Turvallinen ilmoituskanava-ohjelmisto
Salattu, anonyymi ilmoituslomake, automaattiset ilmoitukset, hallintapaneeli. Työntekijä ilmoittaa väärinkäytöksestä, tiimisi vastaa, ilmiantaja saa vastauksen paljastamatta henkilöllisyyttään.
Asiakkaiden luottamus maailmanlaajuisesti
WeMoralin ilmiantajaohjelmisto on helppokäyttöinen työkalu. Kun olet rekisteröitynyt, voimme valmistella brändillesi räätälöidyn ilmoitussivun ilman lisäkustannuksia. Saat ilmoituslinkin, jonka voit jakaa työntekijöille ja muille sidosryhmille.
Ilmoittajat tavoittavat kanavan brändätyn verkkolinkin, intranettiin upotetun lomakkeen tai työpaikan julisteissa olevan QR-koodin kautta.
Kuvaile ongelmaa
Ilmiantaja täyttää nimettömänä ja 100% turvallisessa muodossa. Tämä vaihe on hyvin suoraviivainen.
Tarjoa valinnaisia todisteita
Ilmiantaja voi ladata liitteitä, kuten tiedostoja, valokuvia, videoita ja antaa tarvittaessa lisätietoja. Kaikki raportointilomakkeen kentät voidaan mukauttaa.
Lähetä raportti
Kaikki tiedot salataan ja uusi tapausraportti luodaan. Sinun määrittämiin tapauspäälliköihin ilmoitetaan ja he voivat vastata. Kotelon liitetiedostot skannataan virusten varalta. Ilmiantaja saa tapaukseen ainutlaatuisen salasanalla suojatun linkin jatkoviestintää varten.
Käsittele ja vastaa
Ilmoitus saapuu WeMoral-paneeliisi, ja nimetyt tapauskäsittelijät saavat ilmoituksen sähköpostitse. He tutkivat tapauksen, päättävät jatkotoimista ja voivat ottaa turvallisesti yhteyttä ilmiantajaan pyytääkseen lisätietoja tai antaakseen palautetta. Kaikki kaksisuuntainen viestintä säilyy salattuna ja luottamuksellisena.
Whistleblower ohjelmisto, joka on
turvallinen, luottamuksellinen ja vaatimustenmukainen.
Ei tunnistustietoja
Emme kirjaa IP-osoitteita ilmoituslomakkeella, selaimen tunnistaminen ja analytiikka-skriptit ovat oletuksena poissa käytöstä ilmoitussivuilla, ja ladattujen tiedostojen metatiedot (EXIF, tekijä, muutoshistoria) poistetaan ennen kuin ne saapuvat tapauskansioon.
GDPR-yhteensopiva suunnittelulla
Oikeutettu käyttöperuste, tietosubjektien oikeudet ja säilytysajan hallinta on rakennettu työnkulkuun, ei lisätty jälkikäteen. Vakiosopimuslausekkeet ovat saatavilla pyynnöstä Enterprise-asiakkaille.
Salattu viestintä
Kaksisuuntaiset viestit ilmoittajan ja tapauskäsittelijän välillä salataan sekä siirron että tallennuksen aikana. Anonyymit ilmoittajat saavat kertakäyttöisen tapauskoodin, jolla he voivat kirjautua takaisin seuraamaan tapausta luomatta koskaan tiliä tai jakamatta sähköpostiosoitetta.
EU:n tietojen sijainti
Kaikki tapausdata on tallennettu Frankfurtiin, Saksaan, Euroopan unionissa. Tiedot pysyvät aina EU:ssa.
Multimedialiitteet
Ilmoittajat voivat tehdä ilmoituksen kirjoitetulla lomakkeella, ääninauhoituksella tai tiedostolatauksella, ja tapauskäsittelijät vastaavat samaa kanavaa pitkin ilman, että kumpikaan osapuoli paljastaa henkilökohtaista sähköpostiaan tai puhelinnumeroaan.
Kattava palvelu
Kaikki on yhdessä paikassa. Tapaustenhallinnan kojelauta kattaa vastaanoton, esiseulonnan, tutkinnan ja tapauksen sulkemisen, joten erillisiä tikettijärjestelmiä, dokumenttitallennuksia ja raportointityökaluja ei tarvitse yhdistellä.
Analytiikka
Pidä ilmoitukset hallinnassa yrityksesi sisällä keskitetyltä kojelaudalta. Suodata tapauksia tilan, kanavan, kategorian tai käsittelijän työkuorman mukaan ja vie luvut, joita tarkastusvaliokuntasi tai hallituksesi katselmukset edellyttävät.
Käyttöoikeudet
Hallitse käyttöoikeuksia ja määritä rooleja helppokäyttöisen ohjauspaneelin kautta. Päätä, kuka voi lukea, vastata tai sulkea tapauksen, ja rajoita arkaluonteiset henkilötietokentät suppeammalle valtuutettujen käsittelijöiden joukolle silloin, kun ilmoitus sitä edellyttää.
Rakennettu täyttämään compliance-standardit
Missä tietosi sijaitsevat
Kaikki tapaustiedot säilytetään EU:n alueella sijaitsevassa infrastruktuurissa Frankfurtissa, Saksassa. Tiedot pysyvät aina EU:ssa. Pääsy on rajoitettu organisaatiosi nimeämille tapauskäsittelijöille, ja jokainen luku ja kirjoitus kirjautuu lokitietoihin.
Mitä asiakkaamme sanovat
Saimme ilmoitussivun käyttöön 5 minuutissa. Ilmoituslomake oli jo käännetty tarvitsemillemme 6 kielelle, joten tytäryhtiöillämme Ranskassa, Espanjassa ja Saksassa oli toimiva kanava ennen lakisääteistä määräaikaa.
HR-johtaja · Teollisuus · 1 200 työntekijää
Tapauskojelauta järjesti koko työmme. Jokainen ilmoitus, jokainen viesti, jokainen liite yhdellä salatulla aikajanalla. Tiimimme lopetti taulukoiden pyörittelyn ja alkoi sulkea tapauksia kaksinkertaisella vauhdilla.
Toimistopäällikkö · Rahoituspalvelut
Ilmoittajat saavat yksityisen pääsykoodin ilmoituksen lähettämisen jälkeen ja voivat tarkistaa päivitykset paljastamatta henkilöllisyyttään. Tuo kaksisuuntainen anonyymi kanava oli ominaisuus, joka sai hallituksemme vakuuttumaan siirtymisestä.
Lakimies · IT-palvelut
11 päivää → 2 tuntia
Ilmiantoilmoitusten keskimääräinen vastaanottokuittausaika laski 99 % WeMoraliin siirtymisen jälkeen, ja compliance-tiimi pysyy mukavasti EU:n ilmoittajansuojeludirektiivin 7 päivän kuittausikkunan sisällä.
Mediakonserni · noin 1 000 työntekijää · toimintaa neljässä EU-jäsenvaltiossa
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Uusi vaatimus perustuu Euroopan parlamentin ja neuvoston 23. lokakuuta 2019 antamaan direktiiviin (EU) 2019/1937 unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta, ja se velvoittaa jokaisen EU:ssa toimivan organisaation noudattamaan sitä. Suomessa direktiivi on saatettu osaksi kansallista lainsäädäntöä ilmoittajansuojelulailla (1171/2022).
Sisäisten ilmoituskanavien merkitys kasvaa entisestään. Direktiivin mukaan työnantajien tulee ottaa käyttöön soveltuvat sisäiset järjestelmät kannustaakseen työntekijöitään ilmoittamaan rikkomuksista ensisijaisesti sisäisesti, eli omalle työnantajalleen. On kuitenkin huomattava, että direktiivi suojaa ilmiantajia myös silloin, kun he ilmoittavat toimivaltaisille viranomaisille tai medialle.
EU-direktiivi asettaa erityisiä vaatimuksia tarjottavalle ilmoituskanavalle. Pääehtona on, että järjestelmän tulee turvata ilmiantajan anonymiteetti. WeMoral on virtaviivainen ratkaisu, joka pitää työnantajat ajan tasalla uusimmista vaatimuksista ja tarjoaa työntekijöille korkeimman tason turvan ja anonymiteetin.
Kyllä. Anonyymi ilmoittaminen on oletus: ilmoittajat kuvaavat asian, voivat halutessaan liittää todisteita eivätkä koskaan joudu jakamaan nimeään, sähköpostiosoitettaan tai yhteystietojaan. Ilmoituslomake voidaan myös määrittää sallimaan tunnistautuneet ilmoitukset, jolloin nimi- ja yhteystietokentät on merkitty henkilötietoja (PII-tietoja) sisältäviksi.
Kyllä. Ilmoittajat voivat tallentaa ääniviestin suoraan ilmoituslomakkeelta kirjoitetun kuvauksen sijaan tai sen ohella. Tallenne salataan muun ilmoituksen mukana ja saapuu tapauksen käsittelijälle liitteenä. Monet ilmoittajansuojelusäännökset edellyttävät organisaatioilta ääni-ilmoitusten vastaanottamista, ja tämä kanava täyttää kyseisen vaatimuksen.
Kaikki tapaustiedot säilytetään EU:n alueella sijaitsevassa infrastruktuurissa Frankfurtissa, Saksassa. Pääsy on rajoitettu organisaatiosi nimeämille tapauskäsittelijöille; jokainen luku ja kirjoitus kirjautuu lokitietoihin.
Kyllä. Alusta on rakennettu täyttämään GDPR:n vaatimukset Schrems II -vakiosopimuslausekkeineen, EU:n alueella sijaitsevine infrastruktuureineen Frankfurtissa, määriteltyine säilytysaikoineen ja dokumentoitune alihankkijaluetteloineen. Allekirjoitamme pyynnöstä tietojenkäsittelysopimukset ja kohtelemme jokaisen ilmoituksen tietoja erityisen henkilötietoryhmän kaltaisina vastaanotosta poistoon asti.
Whistleblowing-järjestelmämme tukee 25 kieltä. Ilmoittajat valitsevat kielen lomakkeen alussa; tapauskäsittelijät voivat vaihtaa kielen itsenäisesti. Voit ottaa kaikki tuetut kielet käyttöön yhdellä kertaa tai vain sen osajoukon, joka sopii kohderyhmällesi.
Tekninen käyttöönotto on suoraviivaista. Brändätty ilmoitussivusi on käytössä muutaman minuutin sisällä rekisteröitymisestä, eikä IT-osaston osallistumista tarvita. Kattavampi käyttöönotto (ilmoittajansuojelumenettelyn laatiminen, tapauskäsittelijöiden perehdyttäminen, kanavan tiedottaminen henkilöstölle) vie tyypillisesti muutaman päivän. Autamme jokaisessa vaiheessa, mukaan lukien menettelypohjat ja tapauskäsittelijöiden koulutusmateriaali.
Kyllä. Tapauskäsittelijät näkevät reaaliaikaiset kojelaudat, joissa on tapausmäärät (uudet / käynnissä / suljetut / yhteensä), tilan ympyrädiagrammi ja aikasarjakaavio ilmoituksista viikoittain, kuukausittain, vuosittain tai koko ajalta. Kojelautaa voi suodattaa yritys- tai tytäryhtiökohtaisesti useita yksiköitä hallinnoiville konserneille, ja mittarit voidaan viedä hallitustason raportointia varten.
Kyllä. Yhdellä kirjautumisella saat erilliset yritysprofiilit konsernisi jokaiselle oikeushenkilölle tai tytäryhtiölle, ja sama tapauskäsittelytiimi palvelee niitä kaikkia. Ilmoittajien lomakkeet ovat saatavilla 25 kielellä heti käyttöönotosta lähtien, joten eri maissa toimivat tytäryhtiöt voivat kukin tarjota lokalisoidun kanavan. Yksikkökohtainen tapausten ohjaus (eri käsittelijät eri yrityksille) on tiekartalla; tällä hetkellä tapausten vastaanotto on yhdistetty koko konsernissa.