Sygnalista to osoba, która powie pracodawcy, co idzie nie tak, zanim sprawa trafi do sądu, do prasy lub na biurko regulatora. Każdy wewnętrzny kanał zgłoszeń obiecuje to samo w drugą stronę: jeśli organizacja zadba, by zgłoszenie było bezpieczne, informacja dotrze najpierw do niej. To właśnie ta obietnica decyduje o tym, czy pracownik mijający w kuchni plakat "Zgłoś nieprawidłowość" rzeczywiście z niej skorzysta, i to właśnie jej najczęściej nie dotrzymują dzisiejsze infolinie etyczne.
Ten wpis dotyczy strony pracownika tej umowy. O tym, dlaczego system dla sygnalistów chroni firmę przed karami, oszustwami i utratą reputacji, napisano sporo. Znacznie mniej powiedziano o tym, co konkretnie zyskuje pracownik, gdy stojący nad nim system jest czymś więcej niż adresem e-mail wywieszonym na ścianie. Pięć lat temu było to pytanie głównie kulturowe. Dziś jest też prawne: dyrektywa unijna o sygnalistach, norma ISO 37002 oraz utrwalające się orzecznictwo dotyczące działań odwetowych razem przesunęły granicę między "mamy infolinię" a "ludzie z niej korzystają".
Próg prawny: dyrektywa UE 2019/1937
Dyrektywa (UE) 2019/1937 obowiązuje już we wszystkich 27 państwach członkowskich UE. Nakłada na każdą organizację z sektora prywatnego i publicznego zatrudniającą 50 lub więcej pracowników obowiązek prowadzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń, który przyjmuje zgłoszenia pisemne lub ustne, udziela informacji zwrotnej w ciągu trzech miesięcy i chroni sygnalistę przed odwetem. Lista naruszeń, które kanał musi obsługiwać, jest szeroka: usługi finansowe, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, zamówienia publiczne, ochrona środowiska, bezpieczeństwo produktów, bezpieczeństwo żywności, zdrowie publiczne, ochrona konsumentów, ochrona danych i cyberbezpieczeństwo.
Termin transpozycji upływał 17 grudnia 2021 roku. Wykonanie było nierówne, a Komisja Europejska nie odpuściła. 25 kwietnia 2024 roku Trybunał Sprawiedliwości ukarał Polskę za spóźnioną transpozycję. 6 marca 2025 roku Trybunał orzekł przeciwko Niemcom, Czechom, Węgrom, Estonii i Luksemburgowi w powiązanej grupie spraw. Same Niemcy zapłaciły 34 miliony euro; Czechy 2,3 mln, Węgry 1,75 mln, Luksemburg 375 tys., Estonia 500 tys. plus dzienna kara 1500 euro do czasu uchwalenia ustawy.
"Państwo członkowskie nie może powoływać się na przepisy, praktyki ani sytuacje panujące w jego krajowym porządku prawnym dla usprawiedliwienia uchybienia obowiązkom wynikającym z prawa UE, takim jak brak transpozycji dyrektywy."
Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, wyrok z 6 marca 2025 r.
Wyrok ma dla pracownika w Hamburgu czy w Tallinnie znaczenie bardziej praktyczne niż sama wysokość kar: stawia każde krajowe prawo o sygnalistach na tym samym fundamencie. Dyrektywa wyznacza próg, nie sufit, więc poszczególne państwa mogą iść dalej, ale nie mogą iść mniej. W połączeniu z otwartymi konsultacjami Komisji Europejskiej w sprawie planowanego Action Plan on Whistleblower Protection ochrona prawna pracownika zgłaszającego nieprawidłowość rośnie, a nie maleje. Krajowy obraz tego, jak dyrektywa ląduje w poszczególnych ustawach, znajdziesz w naszym przeglądzie prawa o sygnalistach w Europie.
Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, Luksemburg
© Cédric Puisney (CC BY 2.0)
Od infolinii compliance do kultury zgłaszania
Sama infolinia nic nie załatwia. EY Global Integrity Report 2024 pokazuje, że 93% organizacji ma już infolinię etyczną, dwa lata wcześniej było to 86%. Punkt na liście odhaczony. W tym samym badaniu jednak 54% pracowników, którzy zgłosili nieprawidłowość, czuło wcześniej presję, by tego nie robić; 40% członków zarządów widziało osobiście odwet wymierzony w sygnalistę; a tylko 25% pracowników wiedziało, jaka ochrona prawna im przysługuje. Infolinia istnieje; warunki, w których ktoś z niej skorzysta bez obawy o konsekwencje, w większości nie istnieją.
To jest różnica między infolinią compliance a kulturą zgłaszania. Infolinia compliance to numer, pod który nikt nie dzwoni. Kultura zgłaszania to miejsce pracy, w którym kanał jest jednym z kilku normalnych wyborów, a każdy szczebel zarządzania, przełożony, HR, oficer ds. etyki, narzędzie anonimowe, traktuje zgłoszenie jak użyteczną informację, a nie kadrowy problem do ogarnięcia. Międzynarodowe badanie Institute of Business Ethics z 2024 roku pokazuje, że gotowość do zgłoszenia sprawy przełożonemu spadła od 2020 roku z 46% do 40%. Rusztowanie prawne urosło; rusztowanie zaufania nie nadąża.
Dla pracodawców wynika z tego prosta konsekwencja: praca nie kończy się w momencie zakupu systemu. Kończy się wtedy, gdy ludzie, którzy mają go używać, wiedzą, że istnieje, wiedzą, co obejmuje, i ufają, że skorzystanie z niego nie zniszczy im kariery. Tu też dobre oprogramowanie dla sygnalistów przestaje wyglądać jak odhaczony obowiązek i zaczyna być korzystne dla biznesu: każde zgłoszenie wychwycone wewnątrz to o jedno mniej, które wychodzi z firmy w stronę regulatora albo dziennikarza.
"Organizacje powinny stale komunikować, wręcz nadkomunikować, wagę otwartego mówienia o problemach."
Jonathan Feig, EY Forensic & Integrity Services
Standard zaufania: ISO 37002
W tym samym roku, w którym powstała pierwsza wersja tego wpisu, Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna opublikowała ISO 37002:2021, Whistleblowing management systems: Guidelines. Norma jest dobrowolna i nie podlega certyfikacji, ale szybko stała się punktem odniesienia, na który powołują się ramy compliance, regulatorzy sektorowi i działy zakupów dużych klientów, gdy chcą zdefiniować, co znaczy "dobrze".
Wybór konstrukcyjny, którego ISO dokonała, jest dla czytelnika tego wpisu najważniejszy. ISO 37002 opiera się na trzech zasadach: zaufaniu, bezstronności i ochronie zgłaszającego. Szybkość postępowania, defensywność compliance i sprawność prowadzenia sprawy są wszystkie pochodne tych trzech; bez nich się nie udają, a wraz z nimi przychodzą same. Pracownik, który nie ufa kanałowi, nie zostawia w nim zgłoszenia, a organizacja bez zgłoszeń nie wykrywa nieprawidłowości na czas, by sobie z nimi poradzić.
Różnica względem infolinii etycznej z 2010 roku polega na tym, że system jest dziś projektowany od strony zgłaszającego, a nie odwrotnie. Anonimowość jest domyślnie zachowana, nie traktowana jako wyjątek. Sygnalista otrzymuje obowiązkową informację zwrotną w ramach ustawowego trzymiesięcznego okna. Postępowanie ma być bezstronne wobec linii biznesowej, w której doszło do zarzucanego zachowania. Sygnalistę chroni się przed odwetem, który może mieć formy znacznie subtelniejsze niż zwolnienie: przeniesienie, blokada awansu, nieprzedłużenie kontraktu, odcięcie od szkoleń. ISO 37002 wymienia każdą z nich wprost.
Luka odwetu
Działania odwetowe są największym pojedynczym powodem, dla którego nawet dobre systemy słabo działają. Najtwardsze dane mamy z Global Business Ethics Survey 2023 prowadzonego przez Ethics & Compliance Initiative. Wynika z nich, że 65% pracowników widziało w pracy nieprawidłowość, w 2020 roku było to 60%. Spośród nich 72% zgłosiło sprawę, wewnątrz lub na zewnątrz; wskaźnik zgłaszalności jest zaskakująco wysoki. Spośród zgłaszających 46% spotkały działania odwetowe. Liczba ta jest stabilna w kolejnych badaniach: mniej więcej połowa ludzi, którzy postępują właściwie, zostaje za to ukarana.
Większy wniosek strukturalny ECI brzmi tak: tylko 13% pracowników pracuje w czymś, co ankieta nazywa silną kulturą etyczną. Pozostałe 87% siedzi w miejscach, w których sygnały etyczne idące z góry są mieszane, słabe albo wprost zaprzeczane przez to, co naprawdę jest nagradzane. Cytowane wyżej ustalenie, że 64% członków zarządów czuje presję, by przymykać oko na nieprawidłowości, pochodzi z tego samego źródła: presja płynie z góry w dół, a infolinia na samym dole organizacji, w której zarządowi każe się patrzeć w drugą stronę, to infolinia, do której nikt nie dzwoni.
Skuteczny system zmniejsza dystans między 72% gotowych zgłosić a 46%, których za to dosięga odwet. Działa to przez realne opcje anonimowości w sprawach wrażliwych, obowiązkowe śledzenie tego, co dzieje się ze zgłaszającym po zgłoszeniu, niezależną ścieżkę postępowania w sprawach, w których przedmiotem jest sam przełożony, oraz widoczne egzekwowanie zakazu odwetu, gdy do niego dojdzie. Naturalne pytanie czytelnika, czy bycie sygnalistą jest bezpieczne, ma inną odpowiedź w zależności od tego, czy stojący nad nim system jest jednym z takich systemów, czy tylko formularzem kontaktowym.
Co pracownik naprawdę zyskuje
Gdy próg prawny i rusztowanie kulturowe trzymają się jednocześnie, ochrona, z którą pracownik wychodzi, jest konkretna i warta nazwania.
Chroniony kanał, którego nie musiał sam wymyślać. Na mocy dyrektywy każda objęta nią organizacja musi go zapewnić. Sygnalista nie musi sam szukać przyjaznego dziennikarza ani sympatyzującego regulatora; pierwszy krok jest wewnętrzny i z mocy prawa poufny. Anonimowość jest dostępna jako opcja domyślna, nie jako przysługa wywalczona w odwołaniu. Nowoczesne systemy zapewniają szyfrowane, bezosobowe zgłaszanie od początku do końca. Z sygnalistą można się skontaktować w sprawie pytań uzupełniających przez ten sam anonimowy wątek bez ujawniania jego tożsamości, a dobre oprogramowanie dla sygnalistów daje mu na to gwarancję kryptograficzną na piśmie, a nie tylko obietnicę działu prawnego.
Trzymiesięczny obowiązek udzielenia informacji zwrotnej wpisany w dyrektywę nie jest umownym SLA, jest obowiązkiem ustawowym. Sygnalisty nie wolno zostawić w ciszy; trzeba mu powiedzieć, co dzieje się z jego zgłoszeniem. Obok terminu stoi prawne zabezpieczenie przed odwetem: większość krajowych transpozycji wprowadza odwrócenie ciężaru dowodu, więc jeśli sygnalista zostanie zwolniony, zdegradowany lub w inny sposób ukarany w określonym oknie po zgłoszeniu, to pracodawca musi udowodnić, że działanie nie miało z nim związku. To istotna zmiana wobec sytuacji z lat 2010, gdy ciężar dowodu związku przyczynowego spoczywał na samym zgłaszającym.
Poza mechaniką prawną sama polityka wysyła sygnał. Sens procedury dla sygnalistów nie tkwi w samym dokumencie; tkwi w tym, co dokument mówi pracownikom o tym, czyj głos liczy się wewnątrz organizacji. Pracownik, który raz skorzystał z systemu, zobaczył, że ten działa, i zauważył, że sprawa została załatwiona, staje się innym pracownikiem niż wcześniej: bardziej zaangażowanym, nie mniej. Głos i odejście to dwie jedyne reakcje, jakie człowiek ma na problem w pracy; system, który sprawia, że głos działa, sprawia, że odejście przestaje być potrzebne.
Kanał dla sygnalistów zbudowany na zasadach, jakie wskazuje dyrektywa i ISO 37002, jest elementem infrastruktury miejsca pracy, który przebudowuje to, kto z kim może rozmawiać, na jakich warunkach i z jaką ochroną. Organizacja zyskuje lepszą informację, a sygnalista zyskuje osłonę, co okazuje się być tym samym projektem, a nie dwoma rywalizującymi.
