowa strona zgłoszeniowa jest gotowa w ciągu kilku minut od rejestracji, bez angażowania działu IT. Pełne wdrożenie (opracowanie procedury dla sygnalistów, przeszkolenie osób prowadzących sprawy, poinformowanie pracowników o nowym kanale) trwa zwykle kilka dni. Pomagamy na każdym etapie, w tym z szablonami procedur i materiałami szkoleniowymi dla osób prowadzących sprawy.
Czy osoby prowadzące sprawy mają pulpit z analizami?
Tak. Osoby prowadzące sprawy mają dostęp do pulpitu z danymi w czasie rzeczywistym: liczbą spraw (nowe / w toku / zamknięte / łącznie), wykresem kołowym statusów oraz wykresem zgłoszeń w czasie w ujęciu tygodniowym, miesięcznym, rocznym lub od początku działania. Pulpit można filtrować według firmy lub spółki zależnej w grupach zarządzających wieloma podmiotami, a wskaźniki można eksportować na potrzeby raportów dla zarządu.
Czy mogę zarządzać wieloma firmami?
Tak. Jedno logowanie daje Ci oddzielne profile firm dla każdego podmiotu prawnego lub spółki zależnej w grupie, z tym samym zespołem obsługującym sprawy w każdej z nich. Formularze dla sygnalistów są od razu dostępne w 25 językach, więc spółki zależne działające w różnych krajach mogą prezentować kanał w języku lokalnym. Kierowanie spraw do poszczególnych podmiotów (różne osoby prowadzące sprawy w różnych firmach) jest w planach; obecnie przyjmowanie spraw jest wspólne dla całej grupy.