Procedura di esempio per la segnalazione di irregolarità e la protezione degli informatori

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Procedura di esempio per la segnalazione di irregolarità e la protezione degli informatori

Uno degli obblighi e delle sfide degli enti che attuano le disposizioni sulla protezione dei whistleblower nella loro organizzazione è lo sviluppo e l'adozione di procedure interne per ricevere e dare seguito alle segnalazioni.

LA DIRETTIVA (UE) 2019/1937 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 23 ottobre 2019 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione (direttiva Whistleblower) prevede che le persone segnalanti dovrebbero essere incoraggiate a utilizzare per la prima volta i canali di segnalazione interni e a riferire al loro datore di lavoro, se tali canali sono a loro disposizione e ci si può ragionevolmente aspettare che funzionino. Di conseguenza, le persone giuridiche del settore pubblico e privato dovrebbero stabilire procedure interne appropriate per ricevere e dare seguito alle segnalazioni.

Ai sensi dell'articolo 9 della direttiva Whistleblower, le procedure per la segnalazione interna e per il follow-up di cui all'articolo 8 includono quanto segue:

  1. canali di ricezione delle segnalazioni progettati, stabiliti e gestiti in modo sicuro che garantisca che la riservatezza dell'identità della persona segnalante e di qualsiasi terzo menzionato nella relazione sia protetta e impedisca l'accesso a tali segnalazioni da parte di membri del personale non autorizzati;
  2. avviso di ricevimento della relazione alla persona segnalante entro sette giorni da tale ricevimento;
  3. la designazione di una persona o di un servizio imparziale competente per il follow-up delle relazioni, che può essere la stessa persona o dipartimento che riceve i rapporti e che manterrà la comunicazione con la persona segnalante e, se necessario, chiederà ulteriori informazioni e fornirà feedback a tale soggetto dichiarante;
  4. follow-up diligente da parte della persona o del servizio designato di cui alla lettera c);
  5. follow-up diligente, se previsto dal diritto nazionale, per quanto riguarda le segnalazioni anonime;
  6. un termine ragionevole per fornire il feedback, non superiore a tre mesi dalla conferma di ricevimento o, se non è stata inviata alcuna conferma alla persona segnalante, tre mesi dalla scadenza del periodo di sette giorni dopo la presentazione della relazione;
  7. fornitura di informazioni chiare e facilmente accessibili in merito alle procedure di segnalazione esterna alle autorità competenti ai sensi dell'articolo 10 e, se del caso, a istituzioni, organi, uffici o agenzie dell'Unione.

Il progetto di legge sulla protezione delle persone che segnalano violazioni della legge, impone ai datori di lavoro coperti da questa legge di stabilire regole di segnalazione interne, che definiscono la procedura per segnalare le violazioni della legge e intraprendere azioni di follow-up. Le disposizioni proposte presuppongono che i regolamenti saranno un atto della legge interna del datore di lavoro, e pertanto il suo contenuto dovrebbe essere concordato con i rappresentanti dei dipendenti, in conformità con le normative applicabili.

Nell'ambito della partnership tra WeMoral e lo studio legale SPG Legal Sawicki i Wspólnicy ( spglegal.pl ) abbiamo sviluppato un progetto di regolamento per gli informatori, che è disponibile per il download gratuito.

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